Facturer, encaisser et corriger une facture

Avant de commencer

• La commande doit être validée et avoir un client (voir Commandes). Une demande de réapprovisionnement de boutique ne se facture pas : c'est un simple mouvement de stock interne.
• Renseignez une fois pour toutes l'identité de votre société (Paramètres › Compte) et les Options des factures (mode et délai de paiement habituels, escompte, IBAN) : voir Facturation et comptabilité.

Facturer une commande validée

1. Ouvrez la commande (Commercial › Commandes, puis cliquez sur la ligne).
2. À côté du statut Validée, repérez le bouton Facturer et, juste à droite, le résumé des conditions, par exemple « Virement, 30 jours fin de mois, échéance le 31/10 ». Sans client, le bouton est grisé : « Choisissez un client avant de facturer. »
3. Cliquez sur Facturer. La fenêtre « Facturer la commande » reprend le client (et son e-mail), le Total TTC, le Paiement (mode et délai), l'Échéance et l'Escompte.
4. Si besoin, ajustez : le lien modifier à côté de « Paiement » permet de changer le mode ou le délai pour cette facture seulement ; le lien ajouter / modifier à côté d'« Escompte » règle le taux (voir Commandes).
5. Saisissez un Commentaire facultatif (il sera imprimé sur la facture). S'il existe déjà sur la commande, il est repris ici.
6. Laissez cochée la case Envoyer la facture par e-mail au client (cochée d'office si le client a une adresse e-mail ; sinon un lien vous propose d'ouvrir sa fiche pour en ajouter une).
7. Cliquez sur Émettre la facture (ou Émettre et envoyer). Le bouton Retour ferme la fenêtre sans rien émettre.

Confirmation sous les boutons : « Facture n°N émise. » ou « Facture n°N émise et envoyée à … ». Si l'envoi échoue, vous lisez : « Facture n°N émise, mais l'email n'est pas parti : … » : la facture existe bien, il suffit de la renvoyer (voir plus bas). En cas de problème : « Impossible de facturer la commande. » suivi de la cause. La commande passe au statut Facturée.

D'où viennent les conditions de paiement ?

Pour chaque champ (mode, délai, escompte), Ok César prend la première valeur trouvée dans cet ordre :

1. ce que vous avez choisi sur la commande ;
2. les conditions saisies sur la fiche du client ;
3. sa grille tarifaire (ou la grille par défaut) ;
4. les Options des factures de la société.

Les délais proposés vont de « Comptant » et « À réception » à « 120 jours », avec des variantes « fin de mois ». Exemple : pour une facture émise le 10 octobre, « 30 jours fin de mois » donne d'abord le 9 novembre, puis le dernier jour de ce mois : l'échéance est le 30 novembre.

Ce que contient la facture (PDF)

• L'en-tête de votre société : logo centré, nom et adresse, puis les identifiants légaux (SIREN, TVA, accise, RCS, NAF, EORI, FDA, téléphone et e-mail quand ils sont renseignés). Ils sont repris en pied de chaque page, avec la numérotation « Page n / N ».
• Les deux adresses, facturation et livraison, côte à côte, et la référence client de la commande.
• Un tableau détaillé des produits : désignation (appellation, marque, capsule, note de la ligne), quantité, centilisation, nombre de conditionnements, packaging, degré d'alcool, prix unitaire HT et montant HT. Les bouteilles offertes figurent sur une ligne « dont X bouteilles offertes ».
• Un récapitulatif de TVA (code, taux, base, montant), puis le Total HT, la TVA, le Total TTC et, s'il y a un escompte, une ligne « Escompte » et une ligne « Total avec escompte ».
• Le total des bouteilles : « Équivalent bouteilles de 75 cl ».
• Le bloc « Modalités et conditions de paiement » (échéance, mode de paiement) et le bloc « Informations bancaires » (titulaire, IBAN, BIC, domiciliation), imprimé seulement si un IBAN est renseigné dans les Options des factures.
• Les mentions légales, dont la catégorie de l'opération (« livraison de biens »), la réserve de propriété, les pénalités de retard et, selon le cas, l'exonération de TVA ou le régime des droits d'accises. Votre commentaire de facturation figure dans une case « Commentaire ».
• Une signature d'inaltérabilité d'Ok César, également intégrée au fichier Factur-X.

Le badge E-facture (Factur-X) signifie que le PDF contient aussi une version lisible par les logiciels de comptabilité (voir Facture électronique). PDF simple signifie que ce fichier manque : le SIRET de la société ou l'adresse complète du client n'est pas renseigné.

Suivre une facture sur la fiche commande

Une fois facturée, la fiche affiche le bloc Facture(s) liée(s) (une ligne par facture ou avoir de la commande) avec son statut, son montant, « Envoyée le JJ/MM » et les actions :

• PDF : télécharge le document ;
• Envoyer par email / Renvoyer par email : ouvre un brouillon de message que vous relisez (objet, texte) avant de cliquer sur Envoyer ; Régénérer automatiquement propose un autre texte. Si votre boîte mail n'est pas connectée (voir Intégrations), la fenêtre propose d'ouvrir un brouillon dans votre messagerie, où vous joindrez le PDF vous-même. Les collègues proposés en copie dépendent de Copie des envois de documents ;
• Envoyer vers Pennylane et Prélever : voir plus bas.

Sous une facture émise, vous trouvez :

• « Déjà payé » avec le détail de chaque règlement (date, mode, éventuel « escompte 2 % ») et de chaque avoir lié, puis « Facture soldée » quand tout est réglé ;
• « Reste à payer » ;
• la saisie d'un règlement (voir ci-dessous) ;
• une fois l'échéance dépassée, l'encadré « Relance à faire — N j. de retard » → Générer une relance (voir Règlements et recouvrement).

Enregistrer un règlement

1. Sous la facture, saisissez le Montant (€) reçu, ou cliquez sur Solder pour reprendre tout le reste à payer.
2. Choisissez le Mode de règlement et la Date du règlement.
3. Cliquez sur Enregistrer le règlement. Quand le reste à payer tombe à zéro, la facture passe à Payée.

Le champ « Escompte (%) »

Si votre client paie au plus tard à l'échéance et que des conditions d'escompte existent, la ligne « Paiement anticipé — escompte de 2 % prévu pour ce client, soit … » propose appliquer : le montant se recalcule tout seul. Vous pouvez aussi saisir vous-même un taux dans Escompte (%). L'escompte est calculé sur le reste à payer TTC, et Ok César émet automatiquement un petit avoir d'escompte pour que la facture soit entièrement soldée et la TVA régularisée.

• « Escompte refusé : il s'applique à un paiement reçu au plus tard à l'échéance de la facture. » — le paiement est en retard : saisissez-le sans escompte.
• « Escompte refusé : … dépasse le taux prévu aux conditions de paiement du client … Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent accorder davantage. » — demandez à un propriétaire ou à un administrateur.
• « Le montant ne correspond plus à l'escompte : réappliquez l'escompte ou saisissez le montant sans escompte. » — le reste à payer a changé entre-temps ; cliquez de nouveau sur appliquer.

Un paiement arrivé avant la facture s'enregistre sur la commande, sans facturer (voir Commandes, « Paiement reçu avant la facture »).

Faire payer par carte : le lien de paiement

Si Stripe est connecté (voir Intégrations), un bouton 💳 Générer un lien de paiement apparaît sous la facture. Le lien est copié automatiquement (« Lien copié — envoyez-le à votre client ») : collez-le dans un e-mail ou un message. Quand le client paie, le règlement s'enregistre seul.

Prélever par GoCardless

Pour un client dont le mandat de prélèvement SEPA est actif (voir le guide GoCardless), une facture émise en mode « Prélèvement SEPA » est prélevée toute seule à l'échéance : la facture affiche « Prélèvement automatique prévu le JJ/MM/AAAA » et vous n'avez rien à faire (voir l'encadré ci-dessous).

Le bouton Prélever maintenant (ou Prélever quand aucun prélèvement automatique n'est prévu : autre mode de paiement, facture importée ou échéance passée) débite le client dès que possible, sans attendre l'échéance. Il demande confirmation : « Prélever X € sur le mandat de … ? » et, si un prélèvement automatique était prévu, rappelle sa date. Le montant est le reste à payer (règlements et avoirs déjà déduits).

• Tant que le prélèvement n'est pas parti (« Prélèvement programmé »), Reporter l'annule et le reprogramme à la Nouvelle date de prélèvement de votre choix (un prélèvement SEPA demande quelques jours ouvrés : une date trop proche est refusée). Annuler le prélèvement l'annule sans débiter le client ; la facture reste à payer.
• Après un échec, Relancer le prélèvement suit la même confirmation.
• Rembourser (propriétaires et administrateurs) demande : « Rembourser intégralement au client le prélèvement de la facture … ? Pensez ensuite à émettre un avoir pour annuler la vente. »

Envoyer la facture à Pennylane

Si votre comptabilité utilise Pennylane et qu'il est connecté (voir Intégrations), le bouton Envoyer vers Pennylane apparaît sur chaque facture et chaque avoir émis ; il disparaît si Pennylane n'est pas connecté. Après l'envoi, la mention « Pennylane ✓ » s'affiche. Un avoir ne peut partir que si sa facture d'origine y est déjà : « Envoyez d'abord la facture d'origine (n° …) vers Pennylane, puis cet avoir. » Si Pennylane a refusé le fichier (« Envoi bloqué »), archivez la facture chez eux puis cliquez sur Renvoyer.

Dans l'autre sens, toutes les 30 minutes, Ok César relit les factures que vous avez envoyées à Pennylane et qui sont encore dues. Quand Pennylane a rapproché un virement bancaire avec l'une d'elles, le règlement est enregistré ici automatiquement (mode virement, à la date de la transaction) et la facture passe à « payée ». Cette synchronisation ne va que dans ce sens : si vous supprimez ensuite ce règlement à la main, il n'est jamais recréé, et un paiement annulé plus tard dans Pennylane ne rouvre pas la facture.

Corriger une facture : l'avoir

1. Sur une facture émise ou payée, cliquez sur Corriger la facture (avoir). La fenêtre rappelle « Facture de X TTC — déjà créditée de Y — reste à créditer : Z ».
2. Choisissez le type de correction :
   • Par ligne et quantité : pour chaque produit, la quantité à créditer (« dont N déjà crédité(s) » si un avoir existe déjà). Le montant est calculé au prix facturé, remises comprises.
   • Autre (montant libre) : un montant TTC, pour des frais de transport, un geste commercial, ou une facture sans détail par ligne.
3. Saisissez le motif (obligatoire). Des suggestions sont proposées : Retour de marchandise, Casse / produit endommagé, Erreur de facturation, Erreur de quantité livrée, Geste commercial.
4. Cliquez sur Émettre un avoir de X €.

L'avoir apparaît sous la facture avec « Motif : … ». Un avoir ne peut pas dépasser ce qui reste à créditer : « Montant supérieur au reste à créditer (…). » Un double clic ne crée pas deux avoirs.

Remettre en stock les produits retournés

En mode « Par ligne », chaque ligne créditée a une case Remettre en stock et un choix d'entrepôt de retour :

• la case est cochée d'office quand le produit a été expédié ; décochez-la pour une marchandise qui ne revient pas (casse, geste commercial) ;
• l'entrepôt proposé est celui de l'expédition d'origine de la ligne, sinon l'entrepôt par défaut : une commande expédiée depuis deux entrepôts se reprend ligne par ligne ;
• « 2 lignes remises en stock à l'émission de l'avoir, chacune dans l'entrepôt choisi (par défaut celui de son expédition) — entrée au grand livre, reprise à la DRM. » (la DRM est votre déclaration mensuelle à la douane, voir le glossaire).

Sur l'avoir, « Retour en stock traité le … » confirme l'opération. Si elle n'a pas abouti, l'avoir affiche « Remise en stock demandée mais non effectuée. » avec un bouton Remettre en stock : la fenêtre reprend les lignes et entrepôts, modifiables, puis « 2 lignes de l'avoir n°N remises en stock. » (ou « Rien n'a été remis en stock. »). Un avoir ne se remet en stock qu'une fois, et au plus pour ce qui est réellement sorti du stock pour la commande. S'il n'existe aucun entrepôt commercial : « Aucun entrepôt commercial : le stock sera recrédité sans entrepôt. »

Les factures venues d'un ancien logiciel

Si vous avez repris votre historique (Paramètres › Imports, étape « Factures (historique) », voir Référentiels et imports), ces factures portent le badge Historique importé. Seuls leurs montants et leurs paiements sont repris, pas le détail des lignes : le document d'origine fait foi. Elles n'ont donc ni PDF, ni envoi par e-mail, ni envoi vers Pennylane, ni prélèvement automatique. Les avoirs de l'ancien logiciel restent rattachés à leur facture d'origine.

Erreurs fréquentes

• Le bouton « Facturer » est grisé. La commande n'a pas de client, ou ce n'est pas une commande validée.
• « Impossible de facturer la commande. » Lisez la cause juste après : une commande sans ligne, par exemple, ne se facture pas.
• L'e-mail de la facture n'est pas parti. La facture est bien émise. Cliquez sur Renvoyer par email, ou téléchargez le PDF et envoyez-le vous-même.
• « Montant supérieur au reste à créditer » sur un avoir : la facture a déjà été créditée en partie. Vérifiez la ligne « reste à créditer ».

Et ensuite ?

Suivez les paiements dans Règlements et recouvrement, ou retrouvez vos factures dans Listes, filtres et exports. Pour l'envoi physique, voir Expéditions et documents douaniers.