Commandes : créer, valider, dupliquer

Avant de commencer

• Ayez au moins un client et des produits avec un prix (voir Tarifs).
• Il faut le module Commercial et le droit Modifier pour créer une commande.
• Pour la suite de la vente : expédier puis facturer. Une vue d'ensemble est proposée dans Le parcours d'une vente.

Créer une commande, pas à pas

1. Ouvrez Commercial › Commandes.
2. Cliquez sur + Ajouter une commande, en haut à droite. Une fiche vide s'ouvre, au statut Brouillon.
3. Choisissez le client (voir plus bas) : tant qu'il n'est pas choisi, on ne peut pas ajouter de produit.
4. Ajoutez les produits : cherchez le produit, saisissez la quantité, cliquez sur Ajouter. Recommencez pour chaque produit.
5. Sur chaque ligne, vérifiez le millésime et le contenant (75 cl, magnum…), et le prix. Au besoin, cliquez sur ✎ Prix & remise.
6. Sous les lignes, choisissez le mode de livraison et, si besoin, le transporteur et les frais de transport.
7. Complétez les informations de la colonne de droite (référence du client, commentaire pour la facture, dates…).
8. Cliquez sur ✓ Valider. La commande passe au statut Validée.

Autres façons de démarrer : Nouvelle commande depuis une fiche client (la commande est déjà rattachée à lui) ou Dupliquer une commande existante (voir plus bas).

1. Choisir le client d'abord

Sur une commande sans client, la fiche s'ouvre sur un encadré Choisir le client avec un champ Rechercher un client (nom, ville, email…). Tapez quelques lettres et cliquez sur le bon nom. Le bouton Parcourir ou créer… ouvre la liste complète et permet de créer un nouveau client sur place.

Pourquoi d'abord le client ? Ses tarifs servent à proposer les prix. Tant qu'aucun client n'est choisi, la zone de saisie des produits reste masquée : « Choisissez d'abord le client (en haut de la fiche) : ses tarifs servent à proposer les prix. »

Pour changer de client plus tard, cliquez sur le bouton ⇄ de la colonne de droite. Retirer le client le détache.

2. Ajouter les produits

La recherche de produit affiche le stock et, pour chaque variante, le prix proposé à ce client. Saisissez la Qté (et, si vous le souhaitez, le Prix HT), puis cliquez sur Ajouter. Le curseur revient dans la recherche : vous pouvez enchaîner les produits au clavier.

D'où vient le prix proposé

1. le tarif négocié de ce client pour cette variante ;
2. sinon le prix de sa grille tarifaire (ou celui de la grille par défaut) ;
3. sinon le prix du produit.

Changer le millésime ou le contenant d'une ligne reprend le prix de la nouvelle variante, sauf si vous aviez saisi le prix à la main. Si la grille du client n'autorise que les variantes tarifées, un produit sans prix est refusé : « Produit sans tarif pour ce client : … ajoutez un prix dans la grille ou un tarif négocié au client. »

Chaque ligne a aussi des champs facultatifs :

3. Prix & remise d'une ligne

Chaque ligne a un seul bouton, ✎ Prix & remise (visible tant que la commande est modifiable). Il ouvre la fenêtre « Prix et remise », avec deux onglets :

• Remise / promotion : choisissez un type de promotion, puis la valeur.
  • Pourcentage de réduction : par exemple 10 %.
  • Réduction sur le prix unitaire : un montant en euros retiré à chaque bouteille.
  • Réduction sur le prix total : un montant en euros retiré sur l'ensemble de la ligne.
  • Produits offerts : indiquez combien de bouteilles de la ligne sont offertes (champ « Dont : … offert(s) »).
  • X produits offerts sur Y produits achetés : par exemple 1 offert pour 6 achetés.
• Forcer le prix : saisissez un prix de vente unitaire HT qui remplace le prix proposé. Cochez Définir comme tarif négocié pour ce client pour que ce prix soit proposé automatiquement aux prochaines commandes de ce client.

Un champ Commentaire (facultatif) explique la remise : il est imprimé sous le produit sur la facture proforma et la facture. Retirer la promotion annule tout. Pour offrir entièrement un produit, forcez son prix à 0 €.

Pour une réduction sur toute la commande, utilisez + Remise globale sous les lignes : choisissez Montant (€) ou Pourcentage (%), la valeur et un commentaire éventuel, puis Enregistrer. Retirer la remise l'annule.

4. Livraison, transport et totaux

Sous les lignes, le champ Livraison propose quatre modes :

Tout en bas, les totaux : Total des produits HT, la remise globale, Total HT, TVA et Total TTC. Ce sont exactement les montants que portera la facture. La TVA est calculée ligne par ligne ; un client exonéré (export hors Union européenne, livraison intracommunautaire) est facturé à 0 % de TVA, son TTC est donc égal à son HT.

La ligne Équivalent bouteilles 75 cl donne le total des bouteilles de la commande, tous formats ramenés au 75 cl (un magnum compte pour deux, par exemple). Les accessoires, le vrac et l'œnotourisme n'y sont pas comptés. Le même total est imprimé sur la facture.

5. Les informations de la colonne de droite

6. L'escompte pour paiement anticipé

L'escompte est une petite réduction accordée au client qui paie avant la date limite. Son taux se fixe sur la commande, avant de facturer : une fois la facture émise, il est imprimé dessus et ne bouge plus.

1. Sous les totaux, cliquez sur + Ajouter l'escompte pour paiement anticipé (ou Modifier l'escompte pour paiement anticipé s'il existe déjà). Le même réglage est accessible dans le bloc « Paiement » de la colonne de droite et dans la fenêtre « Facturer ».
2. Dans la fenêtre « Modifier les conditions de paiement », saisissez le taux en pourcentage.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Laissez le champ vide pour suivre les conditions habituelles du client (sa grille tarifaire, sinon les Options des factures de la société). Saisissez 0 pour ne donner aucun escompte sur cette commande. La fenêtre vous montre le calcul : « Si le client paie au plus tard à l'échéance : … au lieu de … TTC. » N'importe quel membre qui peut modifier la commande peut le régler : il n'est plus nécessaire d'être administrateur.

7. Paiement reçu avant la facture (acompte)

Votre client paie d'avance ? Inutile de facturer pour l'enregistrer. Le bloc Paiements reçus avant facturation (sous les actions de la commande) permet de saisir le montant, le mode et la date, puis Enregistrer le paiement. À l'émission de la facture, ce paiement est automatiquement déduit. Le bloc demande d'abord un client sur la commande, et n'est plus proposé une fois la commande facturée ou annulée. Un paiement saisi par erreur se retire avec Supprimer.

8. Modes de paiement : carte et prélèvement

Les listes « Mode de paiement » de la commande proposent les modes acceptés dans Paramètres › Modes de règlement : Espèces, Chèque, Virement, Carte, Autre. S'ils sont activés dans cette même page, Carte (paiement en ligne par Stripe) et Prélèvement SEPA (GoCardless) sont aussi proposés. Voir Intégrations et GoCardless.

9. Lignes incomplètes

Tant que la commande n'est pas validée, un encadré liste ce qui manque : « À compléter avant de valider la commande : Ligne 2 (Chablis) : millésime/contenant à choisir, prix manquant ». Chaque ligne doit avoir sa variante (si le produit en a) et un prix. Pour un produit offert, forcez le prix à 0 € avec le bouton « Prix & remise ». Le serveur applique la même règle : « Commande incomplète, impossible de la valider. … »

10. Changer de client : les prix sont recalculés

Si vous changez le client d'une commande qui a déjà des lignes, Ok César recalcule les prix qui suivaient les tarifs de l'ancien client. Un bandeau l'indique :

• « Prix recalculés selon les tarifs de … (3 lignes). Les prix saisis à la main ou forcés n'ont pas changé. » — le lien Annuler remet les prix précédents ;
• « Prix non recalculés pour … : Tarifs du client non chargés. » — le client est bien changé mais les prix n'ont pas bougé : vérifiez-les à la main.

Si la fiche du client ne se charge pas, un bandeau « Tarifs du client non chargés : prix suggérés non fiables. » propose Réessayer : n'ajoutez pas de ligne avant.

11. Devis et facture proforma

Dès que la commande a des lignes, deux boutons apparaissent à côté du statut :

• Générer le devis : une proposition de prix. Sur une commande déjà validée, l'e-mail devient une « confirmation de commande ».
• Facture proforma : un document informatif envoyé au client avant la facture, par exemple pour un règlement d'avance, un dossier douanier ou un transporteur. Il ne vaut pas facture.

Chacun ouvre un aperçu avec le destinataire, les produits et les totaux. En bas : Télécharger le PDF, ou Envoyer le devis / Envoyer la facture proforma (si le client a une adresse e-mail). L'e-mail s'ouvre sous forme de brouillon à relire et à modifier avant de cliquer sur Envoyer.

Le PDF de la facture proforma ressemble à la future facture : en-tête complet de votre société (SIREN, RCS, NAF, TVA, accise, EORI, FDA, contact), adresse de facturation et, si elle en diffère, adresse de livraison (celle de la commande, à défaut celle de la fiche client), tableau détaillé des produits (centilisation, nombre de conditionnements, packaging, degré, capsule, notes), récapitulatif de TVA par taux, bloc « Modalités et conditions de paiement », bloc « Informations bancaires » (si l'IBAN est renseigné dans les Options des factures), escompte, commentaire de la commande, mentions sur le régime des droits d'accises. Les bouteilles offertes y figurent sur une ligne « dont X bouteilles offertes ».

12. Valider, bloquer, dévalider

Brouillon (tout modifiable) → Validée (lignes verrouillées : « Commande validée — dévalidez-la pour modifier les produits. ») → Facturée (fiche verrouillée, sauf règlements, avoirs et logistique).

• ✓ Valider est grisé tant qu'il n'y a aucun produit (« Ajoutez au moins un produit pour pouvoir la soumettre. ») ou si la commande est bloquée.
• Si le circuit de Soumission à l'administration est actif (Paramètres), un membre voit Soumettre à l'administration puis « En attente de la décision d'un administrateur. » ; un propriétaire ou un administrateur clique sur ✓ Valider ou ✕ Refuser.
• Un propriétaire ou un administrateur peut 🔒 Bloquer cette commande : « Commande bloquée — impossible à soumettre tant qu'elle l'est. » 🔒 Débloquer annule le blocage.
• Dévalider ramène une commande validée en brouillon, pour modifier les produits.

La colonne de droite avertit sur le client : « Commandes interdites pour ce client », « Plafond de crédit dépassé : encours … + cette commande … pour un plafond de … », « 2 factures en retard de paiement (…) », avec un lien vers sa fiche. Le plafond de crédit est un avertissement, pas un blocage.

13. Annuler ou supprimer

Annuler la commande… (brouillon ou soumise) est un lien discret placé sur sa propre ligne, à l'écart de « Valider ». Une confirmation s'affiche : « Annuler la commande #N ? L'annulation est définitive : la commande ne pourra plus être modifiée, validée ni facturée. » Cliquez sur Annuler la commande pour confirmer, ou sur Retour. Les expéditions encore en préparation sont annulées avec elle. Une commande sans aucune ligne est supprimée plutôt qu'annulée.

Supprimer la commande (en haut de la fiche) n'est plus possible une fois la commande facturée ou annulée : « Suppression interdite : cette commande est déjà facturée ou annulée. Corrigez la facture via un avoir. »

14. Dupliquer une commande

Pour recommander la même chose, cliquez sur Dupliquer en haut de la fiche (ou depuis l'onglet Commandes d'une fiche client). Un nouveau brouillon est créé pour le même client avec les mêmes lignes :

• les prix sont repris aux tarifs actuels du client (les prix forcés sont conservés) ;
• un millésime épuisé est remplacé par le suivant disponible.

Un message résume les changements, par exemple : « Commande #412 créée en brouillon — ligne 2 : millésime 2021 épuisé, remplacé par 2022 ; 3 prix mis à jour selon les tarifs actuels du client (les prix forcés sont conservés). »

La frise « Suivi interne »

En haut de la fiche, une frise montre l'avancement à toute l'équipe : (Soumise à l'administration), Validée, Préparation demandée, Préparation terminée, Expédiée, Facturation demandée, Facturée, Payée, Enlèvement prévu, Terminée. Les étapes se cochent seules quand un événement réel existe (expédition créée, expédition partie, facture émise, factures payées, date d'enlèvement renseignée). Les autres se cochent avec Marquer et, si c'était une erreur, s'Annulent. La frise est informative : elle ne change aucun statut.

Commentaire opérateurs et notes internes

Le Commentaire opérateurs (« ⚠️ Visible par les opérateurs pendant la préparation ») s'affiche sur le tableau de bord de l'opérateur et sur l'écran de scan : par exemple « commande urgente, relever les numéros de lot ». Les Notes internes restent au bureau. Les deux, comme les dates logistiques, restent modifiables après la facturation tant que la marchandise n'est pas entièrement partie.

Erreurs fréquentes

• Le bouton « ✓ Valider » est grisé. La commande n'a aucun produit, ou elle est bloquée. Ajoutez un produit ou débloquez-la.
• « Commande incomplète, impossible de la valider. » Une ligne n'a pas de millésime/contenant ou pas de prix. L'encadré orange sous « Produits » dit laquelle.
• « Commandes interdites pour … » La fiche du client interdit les commandes. Levez l'interdiction dans l'onglet Assurance / Risque de sa fiche.
• Je ne peux plus modifier un produit. La commande est validée : cliquez sur Dévalider. Si elle est facturée, passez par un avoir.

Et ensuite ?

Créez l'envoi : Expéditions et documents douaniers. Puis émettez la facture : Facturer, encaisser et corriger une facture. Pour retrouver vos commandes, voir Listes, filtres et exports.