Avant de commencer
- La commande doit être validée ou facturée : le bloc Expéditions n'apparaît pas avant, ni sur une vente au comptoir (déjà remise au client).
- Vos entrepôts (où se trouve le stock, voir Stock commercial) et vos transporteurs (Paramètres › Transporteurs) doivent exister.
- Pour un document douanier, la commande doit déjà être facturée : le document reprend le numéro et la date de la facture. Votre société doit être entrepositaire agréée (numéro d'accise renseigné) pour circuler en suspension de droits.
Une expédition est un envoi de tout ou partie d'une commande. Le bon de préparation est la liste de ce qu'il faut sortir et emballer. Le bon de livraison accompagne la marchandise et est signé par le client. Le stock ne sort de l'entrepôt qu'au moment où l'expédition passe à « expédiée ».
Créer une expédition
- Ouvrez la commande (Commercial › Commandes) et descendez jusqu'au bloc Expéditions.
- Sous « Quantités restant à expédier (modifiable) », ajustez la quantité de chaque ligne (le champ indique « / N restant(s) »). Pour chaque produit, l'habillage prévu est rappelé (étiquette, capsule…), ou « Aucun habillage défini pour ce produit ».
- Choisissez l'Entrepôt d'origine et le Transporteur.
- Cliquez sur Créer l'expédition. Elle apparaît au statut En préparation.
Vous pouvez faire plusieurs expéditions partielles : une quantité ne peut jamais dépasser ce qui reste à expédier. Quand tout est parti : « Commande entièrement expédiée. » Si l'approbation de l'administration s'applique à l'expédition, cliquez d'abord sur Soumettre l'expédition à l'administration et attendez la décision.
Si votre catalogue prévoit une capsule « France » (avec la mention CRD, la capsule représentative des droits) et une capsule « export » neutre, Ok César retient automatiquement la bonne d'après la zone du client ou son pays de livraison. Elle est rappelée sur le bon de préparation, l'écran de préparation, la facture et la facture proforma.
Les statuts d'une expédition
| Badge | Signification |
|---|---|
| En préparation | Créée, pas encore partie : quantités modifiables, stock non sorti. |
| Préparée | La préparation par scan est terminée sans écart ; l'envoi attend d'être remis au transporteur. |
| À valider | Préparation terminée avec un écart de quantité : le bureau tranche (voir Valider une préparation avec écart). |
| Expédiée | Partie : le stock commercial est sorti. |
| Annulée | Annulée : si elle était déjà partie, le stock a été remis. |
Le menu « Actions » d'une expédition
Chaque expédition a un bouton Actions ▾ qui regroupe 14 actions, classées en trois blocs.
| Bloc | Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| Préparation | Bon de préparation | Affiche l'aperçu du bon, avec un bouton Télécharger le PDF. |
| Étiquettes Colis | Télécharge les étiquettes à coller sur les colis (expéditeur, destinataire, numéro de colis, transporteur, suivi, commentaire). | |
| Ajouter / Modifier le commentaire de préparation | Un message pour l'équipe qui prépare. | |
| Envoyer le bon de préparation par email | Envoie le PDF du bon à une adresse de votre choix (entrepôt, logisticien…), depuis votre boîte mail connectée. Le destinataire saisi est mémorisé sur cet ordinateur. | |
| Livraison | Ajouter à une livraison groupée / Modifier la livraison groupée | Rattache l'envoi à une tournée (voir plus bas). |
| Bon de livraison | Télécharge le PDF du bon de livraison, imprimé pour l'adresse de livraison de la commande (celle propre à la commande si vous en avez saisi une). Pour le livreur, il reprend les téléphones (ceux de la livraison, puis ceux du client) et les horaires de livraison et jours de fermeture de la fiche client, ainsi que le transporteur, le nombre de colis, le suivi et la référence client. Il comporte un cadre « nom et signature du réceptionnaire » (nom, date, observations, signature). | |
| Ajouter / Modifier le commentaire de livraison | Un message pour le transporteur ou le client, imprimé sur les étiquettes. | |
| Indiquer / Modifier la date d'expédition prévue | Reprise sur le bon de livraison. Laissez vide pour l'effacer. | |
| Ajouter / Modifier le numéro de suivi du transporteur | Le numéro de colis donné par le transporteur. | |
| Sur l'expédition | Mouvements de stocks | Liste les sorties (et entrées) de stock de cet envoi : date, produit, entrepôt, quantité. Vide tant que l'expédition n'est pas partie. |
| Modifier l'expédition | Change la date, le transporteur et le nombre de colis ; l'entrepôt ne change que tant que l'envoi est « en préparation ». | |
| Dévalider l'expédition | Seulement pour une expédition « expédiée » : elle repasse « en préparation » et les bouteilles sorties sont remises en stock. | |
| Détacher de la commande | Seulement « en préparation » : rattache l'envoi à une autre commande validée ou facturée du même client, si ses lignes tiennent dans ce qui reste à expédier. | |
| Supprimer l'expédition | Supprime l'envoi (après confirmation). |
Les actions inutilisables sont grisées, avec une info-bulle qui explique pourquoi.
Modifier les quantités
Tant qu'une expédition est en préparation, le lien Modifier les quantités ouvre un champ par ligne (« max N » : le reste à expédier de la commande). Validez avec Enregistrer les quantités. Un nombre négatif est refusé : « Quantité invalide : saisissez un nombre positif ou nul. »
Faire partir l'expédition
- Sur l'expédition, cliquez sur Marquer expédiée (expédition sans préparation par scan) ou Remettre au transporteur (expédition « Préparée »). Pour une expédition « À valider », choisissez Expédier les quantités préparées (celles que l'opérateur a comptées) ou Expédier les quantités prévues.
- Si votre société est entrepositaire agréée et que la commande circule en suspension de droits sans document douanier validé, une confirmation « Document douanier manquant » s'affiche : Expédier quand même, ou annulez et saisissez d'abord le numéro ARC (voir plus bas).
- L'expédition passe à Expédiée et le stock sort. Un message propose Prévenir le client de l'expédition (un e-mail à relire avant envoi), ou Plus tard.
Annuler une expédition déjà expédiée
Une erreur ? Sur une expédition « expédiée », cliquez sur Annuler l'expédition et confirmez : « Annuler l'expédition #N ? Les bouteilles sorties seront remises en stock. » L'expédition passe à Annulée. Si vous voulez plutôt la corriger et la refaire partir, utilisez Dévalider l'expédition dans le menu Actions : elle repasse « en préparation ».
Les livraisons groupées (tournées)
Une livraison groupée réunit plusieurs expéditions, y compris de clients différents, confiées ensemble à un transporteur ou à votre propre tournée. Elle produit un seul jeu de documents : bons de livraison, feuille de route et étiquettes de colis. Chaque livraison groupée porte un numéro du type EG-67.
Créer une livraison groupée
- Ouvrez Commercial › Livraisons groupées. La liste propose les onglets Toutes, En attente et Validées (toutes les expéditions sont parties), et une recherche par numéro (EG-67), référence ou transporteur.
- Cliquez sur Ajouter une livraison groupée.
- Choisissez le Transporteur, saisissez une Référence (par exemple « Paris Septembre ») et la Date de livraison, puis cliquez sur Suivant →.
- La fiche de la tournée s'ouvre. Cliquez sur Ajouter des expéditions, cherchez par numéro d'expédition, numéro de commande ou client, cochez celles à embarquer et validez avec Ajouter (N). Seules les expéditions encore en préparation et qui ne sont pas déjà dans une tournée sont proposées.
On peut aussi partir d'une expédition : Actions ▾ › Ajouter à une livraison groupée, puis choisir une tournée existante ou « Nouvelle livraison groupée » (référence facultative). Retirer de la livraison groupée l'en détache.
La fiche d'une livraison groupée
- En haut, le contenu : pour chaque conditionnement (carton de 6, de 12…), la désignation, le nombre de bouteilles et de colis, puis le total de colis et le poids net et brut.
- Le tableau Expéditions donne l'ordre de passage : expédition (E-12), commande, client avec sa ville, entrepôt, quantité, statut. Les flèches ▲ et ▼ changent l'ordre ; le × retire une expédition de la tournée.
- Optimiser le trajet (à partir de deux expéditions) calcule le meilleur ordre de passage depuis l'adresse de votre société, à vol d'oiseau : « Trajet optimisé (environ N km à vol d'oiseau, depuis l'adresse de la société). » Un arrêt dont l'adresse n'a pas pu être localisée est placé en fin de tournée ; relancez l'optimisation si besoin.
- Voir l'itinéraire ouvre Google Maps avec les étapes dans l'ordre.
- Le bouton Actions ▾ télécharge trois documents PDF : Bon de livraison (un par expédition de la tournée), Feuille de route (la liste des arrêts avec le nom à livrer, l'adresse, les téléphones de la livraison puis ceux du client, les horaires de livraison et jours de fermeture, les consignes, le nombre de colis et la quantité, avec les totaux) et Étiquettes Colis.
- Dans le cadre Informations à droite : modifiez la date, la référence et le transporteur, puis cliquez sur Enregistrer. Supprimer la livraison groupée la supprime (les expéditions, elles, ne sont pas supprimées).
Le badge de la tournée passe de En attente à Expédiée quand toutes ses expéditions sont parties. Sur la fiche d'une commande, l'expédition concernée affiche un lien Livraison groupée vers sa tournée.
Préparer un document douanier
Si le vin circule sous régime douanier (en suspension de droits d'accises, c'est-à-dire sans que la taxe sur l'alcool soit encore payée, ou à l'export), un document doit l'accompagner. Les sigles sont expliqués dans le glossaire : DAE (document d'accompagnement électronique, en suspension de droits), DSA (document simplifié d'accompagnement, droits acquittés en France), DAES (son équivalent électronique vers un autre pays de l'Union européenne) et DAU (déclaration en douane d'exportation hors Union européenne).
Le document reprend le numéro et la date de la facture. Tant que la commande n'est pas facturée, la carte affiche « Facturez d'abord la commande : le document douanier reprend le n° et la date de la facture. » avec Aller à la facturation et J'ai déjà un numéro de document.
- Sur l'expédition, cliquez sur Document douanier (DAE/DSA…).
- Selon les cas, le formulaire du bon type s'ouvre directement (voir plus bas) ; sinon la fenêtre « Pour quel type de livraison ? » propose quatre cas : Sous suspension de droits (DAE), France — droits acquittés (DSA), Union européenne — droits acquittés (DAES) et Export hors Union européenne (DAU). Celui qui correspond à la commande est placé en premier, avec le badge Proposé et sa raison. La proposition n'oblige à rien.
- Complétez le formulaire, puis cliquez sur Créer le DAE et télécharger le JSON (ou Enregistrer pour garder un brouillon sans télécharger).
- Importez vous-même le fichier JSON sur le portail de la douane (Prodouane/GAMMA) : Ok César ne transmet rien à la douane.
| Situation de la commande | Type proposé | Raison affichée |
|---|---|---|
| Client livré hors Union européenne | DAE d'abord, puis DAU | « Client hors Union européenne : export en suspension de droits (le DAU peut suivre). » Une fois le DAE créé, la proposition suivante est le DAU : « Export : le DAE existe déjà, la déclaration d'exportation (DAU) suit. » |
| Commande sans « Droits à acquitter » | DAE | « Commande sans droits à acquitter : circulation en suspension de droits. » |
| Droits acquittés, livraison dans l'UE | DAES | « Droits acquittés, livraison dans un autre pays de l'Union européenne. » |
| Droits acquittés, livraison en France | DSA | « Droits acquittés, livraison en France. » |
Le pays retenu est celui de l'adresse de livraison du client si elle diffère, sinon celui de sa fiche (vide = France).
Si votre société est entrepositaire agréée, que le pays de livraison du client est reconnu (hors outre-mer) et que la case « Droits à acquitter » de la commande correspond bien à ce que la fiche client implique, l'écran de choix est sauté : le formulaire du bon type s'ouvre directement. Un lien Changer de type de document, en bas à gauche, permet de revenir en arrière.
Le formulaire
- Une barre de navigation mène aux sections (Références, Expéditeur, Destinataire, Livraison, Autorités, Marchandise, Transport) ; un récapitulatif reste visible, et un encadré « À compléter avant l'envoi (N) » liste ce qui manque.
- L'expéditeur est votre société : raison sociale, numéro d'accise et adresse sont préremplis.
- Référence bureau de départ et Référence bureau de destination/export (avec la durée du trajet) sont préremplis avec les valeurs de Cave › Douane (anciennement dans les Paramètres, voir Douane) ; à défaut, avec les dernières valeurs saisies sur ce navigateur.
- Le formulaire est enregistré en entier : vos corrections manuelles sont conservées quand vous le rouvrez. Le poids brut et net, le nombre de colis et le code de nomenclature (NC8) sont proposés d'après le produit.
- La catégorie de produit vitivinicole est proposée d'après la fiche du produit ; elle et le code de zone viticole sont facultatifs (la zone n'est exigée que pour du vrac de plus de 60 litres).
- Le bouton de génération reste grisé tant que la commande n'est pas facturée (« Facturez la commande pour générer le JSON ») ou que la date et l'heure d'expédition manquent.
Le détail des champs d'un DAE est expliqué dans Conformité douane.
Suivre le document : numéro ARC, apurement
Une fois le fichier déposé sur le portail, la douane renvoie un numéro, l'ARC (référence administrative du mouvement). Saisissez-le dans Ok César.
| Statut du document | Action proposée |
|---|---|
| Brouillon / Soumis à la douane | Saisir le n° ARC : fenêtre « N° ARC (reçu de la douane) » → le document passe à Validé (ARC reçu). |
| Validé (ARC reçu) | Marquer apuré une fois que la douane confirme la réception de la marchandise (apurement). |
| Tout statut | Le menu « Autre statut… » (Refusé, Annulé, retour en brouillon…). Choisir « Validé » sans ARC ouvre la saisie de l'ARC. |
Le crayon ✏️ ou Générer le JSON rouvrent le formulaire ; un document figé (validé, apuré ou annulé) ne se consulte plus qu'avec téléchargement du JSON. + Autre document ajoute un second document à la même expédition (par exemple DAE puis DAU à l'export). J'ai déjà un numéro de document (obtenu ailleurs) enregistre un document fait hors d'Ok César : type (le type proposé est présélectionné) et numéro.
Les commandes dont un document attend encore son numéro ARC se retrouvent avec le filtre Douane en attente de la liste des commandes.
Erreurs fréquentes
- « Facturez d'abord la commande » : le document douanier a besoin du numéro de facture. Facturez, puis revenez.
- « Documents douaniers non chargés » : la liste n'a pas pu se charger, et le bouton de création est masqué pour éviter un doublon. Cliquez sur Réessayer.
- « Document douanier manquant » au moment d'expédier : la commande est en suspension de droits mais aucun document n'est validé. Saisissez l'ARC, ou choisissez Expédier quand même si vous savez ce que vous faites. Les domaines sans numéro d'accise ne voient pas cet avertissement.
- Je ne peux pas ajouter l'expédition à une livraison groupée. Seules les expéditions « en préparation » et non annulées sont éligibles.
Et ensuite ?
La préparation par scan se fait dans l'espace opérateur. Pensez à facturer la commande si ce n'est pas fait, puis à suivre le paiement dans Règlements.