Avant de commencer
- Les trois écrans demandent le module Commercial (sauf Exports comptables, visible sans) et sont modifiables par les propriétaires et administrateurs (les autres lisent « Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent modifier ces paramètres. »).
- Avant de facturer, complétez l'identité de votre société dans Paramètres › Compte : raison sociale, SIRET, n° de TVA, forme juridique, RCS… Sans eux, l'accueil des Paramètres affiche « Identité de facturation incomplète ».
1. Modes de règlement
Où ? Paramètres › Clients et ventes › Modes de règlement.
- Dans le premier tableau, activez ou désactivez chaque mode proposé quand vous saisissez un paiement ou facturez une commande : Espèces, Chèque, Virement, Carte, Autre. Chaque interrupteur s'enregistre dès que vous cliquez.
- Dans le second tableau, « Déclencheurs de paiement automatiques », activez ou non Carte Bancaire (Stripe) et Prélèvement GoCardless. Ces lignes contrôlent l'affichage des boutons « Générer un lien de paiement » et « Prélever » sur les factures. Il faut aussi que le service soit connecté dans Intégrations.
Le « Prélèvement SEPA » n'apparaît pas dans le premier tableau : il est posé automatiquement par la connexion GoCardless, jamais choisi à la main pour enregistrer un règlement.
2. Options des factures
Où ? Paramètres › Documents et factures › Options des factures. Cliquez sur Enregistrer en bas de page (« Paramètres enregistrés. »).
| Réglage | À quoi il sert | Exemple |
|---|---|---|
| Préfixe des factures / Préfixe des factures d'avoir | Texte placé devant le numéro, sur le PDF uniquement : le numéro interne (qui sert à trier et à retrouver la facture) ne change pas. %y = année sur 2 chiffres, %Y = année sur 4. | %y- donne 26-1001 en 2026 |
| Mode de paiement par défaut | Mode proposé quand ni la commande, ni le client, ni sa grille tarifaire n'en précisent un. | Virement |
| Délai de paiement par défaut | Délai accordé au client : Comptant, À réception, 15, 30, 45, 60, 90 ou 120 jours, avec « fin de mois » pour certains. | 30 jours fin de mois |
| Escompte pour paiement anticipé (%) | Remise accordée au client qui paie avant l'échéance. Maximum 100 %. Voir plus bas. | 2 |
| Taux des pénalités de retard (%) | Taux annuel appliqué en cas de retard. Laissez 0 pour la mention légale par défaut (trois fois le taux d'intérêt légal). Un taux saisi ne peut pas être inférieur à ce minimum légal (article L441-10 du Code de commerce) : vérifiez-le. Maximum 50 %. | 0 |
| Régime de TVA | Affiché en lecture seule : il se règle dans Paramètres › Compte (liste « Régime de TVA » : TVA sur les débits / TVA sur les encaissements), une seule fois pour toute la société. Il alimente la mention du PDF et la note du Factur-X. S'il n'est pas renseigné, c'est « TVA sur les débits ». | TVA acquittée sur les débits |
| Adhérent d'un centre de gestion agréé | Case à cocher : ajoute la mention correspondante sur vos factures. | — |
| Informations bancaires : Titulaire du compte, Domiciliation, IBAN, BIC | Imprimées sur les factures et les proformas, sous les conditions de paiement. Laissez l'IBAN vide pour ne pas afficher ce bloc. Les espaces sont retirés automatiquement ; un IBAN ou un BIC mal formé est refusé. | Crédit Agricole… |
Comment Ok César choisit les conditions d'une facture
Pour le mode de paiement, le délai et l'escompte, Ok César regarde dans cet ordre : 1) ce que vous avez choisi sur la commande, 2) la fiche du client, 3) la grille tarifaire du client, 4) ces options par défaut de la société.
Votre option par défaut est « 30 jours » sans escompte. Un gros client CHR a, dans sa grille tarifaire, « 60 jours » et 2 % d'escompte. Sa facture sera donc à 60 jours avec 2 % d'escompte. Sur une commande précise, vous pouvez en plus fixer un autre escompte avant de facturer : sur la fiche commande, Escompte paiement anticipé › Modifier, saisissez le taux (0 pour n'en accorder aucun, vide pour suivre les conditions du client) et enregistrez. Il n'est plus nécessaire d'être administrateur pour le faire.
Quand un escompte s'applique, la facture et la proforma affichent une ligne Total avec escompte sous le Total TTC (jamais sur un avoir ni sur une vente au comptoir ou en ligne). Au moment de saisir le règlement, le montant réduit est proposé (« Paiement anticipé — escompte de X % prévu pour ce client… appliquer »). Pour le détail du règlement, voir Règlements.
3. Exports comptables
Où ? Paramètres › Documents et factures › Exports comptables. Utile si vous n'utilisez pas Pennylane : vous téléchargez un fichier d'écritures (ventes et encaissements) à remettre à votre comptable ou à importer dans son logiciel.
a) Format du fichier
Demandez ces choix à votre comptable, ils dépendent de son logiciel : En-tête (oui/non), Encodage du fichier (UTF-8, ISO-8859-1, US-ASCII), Format des dates (JJ/MM/AAAA, AAAA-MM-JJ, MM/JJ/AAAA), Format des nombres (point 1234.56 ou virgule 1234,56), Séparateur de colonnes (tabulation, virgule, point-virgule), Séparateur de lignes (LF ou CRLF), Nom du fichier, Extension du fichier (CSV ou TXT) et Ne pas exporter les lignes à zéro.
b) Journaux et comptes comptables
- Journal des ventes, Préfixe des codes clients, Compte client (collectif).
- Compte de vente (par défaut) et Compte de TVA collectée (par défaut).
- Compte des frais de transport facturés (ex. 7085) : les frais de transport sont sur leur propre compte ; vide, ils vont sur le compte de vente.
c) Comptes par taux de TVA
Le tableau « Comptes par taux de TVA » propose les taux 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % et 0 %, avec un compte de vente et un compte de TVA collectée pour chacun (pas de TVA pour 0 %). Chaque écriture comporte une ligne de vente et une ligne de TVA par taux. Un compte laissé vide reprend le compte par défaut.
d) Comptes financiers
Pour chaque mode de règlement encaissé (Espèces, Chèque, Virement, Carte, Autre), indiquez le compte (ex. 512000) et le journal (ex. BQ).
Cliquez sur Enregistrer avant de télécharger.
e) Télécharger un export
- Dans le bloc « Télécharger un export », choisissez la période (Du … Au). Ok César propose par défaut le mois précédent avant le 15, sinon le mois en cours.
- Cliquez sur Télécharger l'export.
- Le dernier export est rappelé (« Dernier export : du 01/09 au 30/09. »). Si votre nouvelle période chevauche le dernier export, une alerte prévient que les écritures communes seraient importées deux fois.
Si la date de début est postérieure à la date de fin, le bouton est inactif (« La date de début doit précéder la date de fin. »).
Erreurs fréquentes
| Message | Cause | Solution |
|---|---|---|
| « IBAN invalide : vérifiez les caractères saisis. » | L'IBAN comporte une faute de frappe. | Recopiez-le depuis votre RIB ; seuls lettres et chiffres comptent. |
| « Le taux des pénalités de retard ne peut pas dépasser 50 %. » | Taux saisi hors limites. | Saisissez un taux plus bas, ou 0. |
| Un taux de TVA de la facture n'est pas dans l'export | Seuls 20, 10, 5,5, 2,1 et 0 % sont ventilés. | Vérifiez la TVA du produit concerné. |
Et ensuite ?
Pour émettre une facture ou un avoir, voir Facturation et avoirs. Pour personnaliser les mentions du document, voir Modèles de documents. Pour la facture électronique, voir Facture électronique.