Règlements et recouvrement

Avant de commencer

• Un règlement est un paiement reçu d'un client (virement, chèque, espèces…). Le recouvrement désigne tout ce qu'on fait pour récupérer l'argent des factures impayées.
• Pour que les relances partent par e-mail, connectez votre boîte mail dans Paramètres › Intégrations (voir Intégrations).
• Les modes de paiement proposés dépendent de Paramètres › Modes de règlement.
• Le plus souvent, on enregistre un règlement directement sur la facture, dans la fiche commande (voir Facturer, encaisser et corriger). Cette page-ci sert à saisir un paiement sans passer par la commande et à suivre l'ensemble.

Enregistrer un règlement

1. Ouvrez Commercial › Règlements. Le bloc du haut s'intitule « Enregistrer un règlement ».
2. Dans Client (obligatoire)…, tapez le nom puis cliquez sur le bon client.
3. Facultatif : dans Facture liée (optionnel)…, choisissez la facture que ce paiement règle. La liste n'affiche que les factures du client qui restent à payer, avec leur reste dû et leur échéance (« n° 12 — Cave Martin — reste dû 240,00 € — échéance 31/10/2026 »).
4. Saisissez le Montant (€), choisissez le Mode de règlement (Espèces, Chèque, Virement, Carte ou Autre) et la Date du règlement.
5. Cliquez sur Ajouter. Le règlement apparaît dans la liste en bas de page.

Quand un règlement est lié à une facture et solde son reste dû, la facture passe à Payée.

• Un règlement n'est lié qu'à une seule facture : il n'existe pas d'écran de lettrage pour répartir un même paiement sur plusieurs factures. Si un virement paie deux factures, saisissez deux règlements.
• Les prélèvements SEPA n'apparaissent jamais dans ce formulaire : ils sont enregistrés tout seuls quand la banque confirme le prélèvement (voir GoCardless). Il en va de même des paiements par carte via un lien Stripe, et des virements rapprochés par Pennylane (voir Facturer, encaisser et corriger).
• L'escompte (réduction pour paiement anticipé) ne se saisit pas ici mais sur la facture, dans la fiche commande : le champ Escompte (%) y est à côté du montant.

Modifier ou supprimer un règlement

Dans la liste « Règlements (N) », chaque ligne montre la date, le client, la facture liée, le mode et le montant. Le crayon ✎ permet de corriger le montant, le mode ou la date (puis Enregistrer) ; le × supprime le règlement après confirmation. En bas, choisissez 25, 50 ou 100 lignes par page.

Relances à faire

Ce bloc liste, de la plus en retard à la moins en retard, les factures émises dont l'échéance est dépassée et qui ne sont pas soldées. Chaque ligne indique le numéro de facture, le client, le nombre de jours de retard et le montant restant dû.

1. Cliquez sur Générer une relance : un message est rédigé automatiquement, en tenant compte du montant, du retard et des relances déjà envoyées à ce client. S'il existe déjà un brouillon, le bouton devient Voir le brouillon de relance.
2. Relisez l'objet et le texte, et corrigez-les à votre goût : les modifications sont enregistrées quand vous quittez le champ. Régénérer automatiquement propose une autre rédaction.
3. Cliquez sur Envoyer. Ou Annuler le brouillon pour l'abandonner.

Rien n'est jamais envoyé sans votre clic. L'e-mail part de votre propre boîte mail connectée, avec un lien de paiement Stripe quand Stripe est connecté. Après l'envoi, la ligne affiche « Relance envoyée le … » et l'échange est ajouté à l'historique du client.

Remises en banque

Quand vous déposez plusieurs chèques ou des espèces à la banque, une remise les regroupe sur un seul bordereau. Cela permet de rapprocher facilement votre relevé bancaire avec Ok César.

1. Dans le bloc « Remises en banque », saisissez au besoin une Référence (le numéro du bordereau) puis cliquez sur + Nouvelle remise en banque.
2. Dans la liste des règlements, chaque règlement en chèque ou en espèces a une liste « Aucune remise… » : choisissez la remise à laquelle le rattacher.
3. Chaque remise affiche le nombre de règlements et le total. Une fois le dépôt fait, cliquez sur Marquer déposée : son contenu est alors figé. Cliquer sur « Déposée » la rouvre.

Les autres modes de paiement (virement, carte, prélèvement) ne se rattachent pas à une remise. Une remise non déposée peut se supprimer avec le ×.

Exemple

Le restaurant « Chez Louise » vous remet un chèque de 480 € pour la facture n° 57. Vous ouvrez Commercial › Règlements, choisissez « Chez Louise » comme client, la facture n° 57 dans « Facture liée », saisissez 480 €, mode « Chèque », puis cliquez sur Ajouter. La facture passe à « payée ». Vous créez ensuite une remise en banque « Bordereau 14 », y rattachez ce chèque et les autres du jour, et la marquez déposée après être passé à l'agence.

Erreurs fréquentes

• Le bouton « Ajouter » est grisé. Le client ou le montant manque.
• Je ne vois pas ma facture dans « Facture liée ». Seules les factures du client choisi qui restent à payer sont listées. Vérifiez le client.
• « Aucune boîte mail connectée pour l'envoi des relances » : connectez-la dans Paramètres › Intégrations.
• « Client ou facture introuvable, ou client sans adresse email » : ajoutez une adresse e-mail à la fiche du client.
• « Le montant cité dans la relance n'est plus le reste à payer actuel » : un paiement est arrivé depuis la rédaction. Cliquez sur Régénérer automatiquement avant d'envoyer.

Et ensuite ?

Retrouvez toutes vos factures et impayés dans Listes, filtres et exports. Pour suivre l'argent à venir, voir Chiffre d'affaires et trésorerie.