Une facture électronique « Factur-X » est un PDF ordinaire (que vous lisez et envoyez comme d'habitude) qui contient, caché à l'intérieur, les mêmes informations sous forme de données (un fichier XML). Les logiciels de comptabilité ou les plateformes de facturation les lisent sans ressaisie. C'est le format retenu pour la facturation électronique entre entreprises. Voir le glossaire.
Ok César produit un Factur-X conforme à la norme européenne EN 16931 (profil BASIC).
Voir si une facture est une e-facture
- Ouvrez la commande : Commercial › Commandes, puis la commande concernée.
- Dans le bloc des factures liées, repérez la ligne de la facture (ou de l'avoir).
- À droite, un petit libellé indique :
- E-facture (Factur-X) : le PDF contient le XML, « embarqué automatiquement » ;
- PDF simple : le PDF est normal, mais sans XML (il manque une information, voir ci-dessous) ;
- Factur-X non vérifié : la vérification n'a pas pu se faire (problème de connexion). Rechargez la page.
- Cliquez sur PDF pour télécharger la facture : c'est toujours le même lien, avec ou sans XML.
Les factures reprises d'un ancien logiciel (badge Historique importé, mention « Document d'origine faisant foi ») n'ont ni PDF généré par Ok César, ni Factur-X : le document d'origine fait foi.
Ce qu'il faut pour qu'une facture soit une e-facture
Une facture devient une e-facture quand toutes ces informations sont connues au moment de son émission :
- le SIRET de votre société (14 chiffres), dans Paramètres › Compte ;
- l'adresse complète du client (adresse, code postal, ville) sur sa fiche ;
- des pays reconnus pour votre société et pour le client ;
- pour une vente exonérée de TVA (export, livraison intracommunautaire) : votre numéro de TVA, et celui du client pour une livraison intracommunautaire.
Si une condition manque, la facture reste un PDF simple : elle n'est jamais bloquée, elle se génère quand même. Le survol du libellé « PDF simple » rappelle ce qui manque (SIRET du domaine ou adresse complète du client).
L'écran juge une facture avec les mêmes informations que celles qui ont servi à créer son PDF : celles figées à l'émission. Ajouter un SIRET après l'émission ne transforme donc pas une facture déjà émise en e-facture, et l'écran ne vous promet plus un Factur-X que le PDF ne contient pas. Pour une facture à venir, complétez vos fiches avant de l'émettre.
Signature Ok César sur la facture
Chaque facture émise est protégée contre les modifications (empreinte chaînée avec la facture précédente). Cette empreinte et la signature Ok César sont imprimées sur le PDF et reprises dans une note du XML Factur-X. Elles permettent de prouver que la facture n'a pas été altérée. Voir aussi Caisse et inaltérabilité (ISCA).
Questions fréquentes
- Le client reçoit-il un fichier à part ? Non : le XML est dans le PDF. Il n'a rien à faire de particulier.
- Pennylane refuse mon fichier (« Envoi bloqué ») : archivez la facture chez Pennylane, puis utilisez le bouton Renvoyer sur la ligne de la facture. Les prix du XML sont calculés pour que quantité × prix unitaire retombe sur le montant de la ligne.
- Mes factures d'abonnement à Ok César sont elles aussi émises au format Factur-X.
Ok César produit un Factur-X conforme (le XML a été validé contre le Schematron officiel EN 16931), mais ne le transmet pas à une plateforme de dématérialisation agréée : cette étape n'est pas encore disponible. Le fichier est prêt à être transmis manuellement ou à être lu par votre comptable.