Glossaire

Cette page explique, en une ou deux phrases, les mots que vous croiserez dans Ok César et dans cette documentation. Les termes sont rangés par thème. Utilisez la recherche de votre navigateur (Ctrl + F sous Windows, ⌘ + F sur Mac) pour retrouver un mot précis.

Dans Ok César

Organisation — votre compte client Ok César. Une organisation peut regrouper plusieurs sociétés.
Société — l'entité qui facture et déclare (avec son SIRET, son numéro de TVA…). Un sélecteur en haut de l'écran permet de passer d'une société à l'autre. En savoir plus.
Module — un grand bloc de fonctions que vous souscrivez à l'abonnement : Vigne, Cave, Commercial, Point de vente, Préparation de commande… Un module que vous n'avez pas souscrit apparaît verrouillé. En savoir plus.
Rôle — ce que chaque personne de votre équipe a le droit de faire : Administrateur, Manager, Membre, Opérateur ou Lecture seule.
Campagne — la période de production qui va d'une récolte à la suivante. Une seule campagne est active à la fois. En savoir plus.
Ordre de travail — la fiche qui décrit un travail à faire (traiter une parcelle, soutirer une cuve…), avec sa date, les personnes concernées et son statut : Prévu, En cours ou Terminé.
Widget — un bloc de votre tableau de bord (météo, commandes à traiter, tâches…). Vous choisissez lesquels afficher.
À valider — badge 🎙️ placé sur une fiche créée par une dictée vocale : Ok César a compris ce que vous avez dit, mais attend que vous vérifiiez avant de la considérer comme définitive.
Parcelle — une portion de vignoble que vous suivez séparément (cépage, surface, travaux).
Cuve — un contenant de cave (cuve, fût…) dont Ok César suit le contenu et le volume.
Lot — un ensemble de bouteilles (ou autres contenants) mis en bouteille ensemble, avec un numéro qui permet de retrouver d'où vient le vin.
Variante — un produit précisément tel qu'on le vend : un vin, un millésime et un contenant (par exemple « Chardonnay 2023, bouteille 75 cl »). Chaque variante a son code-barre et son stock.
Habillage — l'étiquette, la capsule et la contre-étiquette d'un produit ; Ok César choisit les bonnes selon le client et le pays.
Entrepôt — un lieu où est stocké votre vin. Il porte un statut douanier (voir « droits acquittés » et « droits suspendus » plus bas).
Partenaire — toute personne ou entreprise avec laquelle vous travaillez : fournisseur, transporteur, propriétaire de parcelle…
Point de vente — la caisse du caveau : vente au comptoir, ticket, clôture de caisse.
Boutique pro — le site de commande en ligne que vous mettez à disposition de vos clients professionnels (cavistes, restaurateurs…), avec leurs tarifs.
Guide de démarrage — la liste « premiers pas » affichée en bas à droite de l'écran tant que votre domaine n'est pas paramétré.

La vigne

Cépage — la variété de raisin (chardonnay, pinot noir, merlot…).
Millésime — l'année de la récolte du raisin. Un « 2023 » est un vin issu de la vendange 2023.
Vendange — la récolte du raisin. Dans Ok César, chaque livraison de raisin pesée est une « réception de vendange » (ou pesée).
Appellation — le nom officiel de l'origine du vin (AOC/AOP, IGP, vin de France…), qui encadre ce que vous avez le droit de produire.
Rendement — la quantité de vin obtenue par hectare, généralement en hectolitres par hectare (hL/ha).
Produit phytosanitaire — un produit de protection de la vigne (contre le mildiou, l'oïdium, les insectes…). Son usage est encadré et doit être enregistré.
AMM — Autorisation de Mise sur le Marché : le numéro officiel qui identifie un produit phytosanitaire autorisé en France.
E-Phy — le catalogue officiel des produits phytosanitaires autorisés, tenu par l'ANSES (l'agence sanitaire nationale). Ok César s'y synchronise pour pré-remplir vos produits.
IFT — Indicateur de Fréquence de Traitements : un chiffre qui mesure l'intensité de vos traitements (nombre de « doses pleines » appliquées sur une parcelle). Plus il est bas, moins vous traitez.
ZNT — Zone Non Traitée : la distance minimale à respecter entre la zone traitée et un point d'eau ou une habitation.
Délai avant récolte (DAR) — le nombre de jours à attendre entre un traitement et la vendange.
Délai de rentrée — le temps pendant lequel il ne faut pas entrer dans la parcelle après un traitement.
Registre phytosanitaire — le cahier, obligatoire, où l'on note chaque traitement (date, parcelle, produit, dose). Ok César le tient à jour pour vous à partir des ordres de travail.
Cahier d'épandage — le même principe pour les engrais et amendements (fertilisants).
CVI — Casier Viticole Informatisé : le fichier officiel des vignes d'une exploitation, identifié par un numéro que la douane vous demande dans plusieurs déclarations.

La cave et la production

Vinification — la transformation du raisin en vin. Elle comprend plusieurs opérations (pressurage, débourbage, fermentation, soutirage…).
Pressurage — l'extraction du jus du raisin au pressoir.
Débourbage — le repos du jus pour laisser tomber les particules les plus lourdes avant la fermentation.
Assemblage — le mélange de plusieurs cuves (ou cépages) pour obtenir un vin.
Élevage — la période où le vin vieillit en cuve ou en fût avant la mise en bouteille.
SO₂ — le dioxyde de soufre (les « sulfites »), utilisé pour protéger le vin de l'oxydation. Ok César peut en suivre les ajouts.
hL — l'hectolitre, soit 100 litres. C'est l'unité de volume utilisée par la cave et par la douane.
Vrac — du vin non mis en bouteille (en cuve, ou vendu au litre à un négociant).
Mise en bouteille (conditionnement) — le moment où le vin passe de la cuve aux bouteilles. Ok César crée alors un lot et déduit le volume de la cuve.
Matière sèche — tout ce qui sert à conditionner le vin sans en faire partie : bouteilles, bouchons, capsules, étiquettes, cartons.
BIB — « bag-in-box » : la poche de vin en carton (3 L, 5 L, 10 L…).
Intrants œnologiques — les produits ajoutés au moût ou au vin (levures, sucre, sulfites, produits de collage…). Leur utilisation est consignée dans un registre.
MCR — Moût Concentré Rectifié : un produit sucré utilisé pour enrichir un moût (alternative au sucre).

La vente et la facturation

HT / TTC — « Hors Taxes » (avant TVA) et « Toutes Taxes Comprises » (TVA incluse). Un prix de 10 € HT avec une TVA à 20 % fait 12 € TTC.
TVA — la taxe sur la valeur ajoutée. Son taux dépend du produit et du client (France, autre pays de l'Union européenne, export).
Devis — une proposition de prix envoyée à un client avant qu'il commande. Il n'engage pas encore la livraison.
Commande — la demande ferme d'un client. Dans Ok César, c'est elle qui sert de point de départ : on en tire les expéditions, la facture et les règlements.
Facture proforma — un document qui ressemble à une facture mais n'en est pas une : il indique ce que le client devra payer (souvent pour un paiement avant livraison). Il n'a pas de valeur comptable.
Bon de préparation — la feuille qui liste ce qu'il faut sortir du stock pour préparer une commande.
Bon de livraison — le document qui accompagne la marchandise chez le client (et que le client peut signer à la réception).
Facture — le document légal qui demande le paiement. Une fois émise, elle ne peut plus être modifiée : pour la corriger, on émet un avoir.
Avoir — un document qui annule tout ou partie d'une facture (retour de marchandise, erreur de prix…). Il vient en déduction de ce que doit le client.
Acompte — une somme payée par le client avant la facture finale ; elle sera déduite du solde.
Escompte — une réduction accordée au client s'il paie plus tôt que l'échéance prévue (par exemple 2 % de moins s'il paie comptant).
Pénalités de retard — les intérêts que vous pouvez réclamer si une facture est payée après l'échéance. Leur mention sur la facture est obligatoire.
Règlement — un paiement reçu d'un client (virement, chèque, carte, prélèvement…). Il vient en déduction du « reste dû » d'une facture.
Reste dû / impayé — ce qu'un client doit encore sur une facture. Une facture « en retard » a dépassé sa date d'échéance.
Balance âgée — un tableau qui classe vos impayés selon leur ancienneté (moins de 30 jours, 30 à 60 jours…).
Grille tarifaire — une liste de prix par produit. Vous pouvez en avoir plusieurs (particuliers, cavistes, export…) et les attribuer à des clients.
Panier moyen — le montant moyen d'une commande.
Eq75 — « équivalent 75 cl » : une unité qui permet de comparer des ventes de formats différents (un magnum de 150 cl compte pour deux).
SKU / référence — le code interne qui identifie un produit chez vous.
Code-barre (EAN) — le code imprimé sur une bouteille ou un carton, que l'on scanne en caisse ou en préparation.

Facturation électronique et comptabilité

Factur-X — un format de facture électronique : c'est un PDF classique qui contient, en plus, un fichier lisible par les logiciels de comptabilité. Il respecte la norme européenne EN 16931.
PDP / PPF — les « plateformes de dématérialisation partenaires » et le « portail public de facturation » : les plateformes par lesquelles passeront les factures électroniques en France. Ok César prépare le fichier mais ne le transmet pas lui-même.
SIREN / SIRET — le numéro d'identification d'une entreprise (9 chiffres) et celui d'un de ses établissements (14 chiffres). Ils figurent sur vos factures.
RCS, NAF — le registre du commerce où l'entreprise est inscrite, et le code qui décrit son activité. Ces mentions sont légales sur une facture.
IBAN — votre numéro de compte bancaire international, à indiquer sur vos factures pour que le client vous règle par virement.
SEPA — la zone européenne des paiements en euros. Le « prélèvement SEPA » permet de prélever un compte bancaire après que son titulaire a signé un mandat.
Mandat SEPA — l'autorisation signée par un client (ou par vous, pour votre abonnement) qui permet de prélever son compte.
ISCA / NF525 — les règles qui garantissent qu'un logiciel de caisse ne permet pas de modifier ou de supprimer discrètement des ventes : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
Ticket Z — le récapitulatif de fin de journée d'une caisse (totaux par moyen de paiement et par taux de TVA). Il est imprimé à la clôture de caisse.

Douane et accises

Accises — les droits que l'État prélève sur l'alcool (dont le vin). Ils sont payés quand le vin est mis à la consommation.
Droits suspendus — le vin est stocké ou circule sans que les droits d'accises aient encore été payés, dans un entrepôt agréé ou entre entrepositaires. Il faut alors un document douanier pour le transporter.
Droits acquittés — les droits d'accises ont été payés ; le vin circule et se vend librement.
Entrepositaire agréé — un opérateur autorisé par la douane à produire ou stocker du vin sous le régime des droits suspendus. Il possède un numéro d'accise.
DRM — Déclaration Récapitulative Mensuelle : le bilan mensuel de vos entrées, sorties et stocks de vin que vous envoyez à la douane. En savoir plus.
DTI+ / CIEL — le format de fichier et le téléservice de la douane sur lequel on dépose la DRM. Ok César prépare le fichier, vous le déposez.
DAE — Document Administratif Électronique : le document qui accompagne un transport de vin en droits suspendus. La douane lui attribue un numéro de référence, l'ARC.
ARC — Code de Référence Administratif : le numéro que la douane renvoie quand un DAE est validé.
DSA — Document Simplifié d'Accompagnement : le document qui accompagne une livraison de vin dont les droits sont acquittés.
DAU — Document Administratif Unique : la déclaration en douane d'une exportation hors de l'Union européenne.
CRD — Capsule Représentative de Droits : la capsule apposée sur une bouteille de vin tranquille qui prouve que les droits ont été payés. Le nombre de capsules utilisées apparaît dans la DRM.
EORI — le numéro d'identification d'une entreprise pour ses opérations avec les douanes (nécessaire à l'export).
NC8 — le code douanier à 8 chiffres qui classe un produit (par exemple un vin en bouteille de moins de 2 litres).
Déclaration de récolte — la déclaration annuelle de ce que vous avez récolté, parcelle par parcelle ou par appellation. En savoir plus.

Les outils connectés

Stripe — un service de paiement par carte. Ok César peut s'en servir pour envoyer des liens de paiement à vos clients.
GoCardless — un service de prélèvement SEPA. Il sert à prélever votre abonnement Ok César et, si vous l'activez, les factures de vos clients.
Pennylane — un logiciel de comptabilité auquel Ok César peut envoyer vos factures et dont il récupère les règlements.
WooCommerce — un outil de boutique en ligne pour site web, que Ok César peut synchroniser avec vos produits et vos stocks.
Gmail / Microsoft 365 — votre messagerie. Une fois connectée, Ok César peut y lire les commandes reçues par e-mail et envoyer des relances à votre place.
Assistant (MCP) — un mode de connexion qui permet à un assistant comme Claude de consulter ou de saisir des données dans Ok César, avec un jeton que vous créez et que vous pouvez limiter à la lecture seule.