Imports de données (Excel ou CSV)

Avant de commencer

• Un fichier Excel (.xlsx) ou CSV (un fichier texte où les colonnes sont séparées par un point-virgule « ; » ou une virgule « , ») est accepté. Excel et LibreOffice savent enregistrer en CSV.
• Chaque import a son lien Télécharger le modèle : ouvrez-le, voyez quelles colonnes sont attendues et recopiez vos données dedans.
• Les imports du module Commercial demandent le droit Modifier sur Commercial.
• Seules les sections de vos modules sont affichées : sans le module Commercial, vous ne voyez pas le parcours clients, produits et commandes ; sans Vigne, pas l'import des parcelles, de l'historique des traitements et du matériel.

Ouvrir l'écran d'import

Cliquez sur Paramètres › Connexions et données › Imports. L'écran regroupe les imports par module.

Le parcours Commercial, dans l'ordre

Pour reprendre un historique, suivez les étapes dans l'ordre. Une pastille « ✓ N déjà importés » indique où vous en êtes.

1. Étape 1 — Clients.
2. Étape 2 — Produits commerciaux.
3. Étape 3 — Tarifs (les prix de vos grilles tarifaires).
4. Étape 4 — Commandes. Les clients et produits doivent déjà être au catalogue : une commande dont le produit n'y est pas n'est pas importée.
5. Étape 5 — Factures (historique). Les factures se rattachent aux commandes déjà importées.

Vous venez d'un autre logiciel de gestion commerciale ou de cave

Envoyez ses exports tels quels, sans renommer les colonnes : Ok César reconnaît les intitulés usuels de ces logiciels, même placés sous un titre ou le nom de l'exploitation.

• Clients : « Code client », « Raison sociale » (nom du compte ; la colonne « Nom » devient alors le contact), « Adresse 1 / 2 / 3 », « CP », « Ville », « Tél. », « Mobile », « E-mail », « N° TVA intracommunautaire », « SIRET », « Famille client », « Tarif », « Représentant »…
• Produits : « Désignation », « Code article », « Gencod / EAN », « Contenance », « Millésime », « Degré »…
• Tarifs : « Désignation » ou « Code article », « Tarif », « PU HT », « Prix TTC »…
• Commandes : l'export des ventes détaillées (une ligne par article vendu) — « N° pièce », « Date pièce », « Raison sociale », « Code article », « Désignation », « Qté », « PU HT », « Taux TVA ». Sans colonne d'état, les ventes sont reprises facturées. Le n° de pièce devient le numéro de la commande (chiffres seuls : FA2023-0001 → 20230001). Une ligne sans code article est rapprochée par sa désignation et sa contenance ; sinon elle est proposée dans les produits manquants.
• Factures : le journal des ventes (une ligne par facture) — « N° facture », « Date », « Total HT », « Total TTC » ou « Net à payer », et « Montant réglé » ou « Reste dû ». Sans n° de commande, chaque facture se rattache à la commande importée sous son n° de pièce : importez donc les ventes détaillées (étape 4) avant.

Importer clients, produits ou tarifs (avec aperçu)

1. Cliquez sur Choisir un fichier (.xlsx ou .csv). À ce stade, rien n'est écrit.
2. L'aperçu indique par exemple « clients.xlsx : 120 lignes lues, aucune erreur détectée. » — ou liste les erreurs et avertissements — puis montre les 5 premières lignes (« + N autres colonnes non affichées » au-delà).
3. Cliquez sur Importer 120 lignes, ou sur Annuler pour corriger votre fichier.

Après l'import, un résumé détaille ce qui s'est passé, par exemple : « 118 importés, 2 déjà présents mis à jour, 1 doublon dans le fichier (pris une fois), 1 e-mail invalide non importé ».

Importer des commandes

1. Cliquez sur Choisir un fichier (.xlsx ou .csv) : l'analyse démarre (« Analyse en cours… »), toujours sans rien écrire.
2. L'aperçu annonce « N commandes seraient importées » avec le détail : clients à créer, commandes déjà importées (ignorées ou corrigées), lignes ignorées par raison (livraison, remise ou ajustement, quantité nulle, produit introuvable au catalogue), frais de port récupérés, expéditions rattachées. Les lignes ignorées sont détaillées dans un tableau.
3. Si des produits du fichier ne sont pas au catalogue, deux solutions pour chacun : Créer les N produits manquants (jusqu'à 500 à la fois) ou Lier à un produit existant (cherchez-le par nom, SKU ou millésime). Les lignes rattachées à la main s'affichent, avec un lien annuler.
4. Si des lignes portent une variante sans tarif pour le client, un encadré orange le signale : les commandes sont importées telles quelles.
5. Cliquez sur Confirmer l'import de N commandes.

Importer l'historique de vos factures

Cette étape reprend dans Ok César les factures émises avec votre ancien logiciel, y compris leurs règlements, pour conserver l'historique et les impayés.

1. Importez d'abord les commandes (étape 4).
2. Dans Factures (historique), cliquez sur Choisir un fichier (.xlsx ou .csv) et choisissez l'export des factures de votre ancien logiciel. Seule la feuille « Factures » est lue ; si une feuille « Paiements » existe, ses vrais paiements (date et mode d'origine) sont repris. Sans elle, le « Montant payé » est repris en un règlement « Autre » daté de la facture.
3. L'aperçu annonce par exemple « N factures seraient importées », les avoirs, les règlements repris, les factures soldées et le reste dû, ainsi que les anomalies : factures sans commande correspondante (« importez d'abord les commandes »), lignes sans montant HT valide, doublons.
4. Lisez l'alerte éventuelle : si des factures existent déjà dans Ok César, les factures importées reçoivent les numéros suivants, même si elles sont datées plus tôt. Cette numérotation est définitive : vérifiez-la avec votre comptable.
5. Cliquez sur Confirmer l'import de N factures.

Le parcours Vigne : reprendre votre ancien logiciel de traçabilité

Si vous teniez votre parcellaire et votre registre des traitements dans un autre logiciel de gestion du vignoble, exportez-les en Excel ou CSV et importez-les tels quels : Ok César reconnaît les intitulés de colonnes usuels de ces exports (« Parcelle culturale », « Date intervention », « Intrant », « N° AMM », « Dose/ha »…), même placés sous un titre ou le nom de l'exploitation.

• Étape 1 — Parcelles. En plus du nom, du cépage, de la commune et des surfaces, l'import reprend la référence cadastrale, le code commune INSEE, le n° d'îlot et le n° de parcelle PAC, l'agriculture biologique et le mode de faire-valoir (champs du registre phytosanitaire électronique). Les surfaces peuvent être en hectares (1,253) ou en notation « 1 ha 25 a 30 ca ». Une valeur au mauvais format (îlot sur plus de 4 chiffres, code INSEE incomplet) n'est pas reprise, la parcelle est créée sans elle et le compte rendu la signale.
• Étape 2 — Interventions et traitements (historique). Une ligne par intervention, parcelle et produit, comme dans les exports de registre. Chaque intervention devient un ordre de travail terminé à sa date, rangé dans la campagne correspondante. Les produits sont retrouvés au catalogue par leur N° AMM (sinon par leur nom) ; ceux qui manquent sont ajoutés, avec leur N° AMM et les informations du catalogue E-Phy quand il les connaît — vérifiez-les ensuite dans Vigne › Produits. Les opérateurs sont rattachés au personnel déjà importé, le stade BBCH, la cible, le mode d'application, le volume de bouillie et la météo sont repris s'ils figurent dans le fichier.

Les autres imports

• Vigne : Matériel (module Vigne).
• Personnel : vos salariés.
• Habillages (avec Commercial) : étiquettes, capsules et contre-étiquettes de vos produits — voir Habillages.

Pour ces imports, le fichier part dès que vous l'avez choisi (bouton Importer un fichier (.xlsx ou .csv)), puis un compte rendu s'affiche.

Erreurs fréquentes

Et ensuite ?

Une fois les données reprises, vérifiez vos clients, vos produits, puis consultez le guide de démarrage. Pour les catalogues (cépages, contenants…), voir Référentiels.