La liste des commandes
Ouvrez Commercial › Commandes. Le haut de la page se compose de :
- le bouton + Ajouter une commande (voir Commandes) ;
- les onglets d'état : Toutes, Brouillon, Soumise à l'administration, Validée, Facturée, Annulée. L'onglet Soumise à l'administration n'apparaît que si votre société fait approuver les commandes (voir Soumission à l'administration) ;
- une recherche : « N° de commande (#123), n° de facture, réf. client, client ou montant TTC (245,50)… ». Pour chercher un montant, tapez-le avec ses centimes (« 245,50 ») ou avec le symbole euro (« 300 € ») : un nombre entier seul (« 1234 ») est lu comme un numéro de commande ou de facture ;
- le bouton Filtres, qui affiche entre parenthèses le nombre de critères actifs.
Chaque critère actif apparaît ensuite sous forme de petite pastille : un clic sur la pastille la retire, Tout effacer retire tout. Si rien ne correspond : « Aucune commande ne correspond à ces filtres. » avec un lien Réinitialiser les filtres.
Vos filtres sont conservés dans l'adresse de la page : si vous ouvrez une commande puis cliquez sur « ← Commandes », vous retrouvez la liste telle que vous l'avez laissée (pour la société active). Vous pouvez aussi envoyer le lien à un collègue.
Le bandeau « factures non payées »
Tout en haut de la liste des commandes, un bandeau chiffre vos impayés (il n'apparaît que s'il y en a) :
- « N factures non payées – … HT – à encaisser … » avec un bouton Voir les commandes ;
- « dont N factures en retard de paiement – … » avec un second bouton Voir les commandes ;
- « + N factures partiellement payées – reste à encaisser … », comptées à part.
Les boutons appliquent automatiquement la vue « Impayées » ou « En retard de paiement » (voir ci-dessous).
Le tiroir « Filtres » et les vues « À traiter »
Le bouton Filtres ouvre un panneau sur la droite. Les résultats se mettent à jour pendant que vous choisissez ; le bouton du bas indique « Voir N résultats » et ne fait que refermer le panneau. Réinitialiser remet tout à zéro.
Le premier choix, À traiter, regroupe sept vues « de travail », c'est-à-dire des listes prêtes à l'emploi pour savoir quoi faire. Choisir une vue remplace l'onglet d'état.
| Vue « À traiter » | Commandes affichées |
|---|---|
| À valider | Brouillons à terminer puis valider. |
| À expédier | Validées ou facturées, pas encore entièrement expédiées (une expédition partielle les y laisse). |
| À facturer | Validées, sans facture. |
| Impayées | Au moins une facture émise non soldée. |
| En retard de paiement | Au moins une facture non soldée dont l'échéance est dépassée (ou émise depuis plus de 30 jours, sans échéance). |
| À vérifier | Bloquées, ou créées automatiquement (à partir d'un e-mail reçu) et pas encore validées. |
| Douane en attente | Un document douanier sans numéro ARC. |
Les autres critères du panneau, cumulables :
| Critère | À quoi il sert |
|---|---|
| Date de création | Une période (du … au …) sur la date de création de la commande. |
| Date de mise à disposition (livraison, enlèvement) | Une période sur la date prévue de livraison ou d'enlèvement. |
| Client | Les commandes d'un seul client. |
| Transporteur | Les commandes confiées à un transporteur. |
| Point de vente | Les ventes d'un point de vente, ventes au comptoir comprises même si l'origine reste « Hors ventes au comptoir ». Les ventes importées de votre ancien logiciel n'ont pas de point de vente. |
| Droits d'accises | « À acquitter » ou « Suspendus ». |
| Origine | Par défaut « Hors ventes au comptoir ». Choisissez « Toutes les origines » ou une origine précise : Commandes commerciales, Réappros boutique, Ventes au comptoir, Boutique en ligne, Boutique pro. |
Si seules des ventes au comptoir correspondent à votre recherche, la liste le dit et propose Afficher les ventes au comptoir.
Lire le tableau des commandes
| Colonne | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Case à cocher | Sélectionne la commande pour les exports. |
| Commande | Le numéro, la date de création et, s'il existe, « Réf. » suivie de la référence client. |
| État | Le numéro de facture au-dessus (« Facture #12 »), l'état de la commande, et des badges : 🔒 À vérifier (bloquée), ✉️ Auto (créée automatiquement à partir d'un e-mail), Comptoir (vente au comptoir), 🛒 Site pro (passée par le client sur la Boutique pro, à valider). |
| Client | Le nom, avec un lien vers sa fiche. |
| Expédition | Expédiée, Partiellement expédiée ou Non expédiée (« — » si l'expédition n'a pas de sens : brouillon, annulée, comptoir). |
| Règlement | Payée, ou Non payée avec la prochaine échéance. |
| Quantité | Le nombre total de bouteilles/articles. |
| Montant TTC | Le total toutes taxes comprises, tel qu'il sera ou a été facturé. |
Les colonnes les moins utiles disparaissent sur un petit écran. Un clic sur une ligne ouvre la commande. En bas, choisissez 25, 50 ou 100 lignes par page.
Exporter la liste des commandes
- Filtrez la liste, ou cochez les commandes voulues (la case de l'en-tête coche toute la page). Cocher sur plusieurs pages est possible : la sélection est conservée au changement de page, mais abandonnée si vous changez de filtre, d'onglet ou de recherche.
- Cliquez sur le menu Actions ▾ au-dessus du tableau. Il rappelle ce qui sera exporté : « N commandes sélectionnées », « Les N commandes filtrées » ou « Toutes les commandes (N) ».
- Choisissez l'export :
- Exporter les commandes en PDF : la liste mise en page ;
- Exporter les commandes en Excel : un tableau (N° commande, date de création, client, état, origine, référence client, mise à disposition, quantité, montant HT et TTC) ;
- Exporter les bons de livraison en PDF : un seul PDF qui réunit le bon de livraison de chaque expédition des commandes choisies.
- Le fichier se télécharge. Sans case cochée, l'export porte sur toutes les commandes retenues par les filtres, y compris celles des autres pages.
Il y a des plafonds : 5 000 commandes pour le PDF, 50 000 pour Excel, 150 bons de livraison pour l'export des bons. Au-delà, un message vous demande d'affiner les filtres (« … commandes correspondent à ces filtres : l'export est limité à … Affinez les filtres (période, client…) puis recommencez. »). Dans le PDF, les commandes annulées ou en brouillon sont listées mais ne sont pas comptées dans les totaux.
L'écran Factures
Commercial › Factures liste les factures et les avoirs de la société. Les onglets :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Toutes | Factures et avoirs. |
| Non payées | Factures émises pas encore soldées. |
| En retard | Voir la règle ci-dessous. |
| Non envoyées | Factures émises dans Ok César, jamais envoyées au client par e-mail. |
| Avoirs | Avoirs émis. |
La recherche accepte « N° de facture (#123), n° de commande, référence ou client… » : vous pouvez donc retrouver une facture à partir du numéro de sa commande. Le bouton Filtres propose : Client, Date d'émission, Date d'échéance, Montant TTC (un minimum et un maximum, par exemple pour retrouver une facture dont vous ne connaissez que l'ordre de grandeur), Statut (Brouillon, Émise, Payée, Annulée), Mode de paiement et Origine (« Émise dans Ok César » ou « Importée (ancien logiciel) »).
Colonnes : facture (numéro, date, et référence de l'ancien logiciel pour l'historique importé), état (badges En retard et Non envoyée), client, commande, échéance, Montant TTC et Reste à payer. Un clic ouvre la commande facturée (à défaut, la fiche du client). Ouvert depuis une fiche client, l'écran est déjà filtré sur ce client : « Client : … ✕ » retire le filtre.
Exporter les factures
Comme pour les commandes : cochez des factures (ou rien, pour exporter celles que les filtres retiennent), puis Actions ▾ :
- Exporter la liste des factures en PDF (jusqu'à 5 000 lignes) ;
- Exporter les factures en Excel (jusqu'à 50 000 lignes ; colonnes N°, type, dates d'émission et d'échéance, client, commande, état, mode de paiement, référence de l'ancien logiciel, montants HT et TTC, reste à payer) ;
- Exporter les factures (documents PDF) : un seul PDF qui réunit les vraies factures, une après l'autre (jusqu'à 100). Les brouillons et les factures importées d'un ancien logiciel n'ont pas de PDF et en sont exclus.
Quand une facture est-elle « en retard » ?
Une seule règle, partout (écran Factures, onglet Compte du client, alertes de la fiche commande, bandeau des commandes, tableau de bord) : une facture émise et non soldée est en retard si
- son échéance est passée (strictement avant aujourd'hui), ou
- elle n'a pas d'échéance et a été émise il y a plus de 30 jours.
Fiche client : l'onglet Compte
La situation financière d'un client, en quatre indicateurs :
- Encours : ce qu'il vous doit encore sur ses factures émises (avoirs et règlements déduits), avec le nombre de factures ouvertes ;
- Dont en retard : le montant et le nombre de factures en retard ;
- Plafond de crédit : « Dépassé de … » ou « Disponible : … » ; « À définir dans « Assurance / Risque » » s'il n'y en a pas ;
- Total réglé : la somme et le nombre de ses règlements.
Suivent ses factures (les ouvertes d'abord, l'échéance la plus proche en tête ; 20 sont affichées, puis « Afficher les N factures ») avec un lien Voir dans Factures →, et ses règlements. Un client aux commandes interdites affiche « Les commandes sont actuellement bloquées pour ce client. »
Questions fréquentes
- Je ne retrouve pas une commande. Elle est peut-être une vente au comptoir (masquée par défaut) : dans Filtres › Origine, choisissez « Toutes les origines ». Vérifiez aussi qu'aucune pastille de filtre ne reste active.
- L'export est refusé. Vous dépassez le plafond (voir plus haut) : réduisez la période ou choisissez un client.
- Une facture n'a pas de PDF. C'est une facture reprise d'un ancien logiciel : son document d'origine fait foi.
Et ensuite ?
Pour encaisser et relancer : Règlements et recouvrement. Pour corriger une facture : Facturer, encaisser et corriger. Pour le détail d'un client : Clients.