Prélèvement SEPA avec GoCardless

Avant de commencer

• Prélèvement SEPA : un prélèvement bancaire en euros, que vous déclenchez sur le compte de votre client avec son accord. Le mandat est cet accord signé, valable pour toutes les factures suivantes. Voir le glossaire.
• Seuls les propriétaires et administrateurs de l'organisation peuvent connecter GoCardless et rembourser un prélèvement.
• Les prélèvements sont encaissés sur votre propre compte GoCardless, puis versés sur votre compte bancaire par GoCardless. Ok César ne touche jamais l'argent et n'a pas accès aux coordonnées bancaires de vos clients.
• Les frais de transaction sont ceux de votre contrat GoCardless, facturés directement par GoCardless. Le prélèvement proposé est le prélèvement SEPA Core, en euros.
• Ne confondez pas : cette intégration sert à encaisser vos clients. Elle est distincte du paiement de votre propre abonnement Ok César.

1. Connecter ou créer votre compte GoCardless

1. Ouvrez Paramètres › Connexions et données › Intégrations, carte GoCardless (⚙ Paramètres).
2. Choisissez :
   • Connecter mon compte GoCardless si vous avez déjà un compte : connectez-vous sur la page GoCardless qui s'ouvre ;
   • Créer un compte GoCardless sinon : le formulaire d'inscription s'ouvre avec votre e-mail, votre nom, le nom de votre domaine et votre pays déjà remplis (« La création se fait en quelques minutes »).
3. Autorisez Ok César à accéder à votre compte. Vous revenez sur Ok César, qui affiche GoCardless connecté (« Compte GoCardless connecté. »).

Le statut de vérification de votre compte

Sous la connexion, Ok César affiche le nom de votre compte GoCardless et son statut de vérification :

Dans Paramètres › Clients et ventes › Modes de règlement, la ligne Prélèvement GoCardless (section « Déclencheurs de paiement automatiques ») doit rester activée pour que les boutons de prélèvement apparaissent. Le mode « Prélèvement SEPA » est alors aussi proposé dans le choix du mode de paiement d'une commande.

2. Faire signer un mandat à un client

1. Ouvrez la fiche du client (Commercial › Clients), rubrique Prélèvement SEPA.
2. Cliquez sur Créer un mandat de prélèvement. Ok César génère un lien sécurisé.
3. Envoyez ce lien à votre client (par e-mail par exemple). Il arrive sur une page hébergée par GoCardless où son nom, sa société, son e-mail et son adresse sont déjà préremplis à partir de sa fiche : il n'a plus qu'à saisir son IBAN et valider.
4. La fiche affiche En attente d'autorisation par le client jusqu'à sa validation, puis passe automatiquement à Mandat actif.

Les statuts d'un mandat

3. Reprendre des mandats déjà signés

Les mandats signés par vos clients appartiennent à votre compte GoCardless, quel que soit l'ancien outil qui les a fait signer. Vous pouvez donc les rattacher à vos clients Ok César sans leur faire signer de nouveau mandat.

1. Sur la page GoCardless, une fois connecté, repérez le bloc Reprendre les mandats déjà signés.
2. Cliquez sur Rechercher les mandats existants. Rien n'est modifié : Ok César affiche un aperçu, par exemple « 42 mandats actifs chez GoCardless ».
3. Lisez le compte rendu :
   • Rapprochements par e-mail : le mandat est associé au client Ok César qui a le même e-mail. Il est rattaché d'office.
   • Rapprochements par le nom seul : proposés mais jamais cochés par défaut (deux homonymes ne sont pas forcément le même client). Vérifiez chaque ligne « Client Ok César ← Client GoCardless » et cochez celles qui sont bonnes (boutons Tout cocher / Tout décocher).
   • Ambigus : plusieurs clients possibles, rien n'est rattaché. À traiter depuis la fiche du client concerné.
   • Mandats sans client correspondant : aucun client Ok César ne correspond.
4. Cliquez sur Rattacher N mandats. Un message confirme « N mandats rattachés à vos clients ».

4. Prélever une facture

À l'échéance, sans rien faire (le cas normal)

Vous n'avez pas besoin de cliquer. Chaque jour, Ok César prélève automatiquement les factures qui remplissent toutes ces conditions :

• la facture est émise (ce n'est pas un avoir) et a été créée dans Ok César (pas importée d'un ancien logiciel) ;
• son mode de paiement est « Prélèvement SEPA » (choisi sur la commande, la fiche du client ou sa grille tarifaire) ;
• le client a un mandat actif et aucun prélèvement n'existe encore pour cette facture.

Sur une telle facture, la mention « Prélèvement automatique prévu le JJ/MM/AAAA » indique le jour où le client sera débité : c'est la date d'échéance de la facture. Par exemple, une facture d'octobre à « 30 jours fin de mois » est débitée le 30 novembre, quel que soit le jour où elle a été émise.

Le prélèvement est envoyé à GoCardless environ 5 jours avant l'échéance, avec comme date de débit le jour de l'échéance ; si l'échéance est déjà trop proche (moins de 4 jours), GoCardless prélève dès que possible. Une facture en retard de plus de 10 jours n'est plus prélevée toute seule : prélevez-la à la main. Il n'y a qu'une tentative automatique par facture. Si la facture est réglée autrement avant la date (virement, carte…), le prélèvement programmé est annulé. Si un prélèvement est impossible (pas de mandat actif, refus de GoCardless), une alerte « Prélèvement automatique impossible » est créée, une seule fois par facture.

Tout de suite, à la main

1. Ouvrez la commande, section des factures.
2. Sur une facture émise d'un client dont le mandat est actif, cliquez sur Prélever maintenant (le bouton s'appelle simplement Prélever quand aucun prélèvement automatique n'est prévu : autre mode de paiement, facture importée ou échéance passée).
3. Une fenêtre demande confirmation : « Prélever X € sur le mandat de … ? ». Le montant est le reste dû de la facture — règlements et avoirs déjà déduits —, pas forcément son montant TTC. Si un prélèvement automatique était prévu, la fenêtre le rappelle : confirmer débite le client dès que possible, sans attendre cette date.
4. Le prélèvement est programmé chez GoCardless. Son statut s'affiche à la place du bouton.

Un double clic ne crée jamais deux prélèvements. Les avoirs ne peuvent pas être prélevés.

Annuler ou reporter un prélèvement programmé

Tant que le prélèvement n'est pas parti à la banque (statuts « Prélèvement en attente d'approbation » ou « Prélèvement programmé »), la facture propose deux liens :

• Reporter : ouvre la fenêtre « Reporter le prélèvement ». Le prélèvement est annulé puis reprogrammé à la Nouvelle date de prélèvement que vous choisissez (le reste dû de la facture). Un prélèvement SEPA demande quelques jours ouvrés : une date trop proche est refusée par GoCardless.
• Annuler le prélèvement : le client ne sera pas débité, la facture reste à payer et vous pourrez relancer le prélèvement plus tard.

5. Suivre le paiement

Ok César est prévenu automatiquement par GoCardless à chaque étape : vous n'avez rien à saisir.

Le règlement créé automatiquement apparaît dans Règlements, avec le montant réellement prélevé et la date du prélèvement.

Si un prélèvement échoue

En cas d'échec, d'annulation ou de contestation, Ok César supprime le règlement et repasse la facture à Émise, même si elle était déjà marquée payée. Elle réapparaît ainsi dans vos impayés et vos relances.

Si le mandat du client est toujours actif, un bouton Relancer le prélèvement permet de présenter un nouveau prélèvement, après la même confirmation. Pensez à prévenir le client avant. Si GoCardless a déjà prévu une nouvelle tentative, la facture affiche « Nouvelle tentative automatique prévue par GoCardless » et le bouton n'est pas proposé.

6. Rembourser un prélèvement

1. Sur une facture dont le prélèvement est confirmé ou versé, cliquez sur Rembourser (propriétaires et administrateurs uniquement).
2. Confirmez : la totalité du montant prélevé est remboursée au client par GoCardless.
3. Le statut du remboursement s'affiche sur la facture : Remboursement demandé, Remboursement transmis à la banque, puis Remboursé (ou Remboursement échoué / rejeté par la banque / retourné).

Déconnecter GoCardless

Sur la page GoCardless, le bouton Déconnecter retire l'accès d'Ok César à votre compte. Vos mandats et vos prélèvements restent sur votre compte GoCardless, mais Ok César ne peut plus en créer ni suivre leurs statuts tant que vous ne vous reconnectez pas.

Questions fréquentes

Combien de temps prend un prélèvement ?

Un prélèvement SEPA est débité quelques jours ouvrés après sa création, puis GoCardless vous verse les fonds selon le calendrier de votre compte. Suivez l'avancement dans le statut affiché sur la facture.

Puis-je choisir « Prélèvement SEPA » comme mode de règlement à la main ?

Non, pas pour enregistrer un règlement. Les règlements par prélèvement sont toujours créés automatiquement par GoCardless : c'est ce qui garantit qu'une facture n'est marquée payée que lorsque l'argent est réellement encaissé. (Vous pouvez en revanche choisir « Prélèvement » comme mode de paiement prévu d'une commande.)

Qui contacter en cas de problème ?

Pour votre compte GoCardless (vérification, versements, frais), contactez le support GoCardless. Pour tout ce qui concerne Ok César, écrivez à contact@okcesar.fr.

Et ensuite ?

Consultez Règlements pour suivre vos encaissements et Clients pour gérer les fiches et leurs mandats.