Avant de commencer
- Cette page concerne le bureau (propriétaires, administrateurs et membres qui gèrent les commandes) — pas l'opérateur, qui n'a plus rien à faire une fois l'écart déclaré.
- Un écart est une différence entre la quantité demandée et la quantité réellement préparée (casse, rupture…), déclarée par l'opérateur pendant la préparation par scan.
- Le stock (les bouteilles disponibles à la vente) ne bouge qu'au moment où l'expédition passe « Expédiée ». Tant que vous n'avez pas tranché, le stock reste intact.
Comment le bureau est prévenu
- Notification : la cloche des propriétaires et administrateurs affiche « Préparation à valider — expédition #N », avec le détail de l'écart et un lien vers la commande. Les opérateurs et les membres ne la reçoivent pas.
- Fiche commande, bloc Expéditions : l'expédition porte le badge À valider et un bandeau « Préparation terminée avec un écart : à valider. » suivi du résumé, par exemple « Ligne 2 (Chablis 2023) : 10 préparé(s) sur 12 — Casse ».
- Historique de la commande : « Expédition #N — écart à valider par le bureau : … ».
- Tableau de bord opérateur : compteur « À valider par le bureau ».
Trancher l'écart, pas à pas
- Ouvrez la commande : Commercial › Commandes, puis cliquez sur la commande concernée (le lien de la notification y mène directement).
- Dans le bloc Expéditions, repérez l'expédition au badge À valider et lisez le résumé de l'écart.
- Choisissez l'une des trois actions du tableau ci-dessous.
- Si le système le demande, confirmez. L'expédition passe « Expédiée » et le stock sort.
| Action | Ce qui part | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Expédier les quantités préparées | Les quantités déclarées par l'opérateur. L'expédition passe « Expédiée » et le stock sort sur ces quantités ; le reste de la commande reste à expédier (vous pourrez créer une autre expédition). | Le manquant est réel (casse, rupture). |
| Expédier les quantités prévues | Les quantités initiales de l'expédition. | L'opérateur s'est trompé en déclarant l'écart. |
| Modifier les quantités puis expédier | Les quantités que vous saisissez, ligne par ligne (« max N » = reste à expédier de la commande), validées par Enregistrer les quantités. | Ni l'un ni l'autre : vous complétez par exemple avec un autre millésime ou une autre expédition. |
Le client a commandé 12 bouteilles de Chablis 2023. L'opérateur en a cassé 2 et déclare « 10 préparé(s) sur 12 — Casse ». Si vous cliquez sur Expédier les quantités préparées, 10 bouteilles partent et sortent du stock ; il reste 2 bouteilles à expédier sur la commande, que vous livrerez plus tard avec une nouvelle expédition.
« Expédier les quantités préparées » lit la préparation de l'opérateur : il faut le droit « Voir » sur Préparation par scan. Sans lui : « Préparation introuvable : il faut la permission « Préparation » pour lire les quantités préparées. » Les droits se règlent dans Paramètres › Équipe et accès › Membres et droits.
Expéditions préparées sans écart
Une expédition Préparée (survolez le badge : « Préparation terminée le … — pas encore remise au transporteur ») attend le camion. L'opérateur la remet depuis son tableau de bord ; le bureau peut aussi cliquer sur Remettre au transporteur sur la fiche commande — même effet : statut « Expédiée » et sortie de stock. Pour une expédition qui n'a pas été préparée par scan, le bouton s'appelle Marquer expédiée.
Le nombre de colis et de palettes saisi à la clôture s'affiche sous l'expédition. Les signalements « habillage manquant, validé par photo » apparaissent dans la note de l'expédition sans bloquer son départ.
Une fois l'expédition « Expédiée », le bouton Annuler l'expédition la remet en arrière : « Les bouteilles sorties seront remises en stock. »
Messages à connaître
| Message | Signification |
|---|---|
| « Document douanier manquant » — « Marquer l'expédition expédiée quand même ? » | Votre société est entrepositaire agréé (statut douanier qui permet de stocker le vin sans payer les droits d'accises tout de suite — voir le glossaire), la commande circule en suspension de droits et aucun DAE (document d'accompagnement électronique) n'est validé sur l'expédition. Cliquez sur Expédier quand même si le document a été obtenu ailleurs ; sinon saisissez d'abord son n° ARC (voir Expéditions et documents douaniers). |
| « Expédition marquée expédiée. » | Proposition de Prévenir le client de l'expédition par e-mail, ou « Aucun e-mail sur la fiche du client pour le prévenir. » |
Et ensuite ?
- Il reste des bouteilles à livrer : créez une nouvelle expédition depuis la fiche commande — voir Expéditions et documents douaniers.
- Le détail du travail de l'opérateur : Préparer une expédition par scan.