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Avant de commencer
- Accise : taxe sur les boissons alcoolisées, gérée par la douane. Un entrepositaire agréé est un professionnel autorisé par la douane à stocker et expédier de l'alcool sans payer les droits tout de suite (on dit « en suspension de droits »). Il reçoit un numéro d'accise (commençant par FR…).
- DAE, DSA, DAES, DAU : les documents d'accompagnement des expéditions (DAE : circulation en suspension de droits ; DSA / DAES : droits déjà payés ; DAU : export). DRM : Déclaration Récapitulative Mensuelle, que vous déposez chaque mois à la douane. Voir le glossaire.
- Les champs sont modifiables par les propriétaires et administrateurs. Les autres rôles voient « Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent modifier ces valeurs. »
1. Numéro d'accise et valeurs par défaut
- Ouvrez Cave › Douane, rubrique Numéro d'accise et valeurs par défaut.
- Renseignez les champs ci-dessous, puis cliquez sur Enregistrer (« Valeurs par défaut enregistrées. »).
| Champ | Ce qu'il faut y mettre | Exemple |
|---|---|---|
| Numéro d'accise (entrepositaire agréé) | Le numéro délivré par la douane, repris sur les DAE et dans le fichier de la DRM. Il est aussi modifiable dans Paramètres › Compte. | FR0… |
| Régime douanier par défaut | Suspension de droits (le vin circule sans droits payés), droits acquittés (droits déjà payés) ou export (sortie de l'Union européenne). Choisissez dans la liste ou saisissez un autre régime. | Suspension de droits |
| Code produit (nomenclature accise) par défaut | Le code accise de votre vin tel qu'il figure sur vos DAE précédents. | W200 (vin tranquille) |
| Unité par défaut | L'unité des quantités déclarées : hectolitres (vrac) ou cols (bouteilles). | hL, cols |
| NC8 par défaut (export hors UE) | La nomenclature combinée à 8 chiffres exigée sur les documents d'export hors Union européenne. Reprenez-la d'un précédent document d'export. | 22042183 |
Tant que le numéro d'accise manque, un message orange l'indique : « Numéro d'accise non renseigné : il est requis sur vos DAE et dans le fichier de la DRM. »
Renseigné, il fait de votre société un entrepositaire agréé : Ok César avertit alors avant d'expédier une commande en suspension de droits sans DAE validé, et refuse qu'un opérateur la remette au transporteur. Sans n° d'accise, ces contrôles ne s'appliquent pas. Il apparaît aussi dans la mention des droits d'accises des factures, devis et proformas (voir Expéditions et documents douaniers).
2. Trajet du document douanier
Trois champs pré-remplissent chaque nouveau document douanier (voir Expéditions et documents douaniers) :
- Bureau de douane d'expédition : le bureau dont vous dépendez (ex. FR002300) ;
- Bureau de destination / d'export (ex. FR002300) ;
- Durée du trajet (code) : D02 pour 2 jours, H12 pour 12 heures…
Cliquez sur Enregistrer. Sans ces valeurs, le formulaire reprend les dernières valeurs saisies sur votre navigateur pour la société.
3. Suivi du vin en vrac (cuves) dans la DRM
Par défaut, la DRM ne compte que le vin conditionné : le vin en cuve n'y entre qu'à sa mise en bouteille. Cette rubrique vous permet de déclarer aussi le vin en vrac dès la vendange.
- Si le suivi n'est pas actif, choisissez l'Entrepôt du vin en vrac dans la liste. Il doit s'agir d'un entrepôt en droits suspendus : sinon créez-en un d'abord dans le stock commercial (Commercial › Stock).
- Cliquez sur Activer à partir de le mois en cours et confirmez. Ce choix est définitif.
- Ensuite, chaque cuve porte son produit (à choisir dans Cave › Cuves) : les vendanges, transferts, mises en bouteille (pour leur seule perte) et pertes alimentent la DRM.
- Si des cuves contiennent du vin sans produit renseigné, un avertissement les liste : elles restent hors DRM tant que le produit n'est pas choisi sur la cuve.
- Pour les administrateurs, un tableau de rapprochement compare, par produit, le vin en cuve et le « grand livre » (le registre des mouvements d'accises). En cas d'écart, le bouton Régulariser écrit une « autre entrée » ou « autre sortie » commentée pour aligner le grand livre sur la cuve. Elle figure dans la DRM de la période encore déclarable.
Si un avertissement orange indique que des mouvements de stock ont été enregistrés sans entrepôt (« régime fiscal indéterminable, exclus de la DRM »), choisissez l'Entrepôt de rattachement puis cliquez sur Rattacher. Attention : les balances des mois concernés changent, y compris des mois déjà déclarés, à rectifier sur le portail de la douane si besoin.
4. La DRM du mois
- Mois ouvert par défaut : avant le 15, c'est le mois précédent (la DRM est à déposer au plus tard le 10 du mois suivant) ; à partir du 15, le mois en cours.
- Échéance : un bandeau indique « DRM de septembre 2026 à déposer avant le 10/10/2026 (dans 8 jours) sur le portail de la douane ». Il passe en alerte à 10 jours ou moins, et indique « dépassée de N jours » ensuite.
- Trace : « DRM de septembre 2026 préparée le … » rappelle la dernière DRM dont le fichier a été généré.
- Le fichier XML (import DTI+ CIEL, les services en ligne de la douane) et ses contrôles sont décrits dans DRM douane.
5. Suivi du dépôt
Ok César ne dépose rien à votre place. Une fois le fichier déposé sur le portail de la douane, vous le marquez pour suivre les écarts.
| Affichage | Action |
|---|---|
| « Aucun fichier généré pour cette période… » | Générez puis déposez le fichier. |
| « DRM : fichier généré le …, pas encore marqué comme déposé. » | Cliquez sur J'ai déposé cette déclaration. |
| « DRM : déposée le … » + « Les données actuelles correspondent au fichier déposé. » | Rien à faire. |
| « Vos données ont changé depuis ce dépôt… » | Téléchargez la version à jour et, si la différence est significative, déposez une déclaration rectificative. |
| « Une version plus récente a été générée le …, pas encore marquée comme déposée. » | Marquer cette version comme déposée si vous l'avez déposée. |
Retirer la marque « déposée » (erreur de clic) annule un marquage fait par erreur. Le même suivi existe pour la déclaration de récolte, plus bas sur la même page, avec ses propres échéances (10 décembre pour un récoltant, 10 janvier suivant pour un négociant).
Marquer une DRM « déposée » verrouille son mois : Ok César refuse alors tout mouvement de stock daté de ce mois, ainsi que le changement de statut d'un document douanier dont les ventes y sont déclarées. Une DRM ne peut être marquée déposée qu'une fois le mois écoulé. Pour corriger, enregistrez un mouvement correctif daté d'aujourd'hui ; pour rectifier le mois lui-même, retirez d'abord la marque « déposée » le temps de la rectification, puis remettez-la.
Et ensuite ?
Générez votre DRM avec DRM douane, préparez votre déclaration de récolte, et créez vos documents d'accompagnement depuis une commande (Expéditions et documents douaniers). Les appellations et leurs codes douane se règlent dans Référentiels.