Avant de commencer
- Il faut l'option Préparation de commande dans votre abonnement. Sinon l'écran affiche « Préparation par scan » comme module verrouillé.
- Les opérateurs sont des utilisateurs de votre société : ils comptent dans le nombre de sièges de l'abonnement (voir Rôles et accès).
Créer un opérateur
- Allez dans Paramètres › Équipe et accès › Membres et droits.
- Invitez la personne par e-mail et choisissez le rôle Opérateur de préparation (« Préparation des commandes par scan, sur les horaires autorisés »). Pour une personne déjà dans l'équipe, changez son rôle de la même façon (action réservée au propriétaire).
- (Facultatif) Limitez ses horaires dans Paramètres › Équipe et accès › Horaires opérateurs — voir plus bas.
Un opérateur reçoit automatiquement l'accès à deux modules seulement : Commercial (pour lire les commandes et les expéditions) et Préparation (pour les scans). Il n'a aucun autre accès. Quand un membre existant devient opérateur, ses anciens droits de membre sont remplacés par ces droits par défaut. Pour un opérateur, la grille de modules cochés de l'écran d'équipe est ignorée.
Ce que voit l'opérateur
À sa connexion, un compte au rôle Opérateur de préparation arrive directement sur ce tableau de bord. Il n'a pas de barre latérale ni de menu : ses écrans se limitent au tableau de bord, au calendrier et à l'écran de scan — les autres pages lui sont fermées. Les coûts de revient et les prix d'achat lui restent invisibles. Un bouton Se déconnecter est présent en haut de page.
Expéditions et commandes ne s'affichent qu'avec le droit « Voir » sur le module Commercial. S'il manque, l'écran l'explique plutôt que de rester vide : « Votre compte n'a pas la permission « Voir » sur le module Commercial […] Demandez au propriétaire de la société de l'activer dans Paramètres › Équipe & accès. » Un propriétaire rétablit le droit dans Paramètres › Équipe et accès › Membres et droits.
Les compteurs
Au-dessus de la liste, des tuiles chiffrées résument la journée. Chaque compteur filtre la liste au clic ; un second clic (ou le bouton « Filtre : … ✕ ») revient à la vue d'ensemble.
| Compteur | Ce qu'il compte |
|---|---|
| À préparer aujourd'hui | Expéditions à préparer dont la date de préparation est aujourd'hui. |
| Enlèvement aujourd'hui | Expéditions à préparer enlevées aujourd'hui (le transporteur vient les chercher). |
| Enlèvement demain | Expéditions à préparer enlevées demain. |
| À remettre au transporteur | Préparées sans écart, en attente du camion. |
| À valider par le bureau | Préparées avec un écart de quantité : le bureau doit trancher. |
| Expédiées (50 dern. cdes) | Parmi les 50 dernières commandes, celles entièrement expédiées (une expédition partielle ne suffit pas). Ouvre le tableau des commandes. |
| Erreurs de scan (7j) | Scans en erreur des 7 derniers jours (non cliquable). |
La file des expéditions, triée par urgence
« Expéditions à préparer » est triée dans cet ordre : enlèvement aujourd'hui ou déjà dépassé, puis enlèvement demain, puis date de préparation (les expéditions sans date en dernier), puis date d'enlèvement, puis numéro. En pratique : l'expédition en haut de liste est la plus urgente.
Chaque carte indique l'expédition, la commande, le client et la date d'enlèvement (sinon de préparation, sinon « Sans date »), avec des badges :
| Badge | Signification |
|---|---|
| Enlèvement dépassé | La date d'enlèvement est passée et l'expédition n'est pas partie. |
| Enlèvement aujourd'hui / demain | À traiter en priorité. |
| En cours : ligne 3/7 — Julie, 9h40 | Un opérateur a commencé la préparation (ligne atteinte, prénom, heure de début). Le bouton devient Reprendre →. |
| Préparée | Clôturée sans écart : bouton 🚚 Remettre au transporteur. |
| À valider par le bureau | Écart déclaré, avec son résumé. Plus rien à faire côté opérateur. |
Le Commentaire opérateurs écrit sur la commande par le bureau s'affiche sur la carte (⚠️) ; un commentaire long se déplie avec « Lire la consigne ». Pour préparer, appuyez sur Préparer → : le déroulé est détaillé dans Préparer une expédition par scan.
Remettre au transporteur
Dans la vue d'ensemble, le bloc Prêtes à remettre au transporteur (N) s'affiche en tête dès qu'une expédition attend le camion. 🚚 Remettre au transporteur demande une confirmation sur place, puis passe l'expédition « Expédiée » et sort le stock. Les refus possibles sont détaillés dans Préparer une expédition par scan.
Le tableau des commandes
Replié par défaut, « Commandes (N) » liste les 50 dernières commandes (hors ventes au comptoir, qui ne passent pas par la préparation) avec pays, dates de préparation, de mise à disposition et d'enlèvement, statut, et un lien Préparer → quand une expédition est à préparer.
Le bouton ↻ Actualiser recharge la file sans quitter la page : utile quand le bureau vient d'ajouter une expédition.
Calendrier
Calendrier → ouvre une version simplifiée du calendrier, limitée aux trois échéances logistiques (Préparation, Mise à disposition, Enlèvement), avec la mention « (expédiée) » une fois la commande partie. Deux affichages : Agenda (les 7 prochains jours en liste, par défaut sur téléphone) et Mois ; les flèches changent de semaine ou de mois.
Horaires de travail des opérateurs
Pour éviter qu'une session reste ouverte en dehors des heures de travail, un propriétaire ou administrateur peut restreindre les connexions des opérateurs : Paramètres › Équipe et accès › Horaires opérateurs (aussi accessible par le lien « Régler les horaires opérateurs → » en bas de Membres et droits).
- Activez Activer la restriction d'horaires.
- Renseignez l'Heure de début et l'Heure de fin (par défaut 07:00 – 18:00).
- Cochez les Jours travaillés (par défaut du lundi au vendredi).
- Cliquez sur Enregistrer : « Horaires enregistrés. »
Hors plage, l'opérateur est déconnecté automatiquement, et l'écran de connexion affiche « Vous avez été déconnecté(e) : la connexion est réservée aux horaires de travail définis par votre organisation. » Dix minutes avant la fin, l'écran de scan prévient l'opérateur ; sa préparation en cours n'est pas perdue et reprend à la même étape au créneau suivant.
Questions fréquentes
| Question | Réponse |
|---|---|
| L'opérateur ne voit aucune expédition. | Soit aucune n'est « En préparation » (« Aucune expédition en attente de préparation pour le moment. »), soit son compte n'a pas le droit « Voir » sur Commercial (message « Accès aux expéditions non autorisé »). |
| Peut-il voir les prix ? | Non : les coûts de revient et les prix d'achat lui restent invisibles, et il n'a pas accès aux autres modules. |
| Il ne peut plus se connecter le soir. | Les horaires opérateurs sont probablement activés : vérifiez la plage et les jours dans Horaires opérateurs. |
Et ensuite ?
- Préparer une expédition par scan — le déroulé complet côté opérateur.
- Valider une préparation avec écart — côté bureau.