Avant de commencer
Il faut des produits avec au moins une variante (millésime et contenant) : tant qu'il n'y en a aucune, le bouton d'ajout est grisé. Les entrepôts sont facultatifs : sans entrepôt, le stock reste « Non affecté » et reste utilisable.
Ce stock ne concerne que les produits finis destinés à la vente. Il est distinct du stock phytosanitaire/fertilisant du module Vigne et du stock de matières sèches (bouchons, étiquettes, cartons…) de Cave & Production, qui vivent dans des entrepôts séparés. Les produits de la catégorie Œnotourisme (prestations) n'ont pas de stock ; tous les autres, y compris ceux sans catégorie ou « Divers », peuvent en avoir.
Lire le tableau
Ouvrez Commercial › Stock. Chaque produit a une ligne en gras (son total), suivie d'une ligne par variante : le millésime (ou « Sans millésime »), le contenant et le SKU, avec le nom de l'entrepôt.
| Colonne | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Total | La quantité physique, tous entrepôts confondus, comptée en unités (bouteilles, magnums…). |
| Disponible | Ce que vous pouvez encore vendre : Total moins Réservé. Un nombre négatif s'affiche en rouge (stock insuffisant) sans bloquer pour autant la saisie d'une commande. |
| Réservé | Les quantités des commandes validées ou facturées pas encore expédiées, plus les réservations clients actives. Une fois expédiée, une quantité sort du total et n'est plus comptée en réservé. |
| Volume (L) | Le volume en litres : quantité × volume du contenant (une ligne de 12 bouteilles de 75 cl = 9 litres). Un tiret « — » apparaît quand le volume du contenant est inconnu. |
| Actions | Historique, Transférer, Sortie, Inventaire (voir plus bas). |
L'unité d'une ligne est le nom du contenant de la variante (« Bouteille (75 cl) », « Magnum (1,5 l) »…) : on lit « 12 Bouteilles (75 cl) ». Un stock en vrac se compte en volume (hL ou L) : il s'affiche à part, sous son unité, et n'est jamais additionné aux bouteilles.
Au-dessus du tableau : une zone de recherche (« Rechercher un produit, un millésime, un contenant… »), un filtre d'entrepôt (Tous les entrepôts, un entrepôt ou Non affecté), la case Masquer les lignes à zéro et le lien Effacer les filtres. Quand vous filtrez sur un entrepôt, le réservé est celui des expéditions en préparation qui en partent ; les commandes validées dont l'entrepôt de départ n'est pas encore choisi apparaissent à part (« + N non affecté »).
Ajouter du stock
- Cliquez sur + Ajouter une entrée.
- Choisissez le Produit, puis la Variante (millésime · contenant).
- Choisissez l'Entrepôt (celui « par défaut » est présélectionné), saisissez la Quantité. L'Unité est proposée d'après le contenant de la variante.
- Choisissez le Motif : Achat / réception, Retour client ou Autre, puis la Date et une Note facultative.
- Cliquez sur Ajouter. Un achat est comptabilisé comme une réception dans la balance des stocks de la DRM ; les autres motifs comme « autres entrées » (voir Douane).
Le stock s'alimente aussi automatiquement : une mise en bouteille dans Cave & Production crédite l'entrepôt commercial correspondant, et le stock sort quand l'expédition est remise au transporteur.
Déplacer, sortir, compter
Trois boutons par ligne de stock :
- Transférer : déplace des bouteilles vers un autre entrepôt (à choisir dans « Entrepôt de destination »). Sans effet sur la DRM si les deux entrepôts ont le même statut douanier ; sinon le mouvement compte en sortie d'un côté, en entrée de l'autre.
- Sortie : retire du stock hors vente. Choisissez un Motif : Casse, Perte, Vol, Dégustation, Échantillon, Don, Consommation interne ou Autre. La sortie est comptée en « autres sorties » dans la DRM, avec le motif en commentaire.
- Inventaire : saisissez la Quantité comptée après avoir compté vos bouteilles. Ok César affiche l'écart (« Écart : -2 Bouteilles… ») et l'enregistre en autres entrées ou sorties ; sans écart, aucun mouvement n'est créé.
Le bouton Historique d'une variante liste tous ses mouvements (date, type, entrepôt, quantité, détail). Seule une ligne vide se supprime (croix ×) : le stock ne disparaît jamais sans mouvement tracé.
Une ligne signalée Variante non précisée est un ancien stock saisi avant le suivi par variante : choisissez sa variante dans Préciser la variante… pour la rattacher.
Gérer vos entrepôts
En bas de page, ouvrez Gérer les entrepôts & dépôts. Pour chaque entrepôt :
- un type : Dépôt, Caveau, Salon ou Autre ;
- un statut douanier : Acquitté (droits payés) ou Suspendu (sous douane) (droits non encore payés), repris dans la DRM — changer ce statut reclasse rétroactivement les mouvements déjà enregistrés dans cet entrepôt ;
- la case radio Par défaut (l'entrepôt présélectionné aux saisies) ;
- Archiver (retire l'entrepôt des listes de choix sans toucher à l'historique ; Désarchiver dans « Entrepôts archivés ») ou la croix pour supprimer.
Pour en créer un, saisissez son nom, son type et son statut douanier en bas du bloc, puis cliquez sur Ajouter.
Erreurs fréquentes
- « + Ajouter une entrée » est grisé : aucun produit n'a encore de variante. Créez-en une dans Catalogue produits.
- Le disponible est en rouge : plus de bouteilles promises (commandes, réservations) que de bouteilles en stock. Enregistrez une entrée, ou corrigez les réservations.
- Une bouteille n'apparaît pas : vérifiez le filtre d'entrepôt et la case « Masquer les lignes à zéro ».
Et ensuite ?
Mettez de côté du vin pour un client avec les Réservations clients, ou préparez vos expéditions dans Préparation de commande.