La DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle) est la déclaration que tout entrepositaire agréé (un producteur qui stocke du vin sous le contrôle de la douane) envoie chaque mois pour indiquer ses entrées, ses sorties et son stock de vin. Elle se dépose avant le 10 du mois suivant sur le téléservice CIEL de la douane (voir le glossaire).
Ok César génère le fichier mais ne le transmet pas : c'est vous (ou votre expert-comptable) qui l'importez dans CIEL, le vérifiez, payez les éventuels droits et validez. Le redevable reste responsable de l'exactitude de la déclaration.
Avant de commencer
Cinq points à vérifier une fois pour toutes. Le fichier ne se génère pas s'il en manque.
- Module Cave. Préparer la DRM est réservé aux propriétaires, administrateurs et membres qui peuvent modifier la Cave.
- Votre numéro d'accise (13 caractères : 2 lettres + 11 chiffres ou lettres) dans Paramètres › Compte (section « Exploitation et douane ») ou en haut de Cave › Douane : voir Cave › Douane.
- Un libellé fiscal et une contenance sur chaque produit : Commercial › Produits, ouvrez le produit, section Douane (DRM). Le menu « Libellé fiscal » propose par exemple Vin tranquille AOP ou Vin mousseux IGP ; le bouton Suggérer en propose un d'après la fiche. Renseignez aussi la Contenance (L / unité de stock) (0,75 pour une bouteille de 75 cl) : sans elle, les volumes sont comptés à 0 hL.
- Un statut douanier sur chaque entrepôt : Suspendu (sous douane) si le vin y est stocké sans droits payés, Acquitté si les droits sont payés. Il se règle dans Commercial › Stock, dans la liste des entrepôts. C'est lui qui détermine le régime de chaque mouvement.
- Vos capsules CRD configurées, si vous en utilisez : voir Capsules CRD.
Le régime douanier d'un entrepôt qui a déjà des mouvements ne peut plus être modifié : cela réécrirait tout l'historique douanier. Créez plutôt un nouvel entrepôt.
Préparer la DRM d'un mois, pas à pas
- Cliquez sur Cave › Douane et descendez jusqu'à la section Déclaration récapitulative mensuelle (DRM).
- Vérifiez le mois dans le sélecteur en haut à droite de la section. Avant le 15 du mois, Ok César ouvre le mois précédent (la DRM à déposer avant le 10) ; à partir du 15, le mois en cours.
- Lisez le bandeau d'échéance : « DRM de septembre 2026 à déposer avant le 10/10/2026 (dans 2 jours) sur le portail de la douane. » Il passe en alerte à 10 jours ou moins, puis indique « dépassée de N jours ».
- Contrôlez la Balance des stocks (hL) : une ligne par produit et par régime, avec le libellé fiscal, les entrées et les sorties du mois. Corrigez ce que les messages jaunes signalent (voir plus bas).
- Contrôlez la liste des Documents d'accompagnement du mois (vos DAE, DSA, DAES, DAU) et, si vous suivez des capsules, le tableau Capsules CRD.
- Si une alerte indique qu'un produit n'a aucun mouvement antérieur, saisissez son stock de départ (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Télécharger le XML DRM. Le fichier
drm-AAAA-MM.xmlest téléchargé et la date de préparation est enregistrée. - Sur CIEL (douane.gouv.fr), importez ce fichier, vérifiez la DRM pré-remplie, payez les droits éventuels puis validez.
- Revenez dans Ok César et cliquez sur J'ai déposé cette déclaration pour garder la trace du dépôt.
Comment la balance est construite
Chaque mouvement de stock sous douane (réception, mise en bouteille, vente, autre entrée ou sortie…) est inscrit dans un « grand livre », avec le régime de l'entrepôt au moment du mouvement. La balance d'un mois est recalculée en rejouant tout l'historique : stock de début + entrées − sorties = stock de fin. Vous n'avez rien à resynchroniser entre deux déclarations. Le fichier suit le schéma officiel DTI+ viti de la douane (fichier « mouvements-balances »), avec les libellés fiscaux de la documentation en vigueur et les ventes avec droits acquittés distinguées des ventes en suspension.
Le vin en vrac peut aussi entrer dans la DRM dès la vendange, au lieu de la seule mise en bouteille : voir Cave › Douane.
Le stock de départ
Si du vin était déjà en stock avant que vous utilisiez Ok César, la balance de ce produit démarre à zéro. Un encadré jaune vous le dit : « Aucun mouvement antérieur trouvé pour N produit(s) — le stock de début de période est à 0. » Pour chaque produit concerné :
- Saisissez le volume dans le champ Stock initial (hL) (nombre supérieur à 0).
- Cliquez sur Enregistrer et confirmez « Enregistrer N hL de stock de départ au 01/09/2026 ? Il sera repris par toutes les DRM suivantes. ».
Le stock est inscrit au grand livre à la veille du mois : il compte comme stock de début de ce mois et des suivants, jamais comme une entrée.
Erreurs fréquentes
Avant de générer, Ok César refuse une déclaration incomplète, avec un message qui dit quoi faire :
| Message | Cause | Solution |
|---|---|---|
| « Le numéro d'accise de l'organisation doit faire 13 caractères (2 lettres + 11 alphanumériques) — Paramètres › Compte. » | N° d'accise absent ou mal saisi. | Corrigez-le dans Paramètres › Compte ou Cave › Douane. |
| « Libellé fiscal manquant pour : … » | Un produit mouvementé n'a pas de libellé fiscal. | Commercial › Produits › produit › Douane (DRM) › Libellé fiscal. |
| « Stock de fin de période négatif pour : … — vérifiez les mouvements du mois. » | Plus de sorties que d'entrées + stock de début. | Cherchez un mouvement oublié ou un stock de départ à saisir. |
| « Commentaire obligatoire manquant sur un mouvement "autre" pour : … » | Une « autre entrée / autre sortie » n'a pas de commentaire (exigé par CIEL). | Ajoutez le commentaire sur le mouvement de stock concerné, puis régénérez. |
| « Configuration CRD incomplète pour : … (Production › Matières sèches). » | Une capsule CRD n'a pas sa catégorie, son type ou sa centilisation. | Voir Capsules CRD. |
| « Volume (cl) manquant pour la centilisation CRD « Autre » de : … » | Centilisation « Autre » sans volume. | Saisissez le volume en cl. |
| « Centilisation CRD « Autre » à remplacer par le format de la liste officielle… » | Le format existe dans la liste officielle. | Choisissez ce format au lieu de « Autre ». |
| « Stock de capsules CRD négatif pour : … » | Plus de capsules utilisées que reçues. | Vérifiez vos réceptions de matières sèches. |
Deux alertes ne bloquent pas mais faussent la balance si vous les ignorez : « N mouvement(s) sans entrepôt connu, exclu(s) de la balance » (rattachez-les à un entrepôt, voir Cave › Douane) et « N produit(s) sans contenance renseignée » (convertis en 0 hL, y compris dans le fichier : renseignez la contenance avant de télécharger).
Et ensuite ?
Suivez les dépôts et les écarts sur la page Cave › Douane, et vérifiez vos chiffres sur toute l'année dans Rapports › Douane. La déclaration de récolte, elle, est décrite dans Déclaration de récolte.