Clients

Avant de commencer

Il faut le module Commercial. Rien d'autre n'est obligatoire pour créer un client, mais quelques réglages facilitent la suite : vos représentants, vos grilles tarifaires et vos catégories de clients (Paramètres › Catégories de clients, par exemple CHR, Caviste, Export). Vous pouvez aussi les créer plus tard.

Il n'existe pas de distinction « particulier » ou « professionnel » dans l'application : un partenaire est simplement de type Client (ou Prospect).

Ajouter un client

1. Ouvrez Commercial › Clients, puis cliquez sur + Ajouter un client.
2. Pour gagner du temps, tapez le nom ou le numéro SIREN/SIRET de la société dans Rechercher une entreprise (nom ou SIREN/SIRET) (au moins 3 caractères) et cliquez sur le bon résultat : l'adresse, le SIRET, le numéro de TVA et le code NAF se remplissent à partir de l'annuaire officiel des entreprises. Les champs que vous aviez déjà remplis ne sont jamais écrasés.
3. Renseignez au minimum le Nom de la société (obligatoire, signalé par une étoile).
4. Complétez si vous le souhaitez les autres rubriques : Informations de base, Adresse de facturation, Identifiants légaux, Livraison, Représentant commercial et Complémentaires.
5. Cliquez sur Ajouter le client : la fiche est créée et apparaît dans la liste.

Le même formulaire sert à modifier un client : ouvrez sa fiche, puis cliquez sur Modifier.

Les champs importants du formulaire

Retrouver un client dans la liste

La liste affiche, pour chaque client, son nom, sa localisation, la date de sa dernière commande et le Total HT facturé (historique) sur toute la durée. Le titre indique le nombre de clients (« Clients (12 / 340) » quand un filtre est actif).

• Le champ Rechercher un client (nom, email, ville, contact, SIRET) filtre au fil de la frappe.
• Le bouton Filtres ouvre un tiroir avec : Pays, Ville, Code postal (début) (par exemple « 21 » ou « 75008 »), Zone (France (CRD) ou Export (capsule neutre)), Catégorie, Représentant commercial, Grille tarifaire, Commandes (autorisées ou interdites), Dernière commande (période du… au…), Commandes passées (« A déjà commandé » ou « N'a jamais commandé »), E-mail (renseigné ou absent) et Client créé (période du… au…). Les filtres actifs s'affichent en pastilles que vous retirez une à une.
• La liste est découpée en pages ; choisissez le nombre de lignes par page en bas.

Sélectionner et exporter des clients

Une case à cocher figure sur chaque ligne, et une case d'en-tête coche tous les clients de la page. La sélection traverse les pages ; elle est abandonnée quand vous changez de recherche, de filtre ou de société. Le bouton Tout désélectionner la vide.

Le menu Actions ▾ propose trois choix, et rappelle leur périmètre (« N client(s) sélectionné(s) », « Les N client(s) filtré(s) » ou « Tous les clients (N) ») : sans sélection, ce sont tous les clients retenus par la recherche et les filtres, toutes pages confondues.

• Exporter les clients en Excel : fichier clients-AAAA-MM-JJ.xlsx (feuille « Clients »).
• Exporter les clients en CSV : fichier clients-AAAA-MM-JJ.csv, séparateur « ; », lisible directement dans Excel avec les accents.
• Copier les adresses e-mail : les adresses, séparées par « ; », sans doublon, prêtes à coller dans votre messagerie. Un client qui a plusieurs adresses les fournit toutes ; les adresses invalides sont écartées. Le message indique « N adresse(s) e-mail copiée(s) (M client(s) sans e-mail). »

Colonnes exportées : Code, Nom, Catégorie, Contact, E-mail, Téléphone, Portable, Adresse, Complément d'adresse, Code postal, Ville, Pays, SIRET, N° de TVA, Site web, Représentant. Les lignes sont triées par nom.

La fiche client

Cliquez sur le nom d'un client pour ouvrir sa fiche. En haut, trois boutons : Nouvelle commande (crée un brouillon de commande déjà rattaché à ce client et l'ouvre ; grisé si les commandes sont interdites), Dossier commercial (une synthèse : coordonnées, nombre de commandes, CA facturé TTC, reste à payer, cinq dernières commandes et factures) et Modifier.

Le panneau Détails (à droite, ou sous les onglets sur téléphone) résume les coordonnées, le représentant et son taux de commission, et la date « Client depuis ». Il contient aussi le bloc Prélèvement SEPA : si vous utilisez GoCardless, le bouton Créer un mandat de prélèvement génère un lien que vous envoyez au client pour qu'il autorise les prélèvements (le lien est valable 24 heures ; Obtenir le lien d'autorisation ou Demander un nouveau mandat en génère un autre).

Douze onglets organisent le reste :

• Interactions : le journal de vos échanges (Appel, Email, Visite, Dégustation, Note). Indiquez une date dans Relance le (optionnel) pour vous rappeler de recontacter le client, puis cliquez sur Marquer faite une fois la relance effectuée.
• Contacts : les personnes à joindre dans la société (nom, prénom, fonction, téléphone, e-mail).
• Commandes : l'historique du client. Sous le numéro de chaque commande figure « Facturée le … » ; à côté, la référence client (« Réf. … ») si vous en avez saisi une, l'état de règlement (Payée, Partiellement payée, Non payée, éventuellement « en retard », avec le reste à payer et l'échéance) et le montant HT. Le bouton Dupliquer recopie une commande.
• Réservations : les bouteilles mises de côté pour ce client — voir Réservations clients.
• Compte : la situation financière — quatre repères (Encours, Dont en retard, Plafond de crédit, Total réglé), puis ses factures (avec, sous chacune, la commande d'origine et sa référence client) et ses règlements. Détail dans Vues de travail, écran Factures et compte client.
• Tarifs négociés : la grille de base du client, ses conditions de paiement et ses prix particuliers (voir plus bas).
• Boutique pro : les accès du client à la commande en ligne et ce qu'il peut y voir — voir Boutique pro. Le contenu est réservé aux propriétaires et administrateurs.
• Habillages : les étiquettes et capsules propres à ce client, et la capsule France ou export (voir plus bas).
• Marques & sous-clients : « Marques associées » relie ce client à une ou plusieurs marques de votre catalogue (pour choisir la marque sur une ligne de commande). « Sous-clients » sert à un grossiste ou importateur qui revend sous plusieurs de vos marques à des destinataires différents ; chaque sous-client peut avoir une marque par défaut.
• Assurance / Risque : plafond de crédit, case « Client couvert par l'assurance-crédit » et notes de risque.
• Top produits : les quinze produits les plus commandés par ce client.
• Statistiques : nombre de commandes, CA facturé TTC, panier moyen HT, montant réglé, reste à payer, interactions enregistrées.

Régime de TVA

La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est de 20 % en France, mais certaines ventes sont exonérées. Dans Modifier › Identifiants légaux, le champ Régime de TVA vaut par défaut Automatique (selon le pays et le n° de TVA) : Ok César le déduit tout seul de la fiche.

• Pays de livraison hors Union européenne : vente exonérée (exportation).
• Pays d'un autre État membre de l'Union européenne avec un numéro de TVA intracommunautaire de ce pays : livraison intracommunautaire exonérée (le client déclare la TVA chez lui). Sans numéro de TVA, la TVA française s'applique.
• France, Monaco, outre-mer ou pays non reconnu : TVA française (l'outre-mer n'est jamais décidé automatiquement).

Pour imposer un régime, choisissez Export hors Union européenne (exonéré) ou Livraison intracommunautaire (exonérée) : ce choix explicite prime sur le calcul automatique. Les lignes de la commande passent alors à 0 % de TVA, avec la mention légale d'exonération sur la facture et dans le Factur-X. Pour une vente au comptoir (Point de vente), seul ce choix explicite compte : la marchandise est remise sur place.

Si votre société est entrepositaire agréée (elle a un numéro d'accise), Ok César propose aussi, à la création de la commande ou au changement de client, des droits suspendus (export, ou client titulaire d'un numéro d'accise) ou acquittés (les autres), et un code de destination pour le DAE. Ce sont des valeurs proposées, que vous pouvez modifier sur la commande — voir Expéditions et documents douaniers.

Conditions de paiement du client

Dans l'onglet Tarifs négociés, le bloc Conditions de paiement propose deux listes : Mode de paiement (Espèces, Chèque, Virement, Carte, Prélèvement SEPA, Autre) et Délai de paiement (Comptant, À réception, 15 jours, 30 jours fin de mois, 60 jours… jusqu'à 120 jours). Elles s'enregistrent dès que vous les changez.

Ces conditions s'appliquent aux prochaines commandes, factures proforma et factures de ce client, et restent modifiables commande par commande. Sans choix, ce sont celles de sa grille tarifaire, à défaut celles des Options des factures de la société. L'ordre de priorité est : la commande, puis la fiche client, puis la grille, puis la société.

Capsule France ou export

Pour les vins en capsule, la bonne capsule dépend du client : la capsule France (CRD, capsule représentative de droits, qui atteste que les droits ont été payés) ou la capsule neutre d'export. Dans l'onglet Habillages › Consignes générales, la liste Capsule propose :

• Automatique (selon le pays de livraison) : France (et Monaco) = CRD ; tout autre pays = capsule neutre. Un pays inconnu ou l'outre-mer reste en CRD.
• France (CRD) ou Export (capsule neutre) : pour forcer l'une ou l'autre.

À la commande, la capsule retenue et sa nature (CRD ou neutre) apparaissent sur le bon de préparation, l'écran de préparation, la facture et la proforma, et le stock de capsules consommé suit. Les habillages par défaut d'un produit ou d'une marque peuvent porter deux capsules (France et export) ; un habillage propre à un client n'en porte qu'une, valable partout. Le filtre Zone de la liste des clients porte sur ce choix explicite.

Tarifs négociés

Dans l'onglet Tarifs négociés, la liste Grille de base appliquée fixe la grille tarifaire du client. Le tableau en dessous montre, variante par variante, le Prix grille et une colonne Tarif négocié HT : saisissez un prix pour remplacer celui de la grille pour ce client uniquement (videz la case pour revenir à la grille). Ces tarifs sont proposés en priorité sur ses lignes de commande (voir Tarifs & grilles tarifaires). Les variantes non commercialisables n'apparaissent pas.

Représentant et commission

Un client est rattaché à un seul représentant à la fois. Vous pouvez fixer, pour ce client, un taux de commission spécifique, prioritaire sur le taux par défaut du représentant — voir Représentants.

Interdire les commandes, plafond de crédit

Le plafond de crédit (onglet Assurance / Risque) et la couverture assurance-crédit restent des repères : un dépassement s'affiche sur la fiche commande (« Plafond de crédit dépassé : … ») et dans l'onglet Compte, sans bloquer la commande.

Importer vos clients depuis un fichier

Si vous avez déjà un fichier clients (Excel ou CSV, par exemple l'export de votre ancien logiciel), importez-le dans Paramètres › Imports › Commercial › Clients (étape 1). Téléchargez d'abord le modèle, puis suivez l'aperçu décrit dans Référentiels & imports.

• La relance de l'import ne crée pas de doublons : un client déjà présent (même code, sinon même nom) est mis à jour avec les valeurs du fichier. Une cellule vide ne vide jamais une information existante.
• Les représentants, grilles tarifaires et catégories de clients cités dans le fichier sont repris s'ils existent déjà, et créés à la volée sinon (avec des réglages par défaut à compléter ensuite).
• Si le fichier contient une colonne « Date de création », elle est reprise (et jamais réécrite lors d'une mise à jour) ; une adresse e-mail invalide est ignorée et comptée dans le compte rendu.
• Importez vos clients et vos produits avant les commandes : les commandes se rattachent à eux.

Erreurs fréquentes

• Le bouton « Nouvelle commande » est grisé : les commandes sont interdites pour ce client. Ouvrez Modifier et décochez « Interdire les commandes pour ce client ».
• Un client importé n'a pas la bonne grille ou le bon représentant : vérifiez l'orthographe du nom dans le fichier ; un nom différent crée une nouvelle grille ou un nouveau représentant.
• Une facture sort avec de la TVA alors que le client est à l'export : vérifiez le pays de livraison et le Régime de TVA de la fiche.

Et ensuite ?

Créez une première commande dans Commandes, ou ouvrez la commande en ligne à vos clients professionnels avec la Boutique pro.