À quoi ça sert ?
Un prospect est une personne ou une entreprise qui n'a pas encore acheté chez vous : un caviste rencontré en salon, un restaurateur qui a goûté un échantillon… Le pipeline (littéralement le « tuyau » de vente) range ces contacts dans six colonnes, selon l'avancement de la discussion. D'un coup d'œil, vous voyez à qui écrire, qui attend une proposition et qui est devenu client.
Avant de commencer
Il suffit d'avoir accès au module Commercial. Pour passer ensuite de la discussion à la vente, voir Commandes.
Les six colonnes
| Colonne | Usage courant |
|---|---|
| Prospect | Contact repéré, pas encore sollicité. |
| Contacté | Premier échange réalisé (appel, e-mail, visite). |
| Qualifié | Il est intéressé et pourrait vraiment acheter. |
| Proposition envoyée | Vous lui avez transmis vos tarifs ou un devis. |
| Gagné | Il a commandé : c'est un client. |
| Perdu | Le contact n'aboutira pas. |
Le sens de chaque colonne est une convention : Ok César ne déclenche rien tout seul quand vous changez d'étape. Le nombre de contacts de chaque colonne est affiché entre parenthèses.
Ajouter un prospect
- Ouvrez Commercial › Pipeline.
- Cliquez sur + Ajouter un prospect, en haut à droite.
- Dans la fenêtre, saisissez le Nom (le seul champ obligatoire, marqué d'une étoile), puis cliquez sur Ajouter le prospect.
- Une carte apparaît dans la colonne Prospect. Adresse, e-mail et téléphone se complètent ensuite sur sa fiche, dans Clients.
Le pipeline n'affiche que les contacts ajoutés avec + Ajouter un prospect. Vos clients habituels (importés ou créés ailleurs) ne s'y trouvent pas : ils restent dans Commercial › Clients.
Faire avancer un prospect
Il n'y a pas de glisser-déposer. Pour changer de colonne :
- Cliquez sur la carte du prospect : un panneau de détail s'ouvre à droite (sous le tableau sur un petit écran).
- Dans le champ Étape, choisissez la nouvelle étape : la carte change de colonne aussitôt.
- Pour fermer le panneau, cliquez sur le × en haut à droite.
Noter un échange et programmer une relance
Dans le panneau du prospect, la zone Nouvelle interaction sert de carnet de bord :
- Choisissez le type : Appel, Email, Visite, Dégustation ou Note.
- Vérifiez la date (celle du jour par défaut).
- Renseignez le Sujet (court) et les Notes (ce qui s'est dit).
- Si vous voulez vous rappeler de le recontacter, remplissez Relance le (optionnel) avec une date.
- Cliquez sur Ajouter.
L'Historique du prospect liste tous ses échanges, du plus récent au plus ancien. La carte du tableau n'affiche que le dernier (type et date).
Le bandeau « Relances à faire »
En haut de la page, un bandeau rassemble toutes les relances que vous avez programmées et qui ne sont pas encore faites, la date la plus proche en premier. Chaque ligne a un bouton Marquer faite : cliquez dessus une fois le contact repris, la ligne disparaît du bandeau (l'historique garde la mention « faite »). Le même rappel s'affiche, filtré sur un seul contact, dans l'onglet Interactions de sa fiche client.
Ok César n'envoie aucun e-mail ni SMS tout seul : le bandeau est une simple liste de rappels. C'est à vous de regarder la page régulièrement.
Exemple
Vous rencontrez Mme Martin, qui tient une cave à Lyon, au salon du vin. Le soir, vous cliquez sur + Ajouter un prospect et tapez « Cave Martin ». Vous ouvrez sa carte, choisissez l'étape Contacté, ajoutez une interaction de type Visite (sujet « Salon de Lyon », notes « aime les blancs secs ») avec une relance dans quinze jours. Le bandeau vous la rappelle, avec sa date : le moment venu, vous l'appelez, vous passez la carte en Proposition envoyée et vous cliquez sur Marquer faite.
Questions fréquentes
- « Mon client n'apparaît pas dans le pipeline. » Seuls les contacts ajoutés avec le bouton + Ajouter un prospect y sont suivis. Consultez vos autres clients dans Commercial › Clients.
- « Une relance a disparu du bandeau. » Elle a été marquée faite. Elle reste visible dans l'historique du contact.
- « Le contact est devenu client, que faire ? » Passez sa carte à Gagné, puis saisissez sa commande.
Et ensuite ?
Enregistrez sa première commande (voir Commandes), ou complétez sa fiche dans Clients. Pour une vue d'ensemble, lisez le parcours d'une vente.