Représentants

Avant de commencer

Il faut le module Commercial. Ne confondez pas les représentants (commerciaux payés à la commission, gérés ici) avec les membres de votre équipe qui se connectent à Ok César (gérés dans Paramètres › Membres et droits) : les objectifs de vente, eux, portent sur les membres (voir Objectifs commerciaux).

Ajouter un représentant

Ouvrez Commercial › Représentants, puis cliquez sur + Ajouter un représentant.
Renseignez le Nom (obligatoire), le prénom, l'e-mail, le téléphone et sa Zone de travail (texte libre, par exemple « Bourgogne »).
Indiquez le Taux de commission par défaut (%), compris entre 0 et 100. Exemple : 5 pour une commission de 5 % du chiffre d'affaires hors frais de port.
Laissez la case Actif cochée.
Dans Notifications email, cochez les envois dont il doit recevoir une copie lorsqu'ils partent à ses clients : Devis, Facture ProForma, Facture, Relance (tout est coché par défaut).
La rubrique Facturation (nom de la société, adresse, pays, portable, site web) sert à l'adresser sur son relevé de commissions.
Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez ensuite sur une ligne pour modifier un représentant, ou sur la croix pour le supprimer. Chaque ligne affiche aussi son nombre de clients et son taux. Un représentant inactif garde son historique et continue de toucher des commissions sur les factures de ses clients.

Rattacher des clients

Ouvrez la fiche d'un client (Modifier › Représentant commercial) et choisissez le Représentant affecté. Vous pouvez, pour ce client seulement, saisir un Taux de commission spécifique (%) : il prime sur le taux par défaut. Un client n'a qu'un seul représentant à la fois. Voir Clients.

Lire le relevé de commissions

Sur la même page, descendez à la rubrique Relevé de commissions.
Choisissez la périodicité : Mensuel (sélecteur « Mois du relevé ») ou Trimestriel (trimestre civil : 1er trimestre janvier–mars, etc., et année).
Le tableau donne, par représentant : le nombre de Clients, le CA HT hors transport et la Commission. Cliquez sur un nom pour déplier le détail par client (chiffre d'affaires, taux, commission).
Cliquez sur Relevé PDF pour télécharger le document de ce représentant sur la période, à lui remettre ou à rapprocher de sa facture de commission. Il détaille facture par facture et reprend la base de calcul.

Comment la commission est calculée

Base : le montant HT des factures et avoirs émis sur la période (hors brouillons et factures annulées), hors frais de port. Un avoir vient réduire la base : un avoir sans détail est déduit en totalité.
Taux : celui du client s'il a un taux spécifique, sinon le taux par défaut du représentant.
Exemple : une facture de 1 000 € HT dont 40 € de transport, taux de 5 % : la base est de 960 € et la commission de 48 €. Un avoir de 200 € HT sur la même période ramène la base à 760 € et la commission à 38 €.

Figé à l'émission

Au moment où une facture est émise, Ok César y enregistre le représentant et le taux de commission applicables. Si vous changez ensuite le représentant d'un client ou son taux, les relevés des factures déjà émises ne bougent pas ; seules les prochaines factures suivent le nouveau réglage. Les avoirs, eux, sont toujours lus avec la situation actuelle du client. Les factures les plus anciennes, émises avant ce fonctionnement, sont calculées avec la situation actuelle.

Et ensuite ?

Consultez les ventes réalisées dans Objectifs commerciaux et les chiffres globaux dans Chiffre d'affaires & trésorerie.