Avant de commencer
- La Boutique pro est une option payante du module Commercial (voir Abonnement : modules, options et sièges). Sans l'option, l'écran de réglage affiche que le module est verrouillé.
- Il faut des produits dont les variantes sont cochées Commercialisable, des prix (grille ou tarifs négociés) et des fiches client.
- Seuls les propriétaires et administrateurs règlent la boutique et gèrent les accès des clients.
La Boutique pro ne remplace pas la saisie de commande par vos commerciaux : elle la complète pour les clients qui préfèrent passer commande eux-mêmes, à toute heure.
Le principe en quatre lignes
- Vous autorisez des adresses e-mail sur la fiche de chaque client (acheteur, comptabilité…). Il n'y a pas de mot de passe : le client reçoit un lien de connexion par e-mail.
- Il voit votre catalogue à ses prix : son tarif négocié, sinon sa grille tarifaire, sinon la grille par défaut de votre société.
- Il remplit son panier, choisit livraison et paiement, accepte vos conditions de vente et valide.
- La commande arrive chez vous en brouillon, marquée 🛒 Site pro. Rien n'est facturé ni sorti du stock tant que vous ne l'avez pas validée.
1. Activer la Boutique pro
- Dans Paramètres › Abonnement, ajoutez l'option Boutique pro (son prix mensuel est affiché sur la page).
- Ouvrez Paramètres › Clients et ventes › Boutique pro et cliquez sur Activer la boutique pro. Le voyant passe à « Boutique pro active ».
- L'adresse à communiquer à vos clients s'affiche, de la forme …/pro/votre-identifiant. Vous pouvez modifier l'Identifiant public (cliquez sur Enregistrer à côté du champ) ; c'est l'identifiant de votre société utilisé dans toutes les adresses publiques.
Désactiver ferme la boutique sans rien supprimer : l'adresse répond alors comme une page introuvable.
2. Régler la boutique (Paramètres › Clients et ventes › Boutique pro)
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Transporteurs proposés | Cochez un ou plusieurs transporteurs. Le client choisit parmi ceux qui desservent son adresse. Le tarif de chacun est calculé avec ses zones et ses paliers, selon le nombre de bouteilles et le département de livraison. |
| Entrepôt d'expédition | Entrepôt de départ des commandes, ou « Aucun (répartition automatique) ». |
| Franco de port (€ HT de marchandises) | Montant de marchandises HT à partir duquel le transport est offert (le franco de port). Vide = jamais offert. Le panier indique au client ce qu'il lui manque pour l'atteindre. |
| Commande minimum (€ HT) | En dessous, le client ne peut pas valider ; le panier affiche le motif. Vide = aucun minimum. |
| Proposer l'enlèvement au domaine (sans frais de transport) | Ajoute « Enlèvement au domaine (sans frais de transport) » en plus de la livraison. |
| Gérer le stock dans la boutique | Coché : une référence sans stock est indiquée « Épuisé » et ne peut pas être commandée. Décoché : aucune référence n'est jamais épuisée et le stock ne bloque aucune commande — à choisir si vous ne tenez pas votre stock à jour. |
| Lien vers vos conditions générales de vente, Conditions de vente (texte libre), Informations de livraison | Dès qu'un lien ou un texte est renseigné, le client doit cocher « J'ai lu et j'accepte les conditions de vente » ; l'acceptation est datée sur la commande. Un texte de base est proposé (modèle général de vente entre professionnels, à relire et à adapter à votre domaine ; vous pouvez l'effacer). Les informations de livraison (délais, jours de tournée…) sont libres et s'affichent en pied de page. |
Cliquez sur Enregistrer les réglages : « Enregistré. » s'affiche. Si aucun transporteur ne dessert l'adresse du client, la commande part avec des frais de transport « à confirmer » : vous les ajoutez à la main sur la fiche commande.
3. Préparer le catalogue
- La boutique propose les variantes cochées Commercialisable dans Commercial › Produits. Une variante dont le millésime n'est pas commercialisé (ou est archivé) est masquée, même si sa propre case est cochée. Une référence sans prix pour le client (ni tarif négocié, ni grille) n'est pas proposée : elle n'est jamais vendue à 0 €.
- Photos et fiche technique : dans la page de réglage, cliquez sur Photos et descriptions des produits →. Les références sont listées par catégorie. Ouvrez-en une pour ajouter jusqu'à 8 photos (Ajouter des photos ; la première sert de vignette dans le catalogue), déposer une fiche technique au format PDF (Déposer un PDF, puis Remplacer le fichier ou Retirer) que le client télécharge depuis la fiche produit, et rédiger la Description pour la boutique (à défaut, la description de la fiche produit est reprise). Sans photo, la boutique reprend la photo de l'étiquette de l'habillage par défaut.
- Cacher une référence à tous vos clients professionnels : dans cette même liste, décochez Visible devant la référence (elle s'affiche alors « Cachée aux professionnels » mais reste disponible pour vos autres canaux). Pour la cacher à un seul client, voir l'étape 4.
4. Personnaliser l'apparence
Dans la page de réglage, cliquez sur Personnaliser l'apparence (logo, couleurs, image d'accueil, textes) →. Un aperçu se met à jour pendant vos choix ; rien n'est visible de vos clients avant d'avoir cliqué sur Enregistrer.
- Logo et image d'accueil : un logo (PNG à fond transparent conseillé) affiché dans l'en-tête et une bannière large (par exemple une photo de vos vignes). Formats JPEG, PNG ou WEBP, 8 Mo au maximum chacun.
- Couleurs et police : cinq palettes toutes faites (Bordeaux, Vigne, Champagne, Ardoise, Nuit) ou vos propres couleurs de fond et de boutons et liens (code du type #7b1e3a), et une police Moderne ou Classique. Un message vous prévient si la couleur choisie se lit mal sur le fond.
- Textes : Titre d'accueil, Message d'accueil, Bandeau d'annonce (affiché en haut de toutes les pages : fermeture annuelle, par exemple) et Pied de page (coordonnées, horaires, contact commercial).
Le pied de page de la boutique affiche en permanence la mention légale sur l'alcool, vos conditions générales de vente si vous en avez, vos informations de livraison, votre texte de pied de page et la mention « Propulsé par okcesar.fr ».
5. Donner l'accès à un client
Ouvrez la fiche client (Commercial › Clients), onglet Boutique pro. Il indique l'adresse de la boutique et propose deux blocs.
Accès à la boutique pro
- Saisissez l'Adresse e-mail de la personne (et son nom, facultatif), puis cliquez sur Ajouter l'accès. Un client peut avoir plusieurs adresses.
- Lisez l'encart orange qui apparaît (voir ci-dessous), puis cliquez sur Envoyer l'invitation : la personne reçoit un e-mail qui lui donne l'adresse de la boutique.
Pour chaque accès, vous voyez sa dernière connexion (ou « jamais connecté »), et pouvez Désactiver / Réactiver (coupe aussi les sessions en cours) ou Supprimer. Si « Interdire les commandes » est coché sur le client, la boutique lui refuse toute commande.
Après chaque ajout d'accès, un encart rappelle de contrôler les bonnes références visibles (par défaut, tout le catalogue commercialisable est proposé) et les bons tarifs (tarifs négociés, sinon grille du client — onglet « Tarifs négociés »). Cliquez sur J'ai vérifié une fois fait.
Catégories et références visibles pour ce client
Décochez une catégorie entière (Accessoires, Œnotourisme, Divers…) ou des références une à une : le client ne les voit pas et ne peut pas les commander. Une catégorie décochée le reste pour les produits ajoutés plus tard. Les références restent disponibles pour vos autres clients. Tout afficher remet tout à zéro ; le compteur indique « N visibles sur M ». Cliquez sur Enregistrer.
6. Ce que voit et fait le client
- Connexion : sur « Espace professionnels », il saisit son adresse e-mail et clique sur Recevoir mon lien de connexion. Le lien est valable 15 minutes, à usage unique ; la session dure ensuite 30 jours. Pour ne rien révéler, la page répond toujours « Si cette adresse a un accès… », qu'elle en ait un ou non.
- Catalogue : une vignette par produit, avec recherche, filtres par catégorie, et le prix « dès … HT ». Un rappel indique la commande minimum et le franco de port.
- Fiche produit : choix du millésime, puis du format. Pour chaque format : le prix HT, la mention « Épuisé » le cas échéant, le lien « Fiche technique (PDF) », des boutons de quantité rapide +3 / +6 / +12 ou une saisie libre, puis Ajouter.
- Panier : quantités modifiables, total par ligne, puis :
- Livraison à l'adresse de son compte (pour la modifier, il contacte le domaine) avec le transporteur de son choix et son tarif, ou enlèvement au domaine ;
- Paiement : « Aux conditions habituelles de mon compte », ou « Par carte bancaire, à régler sur la facture » (proposé seulement si Stripe est connecté et actif) ;
- un commentaire facultatif pour le domaine, l'acceptation des conditions de vente, puis Valider la commande.
- Le récapitulatif affiche marchandises HT, transport (« Offert », montant ou « À confirmer »), total HT, TVA et total TTC. Un article épuisé doit être retiré avant de valider.
- Mes commandes : historique avec statut, facture, reste à payer et échéance ; le détail d'une commande reprend lignes, remises, livraison et paiement choisi.
Sous le bouton de validation, le client lit : « Votre commande est transmise au domaine : elle doit être validée par son service commercial avant d'être préparée. » Aucun paiement n'est prélevé à la commande.
7. Recevoir et traiter les commandes
- Vous êtes prévenu dans l'application ; si les alertes par e-mail sont activées (Paramètres › Notifications), vous recevez aussi un e-mail « Nouvelle commande boutique pro » avec le client, le montant, la livraison, le paiement choisi et un bouton Ouvrir la commande.
- Dans Commercial › Commandes, la commande est en brouillon avec le badge 🛒 Site pro (filtre Origine : « Boutique pro »). Contrôlez-la, ajustez-la si besoin (frais de transport à confirmer par exemple), puis traitez-la comme n'importe quelle commande : validation par le service commercial, expédition, facture aux conditions de paiement du client.
- Le client suit les statuts : « Reçue — en attente de validation », « En cours de validation » (si votre société soumet les commandes à l'administration, voir Paramètres › Soumission à l'administration), « Validée », « Facturée » ou « Annulée ».
- Si le client a choisi la carte, il peut payer la facture depuis « Mes commandes » (« Payer par carte ») dès qu'elle est émise ; le règlement est enregistré comme pour un lien de paiement.
Erreurs fréquentes
- Le client ne voit aucun produit (« Aucune référence n'est disponible pour votre compte pour le moment ») : vérifiez que les variantes sont commercialisables (et leur millésime), qu'un prix existe pour ce client et que les catégories ne sont pas toutes décochées sur sa fiche.
- Une référence manque pour un seul client : elle est peut-être décochée dans l'onglet Boutique pro de sa fiche, ou sans prix dans sa grille.
- « Épuisé » alors que vous avez du stock : le stock suit le stock commercial ; si vous ne le tenez pas à jour, décochez « Gérer le stock dans la boutique ».
- Le lien de connexion ne marche plus : il dure 15 minutes et ne sert qu'une fois ; le client en redemande un.
- Le transport apparaît « À confirmer » : aucun transporteur coché ne dessert l'adresse du client (zone ou palier manquant) ; ajoutez les frais sur la commande.
Et ensuite ?
Traitez la commande reçue dans Commandes, puis préparez et facturez-la comme d'habitude : Facturation et avoirs.