Un lot regroupe toutes les unités conditionnées en une même opération, avec un numéro (par exemple L2026-003) qui sert de référence pour la traçabilité. Une variante est un produit + un millésime + un contenant (par exemple « Rouge 2024 — Bouteille 75 cl »). Voir le glossaire.
Avant de commencer
- Une cuve qui contient du vin avec un volume connu (Plan de cuverie).
- Une variante créée dans Commercial › Produits (Produits). Sans elle, la fenêtre vous prévient : « Aucune variante produit n'existe. »
- Un entrepôt actif pour stocker les bouteilles (Stock et entrepôts).
- Pour la mise en bouteille, les matières sèches (bouteilles vides, bouchons, étiquettes) en stock si vous voulez qu'elles se décomptent automatiquement (Matières sèches).
Il faut le module Production, inclus avec le module Cave : l'onglet Lots se trouve dans la Cave.
Créer un lot
- Ouvrez Cave › Lots et cliquez sur + Nouveau lot. (Vous pouvez aussi passer par l'étape « Mise en bouteille » du panneau d'une cuve : Vinification.)
- Choisissez le Type de sortie : Mise en bouteille, Vrac, BIB (bag-in-box) ou Tiré-bouché.
- Vérifiez le Numéro de lot, proposé automatiquement sous la forme
L2026-001(année puis compteur) ; modifiez-le si vous avez votre propre numérotation. - Choisissez la Date, la Cuve source (seules les cuves qui ont un volume sont proposées) et le Produit / millésime / contenant.
- Saisissez la Quantité. L'Unité se remplit toute seule : le contenant de la variante pour les bouteilles (« Bouteille (75 cl) », « Magnum (1,5 l) »…), hL pour le vrac.
- Choisissez l'Entrepôt de stockage. Dès qu'un entrepôt existe, il est obligatoire : sans entrepôt, le stock n'apparaîtrait pas dans la DRM.
- Laissez cochée la case Vider la cuve source après la sortie si tout le vin part ; décochez-la pour un lot partiel (le reste de la cuve est conservé).
- Cliquez sur Créer le lot.
Une cuve de 8 hL, un lot de 1 000 bouteilles de 75 cl : cela représente 7,5 hL (1 000 × 0,75 L). Case décochée, il reste 0,5 hL dans la cuve et 1 000 bouteilles entrent dans le stock de l'entrepôt choisi.
Ce que fait Ok César pour vous
- Contrôle le volume avant d'écrire quoi que ce soit. Si le lot représente nettement plus de vin que ce que contient la cuve (plus de 5 % de dépassement), il est refusé : « Ce lot représente 9 hL, plus que le contenu de la cuve (8 hL). Corrigez la quantité, ou le volume de la cuve si elle en contient davantage. » Pour un léger dépassement, le lot passe avec un avertissement et la cuve est vidée. Une quantité nulle ou négative est refusée (« La quantité doit être supérieure à 0. »).
- Retire de la cuve le volume sorti (ou la vide, si la case est cochée), en gardant la provenance des parcelles proportionnellement, ce qui permet des mises en bouteille partielles successives sans fausser le coût de revient réel.
- Ajoute une ligne dans le journal de la cuve.
- Crédite le stock commercial du produit dans l'entrepôt choisi, et enregistre un mouvement de stock pour la douane (accises).
- Pour une mise en bouteille uniquement, consomme les matières sèches de l'habillage du produit (celui de la marque en priorité, sinon l'habillage par défaut du produit). Si un stock passe en négatif, la création n'est pas bloquée : un avertissement s'affiche.
- Si une étape échoue en cours de route, les précédentes sont défaites : vous n'obtenez pas un lot à moitié créé.
Le poids net et la tare d'une variante (utilisés sur le bon de préparation et les documents douaniers) se reprennent du contenant (Paramètres › Contenants) tant que la variante n'a pas les siens ; à défaut, la règle 1 L = 1 kg s'applique. La fiche de la variante affiche alors la valeur « (hérité du contenant) ».
Numéro de lot déjà utilisé
Un numéro déjà pris n'est jamais refusé (il est normal de garder le même numéro pour plusieurs cuves d'un assemblage), mais Ok César vous prévient : deux lots sous le même numéro rendront un rappel moins précis.
Retrouver ses clients : le rapport de rappel
En cas de problème sur un lot, vous devez pouvoir dire à qui il a été livré.
- À chaque expédition, ouvrez la commande dans Commercial › Commandes, carte des expéditions, et cliquez sur Renseigner le lot à côté de la ligne. Choisissez le lot parmi ceux de la même variante (ou « Aucun lot renseigné »). C'est modifiable à tout moment, même après l'expédition ; le lot apparaît aussi sur le bon de préparation.
- En cas de rappel, dans Cave › Lots, cliquez sur Rapport de rappel en bout de ligne du lot concerné.
- Ok César télécharge un fichier CSV
rappel-lot-…csv(Lot, Niveau, Date d'expédition, Expédition, Commande, Client, Quantité).
Le fichier distingue deux niveaux : Lot renseigné (certain : le lot est noté sur la ligne livrée) et À vérifier (même variante, lot non renseigné) (des bouteilles de la même variante expédiées après la mise en bouteille, mais sans lot noté : le vin peut venir d'un autre lot). Plus vous renseignez les lots à l'expédition, plus la liste est précise.
Corriger ou supprimer un lot
Un lot ne se modifie pas : si la quantité, le produit, l'entrepôt ou la date sont faux, supprimez-le puis recréez-le. Cliquez sur le × en bout de ligne et confirmez. Ok César défait alors ses effets : bouteilles retirées du stock, mouvement douane supprimé, matières sèches remises en stock, volume rendu à la cuve (par exemple 8 hL → 7,25 hL après suppression d'un lot de 100 bouteilles de 75 cl).
- Seuls les lots du mois en cours se suppriment : « Ce lot date d'un mois précédent, déjà couvert par une déclaration (DRM) : il ne peut plus être supprimé. Enregistrez un mouvement de stock correctif. »
- Si la cuve avait été entièrement vidée par ce lot, son contenu n'est pas reconstitué : « La cuve … avait été vidée par ce lot : son contenu (volume, appellation, millésime…) n'est pas reconstitué, ressaisissez-le sur la cuve. »
- Il faut le droit de suppression sur le module Production : sinon « Vous n'avez pas les droits nécessaires pour supprimer ce lot. »
Le stock sur la page Lots
Le tableau « Stock actuel » en haut de page résume le stock par produit et par entrepôt ; le lien Voir le détail (disponible/réservé) → ouvre l'écran complet (Stock commercial).
Erreurs fréquentes
| Ce que vous voyez | Cause et solution |
|---|---|
| « Aucune cuve avec du contenu n'est disponible. » | Aucune cuve n'a de volume. Remplissez d'abord une cuve dans Cave › Cuves. |
| « Choisissez l'entrepôt où entre ce stock… » | Sélectionnez un entrepôt de stockage. |
| « Cet entrepôt est archivé : choisissez un entrepôt actif… » | Un entrepôt archivé n'accepte plus de stock : choisissez-en un autre ou désarchivez-le. |
| « Contenance inconnue pour l'unité … » | Le contenant de la variante n'a pas de volume : le vin n'a pas été retiré de la cuve. Renseignez la contenance dans Paramètres › Contenants puis ajustez le volume de la cuve. |
Et ensuite ?
Vos bouteilles sont en stock : vendez-les depuis Commandes, et gardez un œil sur les matières sèches.