Ce catalogue (« produits commerciaux ») concerne vos vins finis, prêts à la vente. Il n'a aucun lien avec les produits phytosanitaires et fertilisants du module Vigne, qui vivent dans un catalogue séparé (fiches E-Phy, AMM, doses…).
Avant de commencer
- Créez vos contenants (Bouteille 75 cl, Magnum, Bib…) dans Paramètres › Contenants : ce sont les formats proposés pour chaque variante. Si vous n'en avez aucun, le formulaire d'une variante propose + Créer un contenant sur place (nom et volume en litres).
- Vos appellations (Paramètres › Appellations) alimentent la liste de suggestions du champ « Mention valorisante ».
- L'écran Produits reste accessible à un domaine qui a le module Cave sans le module Commercial.
Comprendre la hiérarchie
- Le produit est le vin : « Chablis Premier Cru », « Crémant brut ».
- Le millésime est l'année de récolte : 2022, 2023. Il porte le degré d'alcool.
- La variante est une combinaison contenant (format) d'un millésime : « 2022 en Bouteille 75 cl », « 2022 en Magnum ». C'est la variante que l'on commande, que l'on tarife et que l'on stocke.
Un produit sans millésime (accessoire, prestation, crémant non millésimé) a directement des variantes, sans créer de millésime.
Créer un produit pas à pas
- Ouvrez Commercial › Produits, puis cliquez sur + Ajouter un produit.
- Saisissez le Nom du produit (obligatoire), la Couleur (Rouge, Blanc, Rosé), le Type de produit et la Catégorie : Vins, Œnotourisme, Accessoires ou Divers.
- Dans Appellation & origine, renseignez si besoin le signe INAO, la mention valorisante (choisie dans vos appellations), le pays, la revendication, la zone viticole et la gamme.
- Dans Douane (DRM), le Libellé fiscal classe le produit pour la déclaration mensuelle (DRM) : le bouton Suggérer en propose un d'après vos réponses. La Contenance (L / unité de stock) et le Seuil de stock bas (alerte si le stock total passe en dessous ; vide = pas d'alerte) complètent la rubrique.
- La Référence, le Code interprofession et la Description sont facultatifs. La description est affichée publiquement dans la boutique (et reprise par défaut dans la Boutique pro) : n'y mettez pas de note interne.
- Enregistrez. Le produit apparaît dans l'onglet de sa catégorie.
Ajouter un millésime et des variantes
- Cliquez sur le nom du produit pour le déplier.
- En bas de la rubrique Millésimes, saisissez l'Année et le Degré % vol., puis cliquez sur Ajouter un millésime. La case Reprendre les contenants et prix du millésime précédent (cochée par défaut dès que le produit a déjà un millésime) recopie les variantes et les prix de l'année précédente : très pratique à chaque nouvelle récolte.
- Sous le millésime, dans Variantes de ce millésime, saisissez un SKU (votre code article), choisissez un Contenant, puis cliquez sur Ajouter.
- Pour un produit non millésimé, utilisez la rubrique Variantes (produit non millésimé) au-dessus : même principe, sans millésime.
Le crayon ✎ ouvre le détail de chaque niveau ; rien n'est figé à la saisie initiale. Le champ Code-barre (scan) de chaque variante s'enregistre dès que vous quittez la case ; il sert à la vérification par scan en préparation de commande.
Le détail d'une variante
| Rubrique | Champs |
|---|---|
| Identification | SKU (code article), Code barre, Contenant. |
| Réglementaire | Nomenclature NC8 (code douanier du produit), Code Vinicole Interprofessionnel, Canadian Standard Product Code, TTB ID - COLA (États-Unis) : utiles à l'export. |
| Poids & vente | Poids Net (kg), Tare (kg), Unité de vente. |
| Visibilité | Points de vente, Entrepôts, case Commercialisable, case Synchroniser vers WooCommerce. |
Poids net et tare sont hérités du contenant. Si vous laissez les cases vides, Ok César reprend le poids net et la tare définis pour le contenant dans Paramètres › Contenants (la valeur héritée s'affiche en grisé dans la case) ; à défaut de poids pour le contenant, il applique la règle 1 litre = 1 kg pour le poids net. Le Poids Net est celui du liquide ; la Tare est celle de la bouteille avec son bouchon et ses étiquettes, sans le liquide. Ces poids servent aux documents d'expédition.
La case Synchroniser vers WooCommerce envoie le nom, le prix, le stock et le SKU de la variante vers votre boutique WooCommerce connectée (Paramètres › Intégrations) environ toutes les 20 minutes. En cas d'échec, un badge « Échec WooCommerce » s'affiche sur la variante.
Commercialisable, archivé, supprimé : quelle différence ?
| Action | Effet |
|---|---|
| Décocher Commercialisable sur une variante | La variante disparaît de la recherche produit des commandes, de la page Tarifs, des tarifs négociés d'un client et de la Boutique pro. Elle garde son stock et son historique. |
| Décocher Commercialisable sur un millésime | Toutes les variantes de ce millésime sont masquées aux mêmes endroits, même si leur propre case est cochée : le millésime prime sur la variante. |
| Archiver un produit, un millésime ou une variante | Il est retiré des écrans de saisie (commandes, tarifs, stock) sans toucher à l'historique. Cochez « Afficher les produits, millésimes et variantes archivés » pour le retrouver, puis Désarchiver. |
| Supprimer (croix) | Efface définitivement. Supprimer un millésime supprime en cascade toutes ses variantes. |
Un produit ou une variante référencé sur une commande déjà facturée ne peut pas être supprimé : archivez-le à la place.
S'y retrouver : catégories
Les produits sont rangés en onglets : Vins, Œnotourisme, Accessoires, Divers, plus un onglet Sans catégorie si certains produits n'en ont pas, et les éventuelles catégories libres venues d'un import. L'onglet Vins s'ouvre par défaut. Le stock ne concerne pas la catégorie Œnotourisme (prestations).
Étiquette numérique
L'icône QR code de chaque produit ou variante ouvre la configuration de l'étiquette numérique : par variante (une composition différente possible à chaque millésime) ou par produit sans millésime (un seul QR code réutilisé sur toutes les années). Le coût de revient, lui, ne se saisit pas ici mais sur la page Tarifs.
Erreurs fréquentes
- Mon vin n'apparaît pas quand j'ajoute une ligne de commande : vérifiez que le produit, le millésime et la variante ne sont pas archivés et que les cases « Commercialisable » sont cochées.
- Impossible de supprimer un produit : il figure sur une commande facturée ; archivez-le.
- La variante n'apparaît pas dans le Stock : le produit est peut-être en catégorie Œnotourisme, qui n'a pas de stock.
Et ensuite ?
Fixez vos prix dans Tarifs & grilles tarifaires, puis enregistrez vos premières bouteilles dans Stock commercial.