Où se trouve le stock
L'onglet Cave › Stock affiche exactement le même écran que Commercial › Stock : le stock de vos produits finis, avec les quantités totales, disponibles et réservées. Si vous n'avez que le module Cave, c'est ici que vous suivez vos bouteilles. Le détail des colonnes et des mouvements est dans Stock commercial.
Sans le module Commercial, un onglet Produits est aussi ajouté à la Cave : c'est là que se créent les variantes (produit, millésime, contenant) à mettre en bouteille.
Un entrepôt est un lieu où vous stockez du vin conditionné : cave, dépôt, caveau, salon… Il porte un régime douanier : Acquitté (les droits d'accises sont déjà payés) ou Suspendu (sous douane) (les droits ne sont pas encore payés). La DRM tient compte de ce régime. Voir le glossaire.
Créer un entrepôt
- Ouvrez Cave › Stock et descendez en bas de page, au bloc repliable Gérer les entrepôts & dépôts. Dépliez-le.
- Dans « Nom de l'entrepôt… », saisissez son nom.
- Choisissez son type : Dépôt, Caveau, Salon ou Autre.
- Choisissez son statut douanier : Acquitté (proposé par défaut) ou Suspendu (sous douane).
- Cliquez sur Ajouter.
Le bouton radio Par défaut, sur chaque ligne, désigne l'entrepôt présélectionné dans les formulaires (lots, entrées de stock…).
Le régime douanier ne se change plus une fois l'entrepôt utilisé
Le régime d'un entrepôt détermine comment tout son historique est compté dans la DRM. Le modifier après coup réécrirait l'historique, y compris les mois déjà déclarés. Ok César le refuse donc dès que des mouvements de stock existent dans l'entrepôt :
« Le régime douanier de cet entrepôt ne peut plus être modifié : des mouvements de stock y sont déjà enregistrés […]. Créez un nouvel entrepôt avec le bon régime et transférez-y le stock. » Tant que l'entrepôt n'a servi à rien, vous pouvez le corriger librement.
Pour changer de régime, créez un nouvel entrepôt au bon régime, puis transférez-y le stock avec l'action « Transférer vers un autre entrepôt » de l'écran Stock (un changement de régime est alors compté en sortie d'un côté et en entrée de l'autre dans la DRM).
Archiver au lieu de supprimer
Un entrepôt qui a déjà servi (stock, expéditions, mouvements douane) ne peut plus être supprimé :
« Cet entrepôt a déjà servi (stock, expéditions, mouvements…) — impossible de le supprimer. Archivez-le à la place : il disparaîtra des listes de choix sans toucher à l'historique. »
- Dans « Gérer les entrepôts & dépôts », cliquez sur Archiver sur la ligne de l'entrepôt.
- L'entrepôt disparaît des listes de choix (nouvelle entrée de stock, lot, expédition, réception…) mais son historique reste intact. S'il était « Par défaut », il perd ce statut.
- Pour le retrouver : dépliez Entrepôts archivés (N) et cliquez sur Désarchiver.
Si l'entrepôt contient encore du stock au moment de l'archivage, Ok César vous prévient sans bloquer : le stock reste compté et peut être transféré ou sorti, mais l'entrepôt n'est plus alimenté. Transférez-le vers un entrepôt actif s'il ne sert plus. Enregistrer du stock dans un entrepôt archivé est refusé : « Cet entrepôt est archivé : choisissez un entrepôt actif (ou désarchivez-le avant d'y enregistrer du stock). »
L'entrepôt est obligatoire
Dès qu'au moins un entrepôt existe, toute entrée de stock doit en désigner un : « Choisissez l'entrepôt où entre ce stock : sans entrepôt, il n'apparaît pas dans la DRM. » Le stock « Non affecté » (sans entrepôt) reste possible tant que vous n'avez créé aucun entrepôt.
L'unité du stock est le contenant de la variante
Chaque ligne de stock est comptée dans le contenant de sa variante : « Bouteille (75 cl) », « Magnum (1,5 l) »… (simplement « bouteille » si la variante n'a pas de contenant). Le stock s'affiche donc, par exemple, « 12 Bouteilles (75 cl) ». Le vin en vrac, lui, reste compté en volume (hL). Cette unité est reprise partout : entrées de stock, lots, ventes, expéditions, avoirs, réservations. Quand vous ajoutez une entrée de stock, l'unité est présélectionnée d'après la variante choisie ; elle vient de la liste de vos contenants (Paramètres › Contenants).
Questions fréquentes
- Je ne retrouve plus un entrepôt dans les listes. Il est probablement archivé : dépliez « Entrepôts archivés ».
- Je me suis trompé de régime sur un entrepôt déjà utilisé. Créez un nouvel entrepôt au bon régime et transférez-y le stock.
- Où créer les entrepôts du suivi du vrac ? Ici, avec le statut « Suspendu (sous douane) » : voir Douane et vin en vrac.
Et ensuite ?
Créez un lot de conditionnement pour alimenter le stock, ou consultez le détail dans Stock commercial.