Avant de commencer
Rien à configurer : les rapports lisent les données de vos autres écrans. Plus elles sont complètes (coûts de revient, dates d'échéance, surfaces de parcelles…), plus les chiffres sont justes. Chaque article de cette rubrique indique ce qu'il faut renseigner pour son rapport.
Les rapports sont rangés en onglets par module. Un onglet n'apparaît que si votre abonnement inclut au moins un de ses rapports (voir Abonnement).
Ouvrir un rapport
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports.
- Cliquez sur l'onglet voulu : Commercial, Vigne, Cave & stock, Finance ou Douane.
- Si l'onglet contient plusieurs rapports, choisissez-en un avec la rangée de boutons « Rapport » (par exemple Synthèse · Produits & variantes · Clients · Évolution).
| Onglet | Ce qu'il contient | Module nécessaire |
|---|---|---|
| Commercial | Ventes et Marge par produit | Commercial |
| Vigne | Rendement, Coût par parcelle, Traitements & IFT, Fertilisation | Vigne |
| Cave & stock | Stock et Coût de revient | Commercial (Stock), Vigne ou Cave (Coût de revient) |
| Finance | À encaisser et prévision de trésorerie, Impayés, TVA, Encaissements, Marge | Commercial (la prévision de trésorerie : Commercial ou Cave) |
| Douane | Balance DRM, Capsules CRD, Documents DAE/DAU, Registre phyto | Commercial, Cave ou Vigne |
Les rapports que votre abonnement n'inclut pas sont listés en bas de l'onglet : « Rapports non inclus dans votre abonnement : … (module …) », avec un lien Voir l'abonnement.
L'onglet ouvert figure dans l'adresse de la page (par exemple ?onglet=finance) : vous pouvez l'enregistrer dans vos favoris. Quand vous changez d'onglet puis revenez, vos filtres sont conservés tant que vous ne quittez pas la page Rapports.
Les réglages communs
La plupart des rapports partagent la même barre de réglages, au-dessus des chiffres.
La période
Le menu Période propose : Ce mois-ci, Mois dernier, Ce trimestre, Cette année, Année dernière, 12 derniers mois, Dates précises. Avec « Dates précises », deux champs Du et Au apparaissent.
Une période en cours (ce mois-ci, cette année…) s'arrête à aujourd'hui, et non à la fin du mois ou de l'année. Ainsi, la comparaison avec l'an dernier compare des durées équivalentes : on ne met pas 9 mois de ventes face à 12 mois.
La comparaison (N-1)
Le menu Comparer avec propose Sans comparaison, Comparer à l'an dernier (N-1) et Comparer à la période précédente. « N-1 » désigne la même période un an plus tôt : si vous regardez mars de cette année, Ok César affiche aussi mars de l'an dernier. Les pourcentages en vert sont une hausse, en rouge une baisse. Sans point de comparaison (période de référence à zéro), un tiret « — » s'affiche à la place du pourcentage.
Le découpage
Le menu Découpage règle la finesse des graphiques. En « Découpage automatique », Ok César choisit pour vous : au jour jusqu'à environ 2 mois, à la semaine jusqu'à environ 6 mois, au mois jusqu'à environ 3 ans, puis au trimestre. Vous pouvez imposer Par jour, Par semaine, Par mois ou Par trimestre.
Les filtres
- Un bouton comme Produit ▾ ouvre une liste à cases à cocher. Cochez plusieurs valeurs : le bouton affiche alors le nombre choisi (« Produit · 2 »). Un champ Rechercher… aide à retrouver une valeur dans une longue liste. Tout désélectionner vide la liste.
- Le filtre Client cherche par nom, e-mail ou ville.
- Réinitialiser les filtres remet tout à zéro d'un clic.
Tableau ou graphique
Certains rapports proposent des boutons Regrouper par (Produit, Variante, Client…) et Affichage (Tableau ou Graphique). Un graphique montre les 12 premières lignes ; le tableau donne la liste complète.
Exporter ou imprimer
En haut à droite de chaque rapport, trois boutons : Export CSV (lisible dans n'importe quel tableur), Export Excel et Imprimer / PDF. Pour obtenir un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d'impression de votre navigateur.
Le fichier reprend le tableau affiché, avec la même période et les mêmes filtres. Pour les listes très longues, l'écran n'affiche qu'un extrait (par exemple 200 factures) : dans À encaisser et dans Impayés, l'export contient toutes les factures (jusqu'à 20 000 ; au-delà, une ligne d'avertissement l'indique en tête du fichier et le nom du fichier se termine par « _INCOMPLET »).
Questions fréquentes
| Ce que vous voyez | Cause probable | Que faire ? |
|---|---|---|
| « Aucune vente facturée sur cette période avec ces filtres. » (ou message du même type) | Aucune facture ne correspond à la période et aux filtres choisis. | Élargissez la période ou cliquez sur Réinitialiser les filtres. |
| Un bloc « Chargement impossible » avec un bouton | Coupure réseau ou serveur occupé. | Cliquez sur Réessayer. |
| Un onglet que vous cherchez n'est pas là | Le module correspondant n'est pas dans votre abonnement, ou votre rôle n'y a pas accès. | Consultez Abonnement ou demandez à un administrateur (rôles). |
Et ensuite ?
Commencez par le rapport qui répond à votre question du moment : « combien ai-je vendu ? » → Ventes ; « qui me doit de l'argent ? » → À encaisser ; « ma DRM est-elle prête ? » → DRM douane.