Impayés, TVA, encaissements et marge

Avant de commencer

• Module Commercial.
• Des factures émises et des règlements à jour.
• Pour la Marge : un coût de revient sur les variantes (Commercial › Tarifs).

Ouvrez Rapports puis l'onglet Finance, et choisissez le rapport dans la rangée de boutons : À encaisser · Impayés · TVA · Encaissements · Marge (« À encaisser » est décrit dans À encaisser et prévision de trésorerie).

Impayés : la balance âgée

Une facture impayée est une facture dont le client n'a pas encore tout réglé. La balance âgée les classe selon l'ancienneté du retard par rapport à la date d'échéance.

1. Choisissez Impayés.
2. Réglez Situation au : Aujourd'hui, Fin du mois dernier, Fin du trimestre dernier, Fin de l'année dernière ou Date précise. Ok César reconstitue la situation à cette date : seuls les factures émises, avoirs et règlements enregistrés jusque-là sont pris en compte. Utile pour votre arrêté de comptes ou un bilan.
3. Dans Factures émises, laissez Toutes les émissions ou choisissez Émises entre… et indiquez les dates « Émises du » et « Émises jusqu'au ».
4. Cochez Échues uniquement pour ne voir que les factures dont l'échéance est dépassée.
5. Au besoin, filtrez par Client ou Catégorie de client.

Lire le résultat

• Quatre tuiles : Reste à encaisser (TTC), Dont en retard, Factures ouvertes, Clients concernés.
• Un graphique « Balance âgée » par tranche de retard : Non échu, 1–30 j, 31–60 j, 61–90 j, + 90 j, Sans échéance.
• Un tableau Par client, avec les mêmes tranches (le nom du client ouvre sa fiche).
• Un État des impayés, les plus en retard d'abord : client, facture (son numéro ouvre l'écran Factures), échéance et « N j de retard », montant TTC, réglé, reste dû, commande liée (avec la référence du client), et dernière relance (« Aucune » ou la date avec le nombre de relances envoyées).

L'écran affiche au plus 200 factures ; l'export contient toutes les factures impayées. Seuls les avoirs émis ou payés sont déduits.

TVA : facturée ou encaissée

La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) que vous collectez auprès de vos clients doit être reversée à l'État. Le moment où elle devient « due » dépend de ce que vous vendez. Ce rapport vous donne les deux lectures.

1. Choisissez TVA et une Période.
2. Choisissez la Base de la TVA :
   • Facturée (livraison) : la TVA des factures émises sur la période, avoirs déduits. C'est la TVA exigible à la livraison, le régime habituel des ventes de vin.
   • Encaissée (règlements) : la TVA de chaque facture au prorata des règlements reçus sur la période (selon la date du règlement). C'est le régime des prestations de services (visites, œnotourisme). Les avoirs ne sont pas déduits.

Vous obtenez trois tuiles (TVA facturée ou TVA encaissée, Base HT, nombre de factures), un graphique par période et par taux (20 %, 10 %, 5,5 %, 0 %…) et un tableau Taux · Base HT · TVA avec son total. Deux avertissements peuvent apparaître : des documents sans ventilation par taux (anciennes factures et avoirs : le taux est alors déduit du rapport TVA/HT) et des règlements non rattachés à une facture (sans TVA identifiable, exclus de la base « Encaissée »).

Encaissements

La liste de l'argent reçu sur la période (selon la date du règlement). Filtres : client, catégorie, Mode de règlement (virement, chèque, carte…). Tuiles : Encaissé, Règlements, Clients. Les remboursements et litiges sont déduits (« Dont X remboursé(s) »). Un graphique par période, puis deux tableaux : Par mode de règlement et Par client (les 50 premiers).

Marge sur vos ventes

Ici, la marge est calculée sur ce que vous avez réellement vendu : CA HT net des lignes facturées (remise globale répartie, avoirs déduits, hors transport) moins la quantité vendue × le coût de revient de la variante (Commercial › Tarifs).

• Filtres : Produit et Variante, plus la période.
• Tuiles : Marge, CA HT (variantes avec coût), Taux de marge et CA sans coût de revient.
• Un graphique « Marge par variante » (12 premières) et un tableau : variante, quantité, CA HT, coût total, marge, % du CA.
• Si des variantes n'ont pas de coût : « N variante(s) vendue(s) sans coût de revient (X de CA) : exclue(s) de la marge ».

Exemple : 200 bouteilles vendues 12,00 € HT, coût de revient 6,00 € : CA 2 400 €, coût 1 200 €, marge 1 200 € (50 %).

Questions fréquentes

• « Aucune facture impayée au 30/09/2026 avec ces filtres. » : bonne nouvelle, ou filtres trop étroits.
• Une facture payée apparaît encore dans Impayés : vérifiez la date « Situation au » : à une date passée, elle pouvait ne pas être encore réglée.
• Le total TVA diffère de celui de ma comptabilité : comparez la base (facturée ou encaissée) et la période avec celles de votre comptable.