À encaisser et prévision de trésorerie

Pour le chiffre d'affaires (ce que vous avez facturé), voir Rapport Ventes. Cet article traite de l'argent à venir. Pour les factures en retard, la TVA et les règlements reçus : Impayés, TVA, Encaissements, Marge.

Avant de commencer

Module Commercial (la prévision de trésorerie est aussi accessible avec le module Cave).
Des factures émises, avec leur date d'échéance (la date limite de paiement). Sans échéance, la date d'émission fait foi dans « À encaisser », et la facture est écartée de la prévision de trésorerie.
Vos règlements à jour : chaque règlement saisi est déduit tout de suite.
Pour les dépenses : des commandes fournisseurs avec leur échéance, tant qu'elles ne sont pas payées.

À encaisser : l'échéancier de vos créances

Une créance est une somme qu'un client vous doit. Ce rapport les classe par date d'échéance.

Cliquez sur Rapports, puis sur l'onglet Finance. Le rapport À encaisser s'ouvre en premier.
Dans Échéances jusqu'au, choisissez la date jusqu'à laquelle vous voulez voir ce qui sera dû : Aujourd'hui, Dans 7 jours, Dans 15 jours, Fin du mois (choix par défaut), Dans 30 jours ou Date précise.
Dans à partir de, choisissez : Toutes (retards compris), Aujourd'hui (sans les retards) ou Une date….
Au besoin, filtrez par Client ou Catégorie de client.
Cliquez sur Actualiser pour relire les données ; la mention « Règlements lus à 14:32 » vous indique la fraîcheur des chiffres.

Lire le résultat

Les tuiles : À encaisser au [date], dont déjà en retard, dont à échoir d'ici là et Factures · clients. Tous les montants sont TTC (taxes comprises).
Une phrase de contrôle donne le reste dû tout confondu, ce qui n'échoit qu'après la date choisie, et ce qui est « sans échéance ni date d'émission » (à compléter : ces factures ne sont pas comptées dans le total).
Le graphique « Échéances à encaisser par jour / semaine / mois » (les retards ressortent en couleur d'alerte), le tableau Échéancier, avec cumul, le tableau Par client (avec une ligne « Autres clients (n) » au-delà des 200 premiers) et la liste Factures, par date d'échéance (reste dû, nombre de jours de retard, commande liée avec la référence du client).
Les règlements déjà reçus et les avoirs sont déduits. Un prélèvement programmé après la date choisie reste dû à cette date, avec la mention « X € réglés le [date] » sous le reste dû.

Et les dépenses ?

Si vous avez accès aux commandes fournisseurs, deux tuiles s'ajoutent : À payer aux fournisseurs (estimé TTC) et Encaissements − paiements. Le montant fournisseur est estimé : le total HT des lignes plus 20 % de TVA. Avec un filtre client ou catégorie, la différence n'est pas calculée (« Non calculé avec un filtre client ou catégorie ») : on ne peut pas filtrer vos dettes fournisseurs par client.

Le bouton Export CSV / Excel contient toutes les factures de la fenêtre, alors que l'écran n'en liste que 200.

Exemple

Nous sommes le 8 octobre. Vous choisissez « Fin du mois » et « Toutes (retards compris) ». L'écran affiche : À encaisser au 31/10 : 18 400 € dont 3 100 € déjà en retard. Le tableau « Par client » montre que 2 000 € viennent du même restaurant : un appel s'impose.

Prévision de trésorerie à 90 jours

Plus bas sur le même onglet, un calendrier des 90 prochains jours : encaissements attendus (factures clients non soldées, reste dû TTC à leur échéance) et décaissements attendus (commandes fournisseurs non payées, TTC estimé). Une colonne « Solde cumulé » se construit ligne après ligne, en partant de 0 aujourd'hui.

Un solde relatif, pas votre solde bancaire

Ok César ne connaît pas le solde réel de votre compte en banque, seulement ce qui reste dû dans les deux sens. Le « solde cumulé » part de zéro aujourd'hui et ne tient compte ni de vos dépenses courantes (salaires, charges, emprunts), ni des ventes pas encore facturées.

Les échéances déjà dépassées sont listées à part dans un encadré d'alerte.
Les factures et commandes fournisseurs sans date d'échéance sont exclues du calendrier et comptées en bas : « N factures sans échéance connue ».

Erreurs fréquentes

Un client qui a payé apparaît encore : le règlement n'est pas saisi (ou n'est pas rattaché à la bonne facture). Saisissez-le dans Règlements, puis cliquez sur Actualiser.
« Aucune facture à échéance … avec ces filtres. » : rien n'échoit sur la fenêtre choisie ; élargissez la date « jusqu'au ».
La prévision de trésorerie est vide : « Aucune échéance connue dans les 90 prochains jours » : vos factures n'ont pas d'échéance ou sont toutes soldées.