Avant de commencer
- Pour inviter quelqu'un, il faut être Propriétaire ou Administrateur. Pour changer un rôle ou régler les droits d'un collègue, il faut être Propriétaire.
- Chaque personne qui a accès à Ok César occupe un siège. Votre abonnement en comprend un certain nombre (1 siège avec 1 module, 3 avec 2 modules, 5 avec le pack complet). Si tous vos sièges sont occupés, ajoutez-en un avant d'inviter — voir Abonnement.
- Vous avez besoin de l'adresse e-mail de la personne à inviter.
Un siège est une place d'utilisateur de votre abonnement. Une personne = un siège, même si elle travaille sur plusieurs de vos sociétés.
Les quatre rôles
| Rôle | Ce que la personne peut faire |
|---|---|
| Propriétaire | Tout : accès complet, abonnement, rôles et droits de chacun. Seul un propriétaire peut changer un rôle, régler les droits d'un membre, inviter ou retirer un autre propriétaire. |
| Administrateur | Accès complet aux modules, aux paramètres et à l'équipe (inviter, renvoyer une invitation, retirer un membre), mais ne peut pas changer les rôles. |
| Membre | Accès aux seuls modules que vous cochez, en consultation (Voir) ou en modification (Modifier). |
| Opérateur de préparation | Prépare les commandes par scan, sur les horaires autorisés — confiné à l'espace opérateur. Reçoit d'office les droits sur Commercial et sur la Préparation par scan. |
Où gérer l'équipe
Ouvrez Paramètres › Équipe et accès › Membres et droits. En haut de la page, le titre « Membres (3) » est suivi du décompte des sièges, par exemple : « 3/5 sièges occupés dans le groupe, dont 1 invitation en attente ». Quand tous les sièges sont occupés, ce décompte passe en couleur d'alerte.
Inviter un collègue, pas à pas
- Ouvrez Paramètres › Équipe et accès › Membres et droits et descendez sous la liste des membres.
- Dans le champ email@exemple.fr, saisissez l'adresse e-mail de la personne.
- Choisissez son rôle dans la liste déroulante. Sous le formulaire, une ligne rappelle ce que permet chaque rôle. Un administrateur ne voit pas le rôle Propriétaire : seul un propriétaire peut en nommer un autre.
- Pour un Membre, règlez dès maintenant le bloc Accès aux modules (rôle Membre) : pour chaque module que vous avez souscrit, choisissez Aucun accès, Voir ou Modifier (« Modifier » est choisi par défaut). Ce réglage est ignoré pour un propriétaire, un administrateur ou un opérateur de préparation.
- Cliquez sur Inviter un membre. Le message « Invitation envoyée. » s'affiche.
Ce qui se passe ensuite
Deux cas, selon que la personne connaît déjà Ok César ou non :
- Elle n'a pas encore de compte. Elle reçoit un e-mail d'invitation. En cliquant sur le lien, elle choisit son mot de passe (voir Rejoindre une société). Dès l'envoi, elle apparaît dans la liste des membres avec la pastille « Invitation envoyée, pas encore connecté » et un bouton Renvoyer l'invitation (3 renvois par heure au maximum). Si vous réinvitez plus tard une personne qui n'a jamais activé son compte, elle reçoit une vraie nouvelle invitation avec choix du mot de passe.
- Elle a déjà un compte (par exemple chez un autre domaine). Elle n'est pas ajoutée d'office : elle reçoit un e-mail « Invitation à rejoindre … sur Ok César » et doit accepter. En attendant, son invitation figure dans le bloc Invitations en attente d'acceptation, avec les boutons Renvoyer l'invitation et Annuler. Une invitation en attente réserve un siège tant qu'elle n'est ni acceptée ni annulée.
Passé ce délai, l'invitation affiche « Expirée : renvoyez-la pour la prolonger » et ne réserve plus de siège. Renvoyer l'invitation la remet pour 30 jours (il faut alors qu'un siège soit libre). La personne qui essaie d'accepter trop tard lit : « Cette invitation a expiré. Demandez à la société de vous en envoyer une nouvelle. »
Donner un nom à chaque membre
Sous la ligne de chaque membre, un propriétaire ou un administrateur trouve le champ Nom affiché (ex. Marie Dupont) et le bouton Enregistrer le nom (« Nom enregistré. »). C'est pratique pour nommer quelqu'un qui n'a pas encore ouvert son compte. Chacun peut aussi changer son propre nom dans Paramètres › Compte.
Ce nom remplace l'adresse e-mail dans les listes de choix (par exemple pour attribuer une commande à un commercial). Les membres qui ne sont ni propriétaires ni administrateurs ne voient dans ces listes que les noms affichés, pas les e-mails ni les rôles de leurs collègues : prenez l'habitude de renseigner un nom pour chacun.
Régler les droits d'un Membre : Voir / Modifier
Pour chaque Membre, un propriétaire règle les droits module par module. Seuls les modules que vous avez souscrits sont proposés (Production est rattachée à Cave et s'affiche « Production (Cave) »).
- Sous la ligne du membre, repérez le tableau Module / Voir / Modifier.
- Cochez Voir pour permettre de consulter, Modifier pour permettre de créer, modifier et supprimer (« Modifier » inclut « Voir »).
- Cliquez sur Enregistrer les permissions : « Permissions enregistrées. »
Un membre sans « Voir » sur un module n'y a pas accès, même s'il connaît l'adresse de la page. Les administrateurs voient la liste des modules autorisés sans pouvoir la changer ; propriétaires et administrateurs ont accès à tous les modules souscrits.
Il n'y a pas de rôle « Lecture seule » : créez un Membre et cochez seulement « Voir » sur ses modules.
Accorder une remise au Point de Vente demande « Modifier » sur Commercial ; préparer par scan demande « Modifier » sur Préparation par scan ; un opérateur a besoin de « Voir » sur Commercial pour que ses expéditions s'affichent.
Le Domaine des Deux Pins invite Marie, sa comptable à mi-temps. Rôle Membre, Commercial en Voir, tous les autres modules sur Aucun accès : elle consulte commandes et factures sans rien pouvoir modifier ni voir la vigne.
Changer un rôle, retirer un membre
- Changer un rôle (propriétaire uniquement) : choisissez le nouveau rôle dans la liste de la ligne du membre, puis OK (« Rôle modifié. »). Si vous passez quelqu'un en Opérateur de préparation, ses droits sont remis à ceux d'un opérateur (Commercial et Préparation par scan).
- Une société garde toujours au moins un propriétaire. Sur la ligne du dernier propriétaire, vous lisez « dernier propriétaire : nommez-en un autre pour changer ce rôle ». Nommez d'abord un autre propriétaire, puis changez le rôle.
- Retirer un membre : cliquez sur Retirer et confirmez « Retirer … de l'organisation ? Cette action est irréversible. » Seul un propriétaire peut retirer un autre propriétaire, et personne ne peut se retirer lui-même : « Demandez à un autre propriétaire ou administrateur. »
Plusieurs sociétés (multi-société)
Si vous gérez plusieurs exploitations (par exemple un domaine et une activité de négoce), vous pouvez les réunir dans un même groupe. Un sélecteur apparaît sous le logo pour passer de l'une à l'autre.
- Dans le sélecteur de société, cliquez sur + Ajouter une société… (réservé aux propriétaires de la société principale). Vous pouvez aussi passer par Paramètres › Abonnement › Créer une société.
- Saisissez le Nom de la société puis cliquez sur Créer. La nouvelle société reprend les modules de la société principale.
- Si vous avez atteint le nombre de sociétés prévu par l'abonnement, un message l'explique : « Votre abonnement comprend 1 société, déjà toutes utilisées — ajoutez l'option « Société supplémentaire » ». La fenêtre propose alors Ajouter l'option et créer (facturée en plus, voir Abonnement).
Les sièges se comptent sur tout le groupe et s'achètent sur l'abonnement de la société principale :
- sur la société principale, Ajouter des sièges mène à Paramètres › Abonnement ;
- sur une société supplémentaire, Ajouter des sièges depuis … bascule sur la principale (si vous y êtes propriétaire ou administrateur) ; sinon : « Les sièges s'ajoutent depuis l'abonnement de …, la société principale du groupe : demandez à l'un de ses propriétaires ou administrateurs. »
Une personne membre de deux sociétés du groupe n'occupe qu'un seul siège.
Limiter les horaires des opérateurs
En bas de la page Membres et droits, le lien Régler les horaires opérateurs → ouvre Paramètres › Équipe et accès › Horaires opérateurs. Activez Activer la restriction d'horaires, choisissez l'Heure de début, l'Heure de fin et les Jours travaillés, puis Enregistrer (« Horaires enregistrés. »). Les opérateurs ne peuvent plus se connecter en dehors de cette plage et sont déconnectés à l'heure de fin.
Erreurs fréquentes
| Message | Cause et solution |
|---|---|
| « Les 3 sièges de votre abonnement sont occupés (invitations en attente comprises)… » | Tous les sièges sont pris, invitations en attente comprises. Annulez une invitation en attente ou ajoutez un siège dans Paramètres › Abonnement (« + 1 siège »). |
| « Cet utilisateur fait déjà partie de l'organisation. » | La personne est déjà dans la liste des membres : rien à faire. |
| « Invitation déjà renvoyée 3 fois dans l'heure… » | Attendez le nombre de minutes indiqué avant de renvoyer. |
| « Ce membre s'est déjà connecté : plus besoin d'invitation. » | Si la personne a oublié son mot de passe, elle utilise « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion. |
| « Cette société doit garder au moins un propriétaire… » | Nommez d'abord un autre propriétaire avant de changer le rôle du dernier. |
Et ensuite ?
Vérifiez que chaque membre a bien le bon rôle, puis consultez Abonnement : modules, options et sièges si vous avez besoin de places supplémentaires.