À quoi sert Ok César ?
Prenons un domaine fictif, le « Domaine des Deux Pins ». Au fil de l'année, il faut noter les traitements faits sur chaque parcelle, peser les raisins aux vendanges, suivre le vin dans les cuves, mettre en bouteille, enregistrer les commandes des clients, les facturer, suivre les paiements, puis transmettre à la douane les déclarations obligatoires. Ok César sert à faire tout cela au même endroit : une information saisie une fois (un client, un produit, une commande) est ensuite réutilisée là où elle sert, sans ressaisie.
Ok César fonctionne dans le navigateur internet de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre téléphone : il n'y a rien à installer. Une application mobile existe aussi, surtout utile dans les vignes (voir Saisie terrain).
Les grandes parties du logiciel
Toutes se trouvent dans le menu à gauche (voir Se repérer dans l'interface). Certaines sont toujours là, d'autres dépendent de votre abonnement : seules celles que vous avez souscrites apparaissent dans le menu.
| Partie du menu | À quoi elle sert | Disponibilité |
|---|---|---|
| Tableau de bord, Calendrier, Rapports, Personnel, Tâches & mémos | Voir l'essentiel d'un coup d'œil, planifier, analyser, suivre les heures de l'équipe, noter ce qu'il ne faut pas oublier | Toujours disponibles |
| Vigne | Parcelles, ordres de travail, traitements, vendanges, carte, observations, matériel | Module principal |
| Cave | Cuves, vinification, registre de cave, douane (déclarations mensuelles), lots, mise en bouteille, matières sèches, commandes fournisseurs | Module principal |
| Commercial | Clients, commandes, factures, règlements, produits, tarifs, stock, expéditions | Module principal |
| Préparation de commande | Préparer les commandes en scannant les codes-barres des bouteilles | Option (avec Commercial) |
| Point de Vente | Une caisse pour la vente directe au caveau | Option (avec Commercial) |
| Étiquette numérique | Une page d'information du vin, ouverte en scannant un code sur la bouteille | Option (avec Cave) |
| Boutique pro | Vos clients professionnels commandent en ligne, seuls, à leurs tarifs (voir Boutique pro) | Option (avec Commercial) |
La Boutique en ligne (vente aux particuliers) est retirée temporairement de l'offre : elle n'est plus proposée à l'abonnement, ni dans Paramètres. Rien n'est supprimé des boutiques déjà créées.
Les mots qui reviennent partout
Quelques mots du logiciel sont expliqués ci-dessous. D'autres, plus techniques (DRM, DAE, accise, eq75…), sont expliqués au fil des articles et rassemblés dans le glossaire.
- Module — une grande partie du logiciel que l'on souscrit : Vigne, Cave, Commercial sont les modules principaux ; les autres sont des options.
- Campagne — la période de production d'une récolte à la suivante (par exemple « Campagne 2026 »). Une seule campagne est active à la fois ; vos interventions et vendanges à la vigne s'y rattachent automatiquement (le travail de cave, lui, n'est pas limité à la campagne active).
- Ordre de travail — la façon de planifier et de noter une intervention (tailler, traiter, soutirer…), avec son statut (Prévu, En cours, Terminé), ses dates et les personnes qui s'en chargent.
- Parcelle et cuve — les deux unités de base de votre exploitation : le terrain où pousse la vigne, et le contenant où repose le vin.
- Variante — un produit précis tel qu'il se vend : un millésime dans un contenant donné (par exemple « Cuvée Prestige 2024, 75 cl »), avec son propre code-barres.
- Société — votre organisation dans Ok César. Elle peut en regrouper plusieurs, facturées ensemble.
- Habillage — l'étiquette, la capsule et la contre-étiquette d'un produit, choisies automatiquement selon le client et le pays.
- À valider — ce qui a été créé par une note vocale (badge 🎙️) et que vous devez relire avant de le confirmer (voir Dicter une note vocale).
Qui voit quoi ?
Chaque personne a un rôle. Le propriétaire et les administrateurs voient tout et règlent les paramètres. Un membre ne voit que les modules qu'on lui a ouverts, en consultation ou en modification. Un opérateur de préparation n'a accès qu'à ses préparations de commande. Le détail est dans Rôles et multi-société.
Et ensuite ?
- Par où commencer ? — l'ordre conseillé pour s'installer, selon vos modules.
- Créer votre compte et vous connecter.
- Vous repérer dans l'interface.
- Dicter votre première note vocale.