Avant de commencer
- Vous avez été invité par un collègue : vous avez reçu un e-mail d'invitation. Ouvrez-le et suivez la partie « Accepter une invitation » plus bas. Vous n'avez pas à créer de compte.
- Vous créez le compte de votre domaine : prévoyez le nom de votre société, une adresse e-mail que vous consultez facilement (vous allez recevoir un lien de confirmation), et vos coordonnées bancaires pour autoriser le prélèvement de l'abonnement.
Se connecter
- Ouvrez la page de connexion d'Ok César dans votre navigateur. Elle affiche le titre Se connecter.
- Dans Email, tapez l'adresse avec laquelle vous avez été inscrit.
- Dans Mot de passe, tapez votre mot de passe.
- Cliquez sur Se connecter.
Vous arrivez ensuite sur l'écran adapté à votre rôle :
| Vous êtes | Vous arrivez sur |
|---|---|
| La plupart des utilisateurs | Le Tableau de bord |
| Opérateur de préparation | Votre file d'attente de préparation (voir Espace opérateur) |
| Administrateur de la plateforme Ok César, sans société rattachée | Le panel d'administration |
| Un compte rattaché à aucune société | La page Invitations : « Votre compte n'est rattaché à aucune société. » Demandez à un propriétaire ou un administrateur de vous inviter (Paramètres › Membres et droits). |
| Quelqu'un qui n'a pas terminé son inscription | La suite de l'inscription (autorisation du prélèvement), voir plus bas |
Mot de passe oublié, ou jamais choisi
Cela arrive aussi à la première connexion : un compte que vous venez de créer n'a pas encore de mot de passe tant que vous n'avez pas cliqué sur le lien de confirmation reçu par e-mail.
- Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?, sous le bouton.
- Tapez l'adresse de votre compte, puis cliquez sur Recevoir un lien de réinitialisation. Un message confirme l'envoi (« Si un compte existe pour… »).
- Ouvrez l'e-mail reçu (regardez dans les courriers indésirables si besoin) et cliquez sur le lien, puis sur le bouton de la page qui s'ouvre (Continuer).
- Sur la page Choisir un mot de passe, tapez le nouveau mot de passe (8 caractères minimum), tapez-le une seconde fois dans Confirmer le mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer et continuer.
Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe à tout moment dans Paramètres › Compte (bouton Changer le mot de passe). Ok César demande alors votre mot de passe actuel et déconnecte vos autres appareils.
Accepter une invitation
Si un collègue vous invite à rejoindre sa société, vous recevez un e-mail. Cliquez sur le lien, puis sur le bouton Accepter l'invitation, et choisissez votre mot de passe comme ci-dessus. Si vous avez déjà un compte Ok César et que votre société vous invite, un bandeau en haut de l'écran vous propose d'accepter ou refuser l'invitation (page Invitations). Refusez si vous ne connaissez pas la société.
Créer un compte pour votre domaine
L'inscription comporte quatre étapes, rappelées en haut de l'écran : Compte, E-mail, Mot de passe, Prélèvement. Les inscriptions sont ouvertes.
- Sur la page Créer votre compte, sous Choisissez vos modules, cochez au moins un module principal : Vigne, Cave ou Commercial. Les trois sont cochés au départ (le « pack complet », avec une remise) ; décochez ceux dont vous n'avez pas besoin.
- Choisissez la période : Mensuel ou Annuel · -10 % (la remise de 10 % porte sur les modules principaux et les options). L'annuel est présélectionné.
- Si besoin, ajoutez des options (Préparation de commande, Point de Vente, Étiquette numérique…). Le total se recalcule sous vos yeux ; le détail est dans Abonnement.
- Tapez le Nom de la société (par exemple « Domaine des Deux Pins »), son Numéro SIRET et votre Email. Le SIRET est obligatoire : Ok César est réservé aux professionnels. Il doit comporter 14 chiffres (les espaces sont ignorés) et sa clé de contrôle doit être juste, sinon un message vous demande de le vérifier.
- Cochez la case J'accepte les Conditions générales de vente, les Conditions générales d'utilisation et la politique de confidentialité. Elle est obligatoire : sans elle, le compte ne peut pas être créé. Ok César garde la trace de la version acceptée et de la date.
- Pendant l'offre de lancement (voir Abonnement), un encadré l'annonce en haut de la page, et le total affiche le prix remisé de 30 %. En mensuel, la garantie satisfait ou remboursé de 30 jours est rappelée sous la case des CGV ; en annuel, une seconde case est obligatoire : « Je reconnais que l'abonnement annuel avec reprise de données offerte n'ouvre pas droit à la garantie de remboursement de 30 jours et ne donne lieu à aucun remboursement en cas de résiliation anticipée. » Sa date, son heure et la version des CGV sont enregistrées.
- Cliquez sur Créer mon compte et m'abonner. L'écran affiche Vérifiez votre boîte mail. Si l'adresse est fausse, cliquez sur Modifier l'adresse ; si rien n'arrive, Renvoyer l'e-mail (pensez aux spams).
- Dans l'e-mail, cliquez sur le lien, puis sur Confirmer mon adresse. Vous arrivez sur Choisir un mot de passe : un encadré « Votre inscription » rappelle la société, les modules et la facturation choisis. Si ce n'est pas ce que vous avez demandé, ne continuez pas et écrivez au support. Sinon, choisissez votre mot de passe (8 caractères minimum).
- Vous êtes ensuite envoyé sur la page de votre prestataire de prélèvement (GoCardless) pour autoriser le prélèvement SEPA (SEPA : le prélèvement bancaire européen) de votre abonnement. Votre espace est créé à ce moment-là.
- Vous revenez sur le tableau de bord avec la fenêtre Bienvenue sur Ok César ! Elle indique que l'activation de l'abonnement prend quelques instants : vos modules apparaissent dans le menu dès qu'elle est confirmée. Cliquez sur Ouvrir le guide de démarrage (voir Le guide de démarrage) ou sur Plus tard.
L'abonnement démarre à l'autorisation du prélèvement : le premier prélèvement a lieu dès sa validation (le montant de toute l'année en une fois en paiement annuel). En mensuel, il est sans engagement et résiliable à tout moment.
Si un client d'Ok César vous a parrainé et que vous êtes arrivé par son lien, un encadré en haut de la page vous indique la somme offerte si vous choisissez le pack complet en paiement annuel (voir Programme de parrainage).
Cas particuliers
Certaines organisations restreignent la connexion des opérateurs de préparation à une plage horaire et à des jours travaillés (Paramètres › Horaires opérateurs). En dehors de cette plage, le compte est déconnecté et l'écran de connexion affiche « Vous avez été déconnecté(e) : la connexion est réservée aux horaires de travail définis par votre organisation. »
SIRET manquant. Une société créée avant que le SIRET soit obligatoire voit un bandeau « Renseignez le SIRET de votre société » qui mène à Paramètres › Compte. À partir du 19 novembre 2026, le propriétaire et les administrateurs doivent le saisir sur un écran dédié avant de continuer (les autres membres ne sont pas bloqués).
Accès suspendu. Si l'abonnement est résilié et arrivé à échéance, ou en cas de prélèvement impayé, un écran Accès suspendu s'affiche. Vos données sont conservées. Un propriétaire ou un administrateur peut rétablir l'accès depuis cet écran (Rétablir l'accès) ou exporter les données. Les autres membres doivent le prévenir : ils peuvent seulement se déconnecter tant que l'accès n'est pas rétabli.
Erreurs fréquentes
| Message à l'écran | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| « Email ou mot de passe incorrect. Première connexion ou mot de passe jamais choisi ? Utilisez « Mot de passe oublié ». » | Faute de frappe, ou mot de passe jamais choisi | Vérifiez l'adresse et le mot de passe ; sinon utilisez Mot de passe oublié ?. Le bouton Renvoyer le lien de confirmation peut aussi s'afficher. |
| « Votre adresse email n'est pas encore confirmée. Cliquez sur le lien reçu par email, puis reconnectez-vous. » | Vous n'avez pas encore cliqué sur le lien de confirmation | Ouvrez l'e-mail de confirmation, ou cliquez sur Renvoyer le lien de confirmation. |
| « Trop de tentatives — réessayez dans quelques minutes. » | Trop d'essais de connexion de suite | Patientez quelques minutes, puis réessayez. |
| « Ce lien a expiré ou a déjà été utilisé. Demandez-en un nouveau. » | Lien de l'e-mail trop ancien ou déjà cliqué | Cliquez sur Nouveau lien (ou Mot de passe oublié ?) pour en recevoir un autre. |
| « Vous devez accepter les CGV, les CGU et la politique de confidentialité pour créer un compte. » | La case d'acceptation n'est pas cochée | Cochez-la, puis relancez. |
| « Le mot de passe doit faire au moins 8 caractères. » / « Les deux mots de passe ne correspondent pas. » | Mot de passe trop court, ou les deux saisies diffèrent | Retapez-le avec 8 caractères ou plus, à l'identique dans les deux champs. |
Et ensuite ?
Découvrez comment vous repérer dans l'interface, puis suivez le guide de démarrage.