Avant de commencer
- Utilisez de préférence un navigateur récent. La première fois, le navigateur vous demande l'autorisation d'utiliser le micro : acceptez.
- Si le micro ne marche pas ou ne vous convient pas à cet instant, vous pouvez taper votre note à la place (voir plus bas).
- Pour que les noms soient reconnus, parlez des parcelles, cuves, clients et produits avec les noms qu'ils ont dans Ok César.
Enregistrer une dictée
- Cliquez sur le bouton micro rond, en bas à droite de l'écran (au centre, en bas, sur téléphone). La fenêtre Nouvelle dictée s'ouvre.
- Appuyez sur le gros bouton rond. Le message devient « Enregistrement en cours — appuyez pour terminer. » Selon votre navigateur, le texte que vous dites s'affiche en direct.
- Racontez simplement ce que vous venez de faire, comme à voix haute à un collègue.
- Appuyez à nouveau sur le bouton (il porte alors un carré blanc) pour terminer. Patientez : « Transcription et structuration en cours… »
- La fenêtre affiche « N élément(s) créé(s), en attente de validation », avec une carte par élément créé et la mention « à valider → ». Cliquez sur une carte pour ouvrir l'élément et le vérifier.
Exemples de phrases :
- « Traité le merlot parcelle des Clos contre le mildiou, deux kilos par hectare de cuivre. »
- « Réception de 400 kilos de chardonnay sur la cuve 12, pressoir 2. »
- « Repéré du mildiou sur la parcelle des Bruyères, attaque modérée. »
- « Crée une commande pour Dupont, six caisses de Chardonnay, à livrer vendredi. »
- « Il faut relancer le caviste de Rennes. »
Vous pouvez enchaîner plusieurs idées dans une même dictée : chacune devient un élément séparé (vingt au plus par dictée).
Saisir le texte au clavier
Dans la fenêtre Nouvelle dictée, cliquez sur le lien Ou saisir le texte manuellement, tapez votre phrase, puis cliquez sur Structurer ce texte. Le résultat est identique à une dictée. La longueur maximale est de 5 000 caractères.
Ce qui est créé selon ce que vous dites
Ok César transcrit puis analyse votre phrase automatiquement : il choisit le type d'élément et pré-remplit les informations utiles.
| Vous parlez de… | Ce qui est créé | Où le valider |
|---|---|---|
| Un travail à la vigne (taille, traitement…) | Un ordre de travail vigne | Vigne › Ordres de travail |
| Un travail en cave (soutirage, assemblage…) | Un ordre de travail cave | Cave › Ordres de travail |
| Une réception de vendange déjà faite (poids, volume, degré) | Une réception de vendange | Vigne › Réception vendanges |
| Un constat sur la vigne (maladie, ravageur…) | Une observation terrain | Vigne › Observations |
| L'arrivée de bouteilles, cartons, bouchons… livrés par un fournisseur | Une réception de matière sèche | Cave › Matières sèches, bloc « Réceptions à valider » |
| Un client qui commande, ou une demande « crée une commande pour… » | Une commande en brouillon bloqué | Commercial › Commandes, vue « À vérifier » |
| Tout le reste (relance, rendez-vous, appel…) | Une tâche | Tâches & mémos, « Tâches à faire » (rien à valider) |
Une phrase comme « crée une commande pour Dupont » ou « nouvelle commande » est toujours rangée comme une commande, jamais comme une tâche, même si le client ou le produit n'est pas précisé. « À livrer vendredi » est compris comme une livraison à un client, pas comme une réception.
Pour noter une analyse ou une dégustation, utilisez plutôt le bouton 🎤 Dicter du formulaire lui-même : votre voix est seulement transcrite et lue par des règles fixes, et rien n'est enregistré avant que vous validiez. Voir Analyses, fermentation, dégustations et conseils de cave.
Valider une dictée
Chaque élément créé par la voix apparaît directement sur son écran habituel, marqué d'un badge 🎙️ À valider, en tête de liste. C'est là, sur l'élément lui-même, que vous le vérifiez.
- Ouvrez l'écran concerné (par exemple Vigne › Ordres de travail) ou cliquez sur la carte dans la fenêtre de dictée.
- Repérez l'élément au badge 🎙️ À valider. Corrigez si besoin ce qui doit l'être (parcelle, dose, quantité, date…), avec le bouton Modifier de l'élément.
- Cliquez sur Valider si tout est juste, ou sur le × (Rejeter) si la dictée était erronée.
Cas particuliers :
- Commande : elle est créée en brouillon, bloquée, avec la note « Créée automatiquement depuis une note vocale — à vérifier. » Retrouvez-la dans Commercial › Commandes (vue « À vérifier »). Un propriétaire ou un administrateur doit la débloquer (bouton 🔒 Débloquer sur la fiche) avant qu'elle puisse être validée ou soumise. Le client et le produit sont repris s'ils sont reconnus ; la quantité vaut 1 si elle n'a pas été dite.
- Parcelle ou matière non reconnue : pour une observation ou une réception de matière sèche, Ok César ne devine pas. Il crée à la place une tâche « Observation à classer (parcelle non reconnue)… » ou « Réception matière sèche à classer (matière non reconnue)… » à classer vous-même.
- Tâche : aucune validation, elle est directement dans votre liste.
Ok César affiche l'avertissement « Contenu généré par IA : des erreurs sont possibles, vérifiez-le avant de valider. » Relisez toujours : un nom mal compris, une dose ou une quantité fausse peuvent passer. Rien n'est définitif tant que vous n'avez pas cliqué sur Valider.
Retrouver une dictée passée
Ouvrez Paramètres › Historique des notes vocales (ou le lien « Voir l'historique des notes vocales → » de la fenêtre de dictée, ou « Voir mes notes vocales → » pour ouvrir directement vos notes). Deux onglets : Toutes les notes (les dictées de toute l'équipe, avec « par nom ») et Mes notes (les vôtres seulement). Chaque dictée est listée avec le texte exact prononcé, les éléments créés et leur état (« En attente de validation », « Prévu », « Validée », « À faire »…), avec un lien vers l'élément. C'est un journal de traçabilité : on y consulte, on n'y valide plus.
Erreurs fréquentes
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| « Impossible d'accéder au micro. Vous pouvez saisir le texte manuellement ci-dessous. » | Micro refusé ou introuvable | Autorisez le micro dans les réglages de votre navigateur, ou tapez votre note. |
| « Micro et dictée non disponibles dans ce navigateur — utilisez la saisie manuelle. » | Navigateur sans reconnaissance vocale | Tapez votre note, ou essayez un autre navigateur. |
| « Cette dictée vient déjà d'être enregistrée — consultez l'historique des notes vocales. » | Le même texte a déjà été envoyé il y a moins de 2 minutes | Rien à refaire : retrouvez les éléments déjà créés. |
| « Dictée trop longue (… éléments, 20 au plus) — découpez-la en plusieurs notes. » | Trop d'idées d'un coup | Dictez en plusieurs fois. |
| « Texte trop long (5000 caractères maximum) » ou « Enregistrement audio trop long » | Dictée trop longue | Raccourcissez ou découpez. |
| « Aucun élément n'a pu être créé à partir de cette dictée. » | Phrase trop courte ou incompréhensible | Reformulez avec des phrases complètes. |
Le micro flottant est absent des pages de connexion et d'inscription, du panel d'administration de la plateforme, de l'espace opérateur de préparation, de l'écran de préparation par scan, de la page « mot de passe oublié », de l'écran « Accès suspendu » et des pages publiques (étiquette numérique, Boutique pro).
Et ensuite ?
Découvrez les écrans où vous validerez vos dictées : Ordres de travail, Réception vendanges, Observations et Commandes. Pour les tâches, voir Tâches et mémos.