À quoi sert ce module
Avant le départ d'une commande, quelqu'un doit vérifier que les bonnes bouteilles, avec les bonnes étiquettes, sont bien dans les cartons. Le module Préparation de commande guide cette vérification pas à pas, sur un téléphone, une tablette ou avec une douchette (un lecteur de code-barres, souvent en forme de petit pistolet, qui se connecte en Bluetooth).
Une expédition est un envoi préparé pour une commande. Une commande peut partir en plusieurs expéditions (par exemple si tout n'est pas prêt le même jour). Le stock est le nombre de bouteilles disponibles à la vente. Un habillage est l'ensemble étiquette, contre-étiquette (l'étiquette au dos de la bouteille) et capsule prévu pour un produit et un client — voir le glossaire.
La commande elle-même (produits, facture, documents douaniers) se gère dans Commercial. La préparation se déroule en deux temps :
- Préparée — toutes les lignes sont vérifiées et la préparation est clôturée (colis, palettes, photo). L'expédition reste « En préparation » : le stock n'a pas encore bougé.
- Remise au transporteur — l'expédition passe « Expédiée » et le stock commercial est décrémenté (les bouteilles sortent du stock).
Si un manquant a été déclaré, l'expédition s'arrête entre les deux, au statut À valider : c'est le bureau qui décide ce qui part (voir Valider une préparation avec écart).
Avant de commencer
- L'option Préparation de commande doit être souscrite (Abonnement).
- La commande doit avoir une expédition au statut En préparation, créée depuis la fiche commande (Expéditions et documents douaniers).
- Le compte qui prépare doit avoir le droit Modifier sur « Préparation par scan » (voir « Abonnement et droits » en bas de page). Un compte de rôle Opérateur de préparation l'a déjà.
- Pour que le scan reconnaisse un produit, son Code Barre doit être renseigné sur sa variante (Commercial › Produits, modifier la variante). Pour le contrôle des étiquettes, l'habillage doit avoir sa « référence scannable » (code-barres ou QR code) et, idéalement, une photo de référence (Paramètres › Habillages).
La liste des expéditions
Ouvrez Préparation de commande dans le menu. L'écran liste les expéditions ; les onglets en haut filtrent par statut (Toutes / En préparation / Expédiée / Annulée) et la case Afficher les expéditions archivées remonte les envois anciens. Le badge de statut distingue :
- En préparation : rien n'est encore vérifié — le bouton de la ligne est ▶ Préparer ;
- Préparée : tout est vérifié, l'envoi attend le transporteur — bouton À remettre → ;
- À valider : un manquant a été déclaré, le bureau doit trancher — bouton À valider →.
Les opérateurs, eux, partent de leur tableau de bord, trié par urgence.
Le déroulé, étape par étape
1. Le récapitulatif
- Ouvrez l'expédition avec ▶ Préparer. L'écran affiche un Résumé : client (et pays), nombre de lignes et d'unités, type de palette, dates de Préparation, d'Enlèvement (le jour où le transporteur vient) et de Mise à dispo.
- Lisez le bandeau jaune ⚠️ s'il existe : c'est le Commentaire opérateurs écrit par le bureau sur la commande (par exemple « commande urgente »).
- Parcourez Références à préparer : pour chaque ligne, la quantité, la marque, le carton, le marquage et la capsule. Le badge « Sans scan » signale une ligne dispensée de scan.
- Appuyez sur ▶ Commencer la préparation. Le bouton est grisé si l'expédition est déjà préparée ou attend le bureau.
2. Scanner ligne par ligne
Chaque ligne se vérifie en trois étapes, dans cet ordre : code produit → étiquette → contre-étiquette. L'écran affiche en grand la quantité à préparer, une barre Progression (« Ligne 3 / 7 »), et trois repères (Produit, Étiquette, Contre-étiq.) qui se remplissent au fil des scans. Aux étapes étiquette, la photo de référence de l'habillage attendu et l'éventuelle remarque du bureau apparaissent. Les lignes cochées « Sans scan » sur la commande sont passées automatiquement.
Caméra, douchette ou clavier : trois façons de scanner
- 📷 Scanner avec la caméra : la caméra reste ouverte d'un scan à l'autre. Un bandeau rappelle la ligne en cours et ce qu'il faut viser (« le CODE PRODUIT », « l'ÉTIQUETTE », « la CONTRE-ÉTIQUETTE »). Chaque lecture réussie est confirmée par un bip court, une vibration et un flash vert ; une erreur, par un double bip grave et un flash rouge. Le bouton 🔦 Lampe apparaît si le téléphone en a une. Un code qui vient d'être validé et reste sous l'objectif n'est pas relu pour l'étape suivante.
- Douchette Bluetooth : le champ de saisie est prêt à chaque étape, il suffit de scanner. Sur écran tactile, le clavier virtuel ne s'ouvre pas, pour ne pas masquer l'écran.
- ⌨ Saisir : ouvre le clavier pour taper le code à la main, puis ✓ Valider.
Le son s'active au premier appui (« Commencer la préparation » ou ouverture de la caméra). Les iPhone ne vibrent pas : seul le bip est émis.
Quand le scan ne correspond pas
Le bloc ⛔ Erreur de scan affiche côte à côte ce que vous avez scanné et ce qui est attendu (à l'étape produit, avec le nom des deux produits). Chaque erreur est comptée dans « Erreurs de scan (7j) » du tableau de bord.
- Scanner à nouveau : efface l'erreur et reprend la même étape.
- 🤖 Reconnaître automatiquement (étape produit) : prenez une photo du produit ; une reconnaissance automatique de l'image la compare aux produits de l'expédition et valide l'étape si elle reconnaît avec certitude la ligne attendue (la photo est conservée, l'étape est journalisée « validée automatiquement »). Sinon, un message indique ce qu'elle a reconnu, par exemple « La reconnaissance automatique identifie « … » — ne correspond pas avec certitude au produit attendu. » Un avertissement « Contenu généré par IA » rappelle de vérifier le résultat.
Pas de code-barre, code illisible, habillage manquant
| Situation | Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Le produit n'a pas de code-barre | Pas de code-barre (étape produit) | Photographiez le produit ou son étiquette, puis ✓ Valider sans code-barre : l'étape produit est validée à la main et la photo est conservée. |
| L'étiquette ou la contre-étiquette ne se lit pas (code abîmé, reflet…) | Code illisible — vérifier par photo (reconnaissance automatique) | La photo de la bouteille est comparée automatiquement à la photo de référence de l'habillage : si elle est conforme, l'étape est validée sans compter d'erreur. Sans photo de référence : « Aucune photo de référence disponible pour comparer : scannez le code ou prévenez le bureau. » Si la comparaison échoue : « La vérification automatique a échoué. Réessayez ou scannez le code-barre. » |
| Aucun habillage (ou aucun code-barres d'étiquette) n'est configuré pour ce produit et ce client | Le bloc ⚠️ Habillage manquant s'affiche au scan | 📷 Valider par photo et signaler au bureau : photographiez la bouteille habillée, la ligne est validée sans scan d'étiquette et le signalement apparaît sur l'expédition. Ou Réessayer le scan. |
Si un code-barres d'étiquette est bien configuré, la validation par photo est refusée (« Un habillage est configuré pour ce produit : scannez l'étiquette. ») : le scan reste la règle.
3. Quantité différente ou manquant
Quand vous ne pouvez pas préparer la quantité demandée (casse, rupture…), ne sautez pas la ligne : déclarez l'écart.
- Sur la ligne en cours, appuyez sur Quantité différente / manquant.
- Saisissez la Quantité réellement préparée — 0 si la ligne manque entièrement.
- Choisissez un Motif : Casse, Rupture de stock, Erreur de commande, ou Autre (à préciser).
- Appuyez sur Enregistrer l'écart.
La ligne affiche « À revoir : 10 préparé(s) sur 12 — Casse » et vous continuez à la scanner normalement. Avec une quantité 0, la ligne est passée sans scan. Si vous vous êtes trompé, redéclarez la quantité attendue : l'écart est annulé.
| Message | Que faire ? |
|---|---|
| « Indiquez la quantité réellement préparée (0 si la ligne manque entièrement). » | Le champ est vide ou négatif : saisissez un nombre. |
| « Choisissez un motif. » | Un écart doit toujours avoir un motif. |
Il n'existe plus : pour une ligne absente, déclarez une quantité 0 avec son motif. Le bureau sait ainsi pourquoi elle manque.
4. Pause, abandon et fin de plage horaire
- ← Pause (reprendre plus tard), en haut à gauche : vous quittez l'écran, la préparation reste ouverte. En revenant, vous reprenez exactement à la même ligne et à la même étape. Sur le tableau de bord, l'expédition affiche « En cours : ligne 3/7 — prénom, heure ».
- ✕ Abandonner la préparation est rangé dans le menu ⋯, en haut à droite, pour éviter de l'appuyer par erreur. Une confirmation rappelle que les scans déjà faits seront perdus et que la préparation repartira de la première ligne ; Continuer la préparation pour revenir en arrière.
- Si l'écran a pris du retard sur la préparation (double scan, second onglet ouvert) : « La préparation a avancé ailleurs : rechargez. » — l'écran se recale tout seul sur l'état réel.
Opérateur à horaires restreints
Si des horaires opérateurs sont définis (Paramètres › Équipe et accès › Horaires opérateurs), un bandeau prévient 10 minutes avant la fin : « ⏰ Fin de votre plage horaire dans 8 min : la préparation reprendra où vous l'avez laissée. » Passé l'heure, les scans sont refusés avec « Hors de vos horaires : la préparation reprendra où vous l'avez laissée. » et le compte est déconnecté. Rien n'est perdu : la préparation reprend à la même étape au prochain créneau.
5. Clôturer : colis, palettes, photo
Après la dernière ligne, l'écran « Toutes les lignes sont vérifiées » s'affiche :
- Relisez les Lignes à revoir (écarts de quantité, habillages validés par photo). Rappel affiché : « Avec un écart de quantité, l'expédition restera en préparation, à valider par le bureau (stock non sorti). »
- Saisissez le Nombre de colis et le nombre de Palette(s) — facultatifs, nombres entiers. Le type de palette demandé est rappelé.
- Prenez si vous le souhaitez la 📷 Photo de la palette (facultative).
- Appuyez sur ✓ Valider la préparation et gardez la page ouverte pendant « Validation… ne fermez pas la page ».
Colis et palettes apparaissent ensuite sur la fiche commande. Message possible : « Nombre de colis ou de palettes invalide (nombre entier attendu). »
6. L'écran de fin
| Cas | Ce qu'affiche l'écran | Suite |
|---|---|---|
| Sans écart de quantité | 🎉 « Préparation terminée » — « toutes les lignes ont été vérifiées. Elle est préparée et attend sa remise au transporteur (le stock sortira à ce moment-là). » | Bouton 🚚 Remettre au transporteur, tout de suite ou plus tard depuis le tableau de bord. |
| Avec un écart de quantité | 📝 « l'écart signalé est transmis au bureau. L'expédition reste en préparation, à valider par le bureau ; le stock n'est pas encore sorti. » | Rien à faire côté opérateur : les propriétaires et administrateurs reçoivent une notification. |
Dans les deux cas, Préparer la suivante → #N ouvre l'expédition la plus urgente qui n'est ni préparée, ni à valider, ni déjà en cours chez un collègue — ou affiche « Aucune autre expédition en attente de préparation. »
Un habillage validé par photo est seulement signalé au bureau : à lui seul, il ne bloque pas la remise au transporteur.
7. Remettre au transporteur
- Quand le transporteur est là, appuyez sur 🚚 Remettre au transporteur (écran de fin, récapitulatif d'une expédition préparée, ou tableau de bord).
- Une confirmation s'affiche : « Expédition #N remise au transporteur : elle passe « expédiée » et le stock est sorti. »
- Appuyez sur Confirmer la remise (ou Annuler).
| Refus possible | Pourquoi, et que faire |
|---|---|
| « Préparation terminée avec un écart : le bureau doit d'abord la valider. » | Un écart de quantité a été déclaré : le bureau tranche depuis la fiche commande. |
| « La préparation de cette expédition n'est pas terminée. » | Terminez et validez la préparation d'abord. |
| « Document douanier non validé : le bureau doit valider l'expédition. » | Votre société est entrepositaire agréé (statut douanier qui permet de stocker le vin sans payer les droits d'accises tout de suite) et la commande circule en suspension de droits sans DAE validé (le document d'accompagnement électronique, avec son n° ARC). Le bureau saisit l'ARC ou expédie lui-même — voir Expéditions et documents douaniers. |
| « Cette expédition est annulée. » | Elle a été annulée au bureau entre-temps. |
Le bon de préparation (document papier)
Pour préparer sans écran, ou pour joindre une feuille à la palette, le bureau peut éditer un bon de préparation : sur la fiche de la commande, bloc Expéditions, menu Actions, groupe Préparation, Bon de préparation (aperçu puis Télécharger le PDF), ou Envoyer le bon de préparation par email. C'est un document interne, sans aucun prix.
Il contient le logo et l'adresse de votre société (identifiants légaux en pied de page), les numéros d'expédition et de commande, le destinataire, les informations de livraison (transporteur, nombre de colis, palette, dates, suivi), puis un tableau détaillé :
- Produit : nom et millésime, appellation et couleur, marque de la ligne, note saisie sur la ligne de la commande (champ « Note » de la ligne) et numéro de lot ;
- Quantité, Centilisation (le volume de la bouteille, par exemple « 75 cl »), Nb cond. (le nombre de cartons), Packaging (le type de carton) et Capsule (« Bleu G (CRD) » en France, « Blanche (neutre) » à l'export) ;
- un cadre Consigne de préparation qui reprend le « Commentaire opérateurs » de la commande, suivi du « Commentaire de préparation » de l'expédition (menu Actions › Ajouter un commentaire de préparation) ;
- les totaux : quantité, nombre de cartons, poids net et brut, équivalent en bouteilles de 75 cl, volume en litres.
La commande, la facture et la proforma reprennent aussi la marque et la note de chaque ligne ; voir Commandes et Facturation et avoirs.
Erreurs fréquentes
| Ce que vous voyez | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| « Scan non envoyé : réessayez. » | Réseau coupé ou instable (cave, entrepôt peu couvert). | Le code reste dans le champ : approchez-vous du Wi-Fi, puis appuyez sur ✓ Valider. |
| Le scan est refusé alors que c'est le bon produit | Le code-barres de la variante n'est pas renseigné ou est différent de celui de l'étiquette. | Utilisez Pas de code-barre ou la reconnaissance automatique, puis prévenez le bureau : il corrigera le « Code Barre » de la variante dans Commercial › Produits. |
| « ⚠️ Habillage manquant » | Aucun habillage (ou aucune référence scannable) n'est défini pour ce produit et ce client. | Valider par photo et signaler au bureau, qui complétera Paramètres › Habillages. |
| « Impossible d'activer la caméra. » | L'autorisation de la caméra a été refusée dans le navigateur. | Autorisez la caméra pour le site dans les réglages du navigateur, ou utilisez la saisie manuelle / la douchette. |
| « La préparation a avancé ailleurs : rechargez. » | Deux appareils ou deux onglets travaillent sur la même expédition. | Laissez l'écran se recaler ; ne préparez la même expédition qu'à un seul endroit à la fois. |
Abonnement et droits
L'écran de scan nécessite le module « Préparation de commande » (voir Abonnement). Sans lui : « La préparation par scan n'est pas incluse dans votre abonnement. »
Un membre sans ce droit voit : « Vous n'avez pas les droits pour préparer une commande par scan : demandez à un administrateur de vous accorder la permission « Préparation » (création et modification). » Le droit se donne dans Paramètres › Équipe et accès › Membres et droits.
Et ensuite ?
- Un manquant a été déclaré : Valider une préparation avec écart (bureau).
- Vos opérateurs travaillent sur téléphone : Espace opérateur.
- L'envoi sort de la cave sous douane : Expéditions et documents douaniers.