Point de vente — vente au comptoir – Documentation Ok César

À quoi sert ce module

Un client entre au caveau, choisit trois bouteilles et paie : il vous faut un ticket, une facture numérotée, un règlement enregistré et un stock à jour. Le module Point de Vente fait tout cela depuis un seul écran, sur ordinateur, tablette ou téléphone.

Nouveau nom

Ce module s'appelait « Boutique ». Il s'appelle désormais Point de Vente dans le menu et Point de vente dans le catalogue des modules de l'abonnement. Seul le nom change : le fonctionnement et l'adresse des écrans restent les mêmes. Ne le confondez pas avec la Boutique pro (commande en ligne des professionnels, voir Boutique pro).

Dans le menu de gauche, Point de Vente ouvre cinq écrans : Vente au comptoir (la caisse), Points de vente (la configuration), Réapprovisionnement (voir l'article dédié), Clôtures de caisse (voir Clôtures de caisse) et Objectifs.

Avant de commencer

L'option Point de Vente doit être incluse dans votre abonnement.
Un point de vente (votre caveau, un stand de salon…) doit exister et être actif — voir « Créer un point de vente » ci-dessous. Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent en créer.
Vos produits doivent être des variantes commercialisables avec un prix (fiche produit dans Commercial › Produits, ou grille tarifaire — voir Tarifs). Une variante est une version précise d'un produit : le même vin dans un autre millésime ou un autre format est une autre variante.

Créer un point de vente

Ouvrez Point de Vente › Points de vente.
Cliquez sur + Ajouter un point de vente et remplissez :
- Nom * : par exemple « Caveau ».
- Entrepôt (déduction de stock) : l'entrepôt d'où sortent les bouteilles vendues. Il est obligatoire dès que votre société a des entrepôts, car le régime fiscal de la sortie, donc la DRM, en dépend.
- Grille tarifaire : sinon « Prix produit par défaut ».
- Catégorie de client (par défaut pour un nouveau client) : reprise quand vous créez un client en caisse.
- Transporteur : facultatif.
Cliquez sur Créer. Le point de vente apparaît dans la liste avec un interrupteur pour l'activer ou le désactiver ; cliquez sur son nom pour le modifier, sur × pour le supprimer. Un point de vente qui a déjà des ventes ou des objectifs ne peut pas être supprimé : désactivez-le pour le retirer de la caisse.
Cliquez sur Produits sur sa ligne et activez les variantes à vendre à ce point de vente (une case par variante, avec une recherche). Sans variante active, la caisse affiche « Aucune variante active pour ce point de vente ».
(Facultatif) Cliquez sur Affichage : donnez un nom raccourci à chaque tuile et changez leur ordre avec les flèches Monter / Descendre.
(Facultatif) Cliquez sur Membres pour réserver ce point de vente à certains utilisateurs — voir plus bas.

Faire une vente

Ouvrez Point de Vente › Vente au comptoir. Si vous avez plusieurs points de vente, choisissez le bon dans la liste en haut (la caisse mémorise votre dernier choix sur cet appareil).
Touchez les tuiles produits pour remplir le panier (une recherche permet de les filtrer). Les boutons +3 / +6 / +12 ajoutent des lots. Dans le panier, − et + ajustent la quantité et × retire la ligne.
Associez un client si besoin, dans le bloc Client (optionnel) : tapez son nom, ou créez-le avec + Créer ce client / + Nouveau client (nom, téléphone facultatif ; la catégorie vient du point de vente).
Appliquez une remise si besoin (voir plus bas).
(Facultatif) Appuyez sur Imprimer le document provisoire pour montrer le montant au client avant qu'il ne paie.
Appuyez sur Finaliser la vente. L'encart Vente finalisée — à encaisser apparaît.
Choisissez le moyen de paiement, saisissez le montant reçu si besoin (voir « Moyens de paiement »), puis appuyez sur Encaisser X €.

Le prix affiché vient de la grille tarifaire du point de vente si elle tarife la variante, sinon du prix du produit.

Finaliser avant d'encaisser

La vente se fait en deux temps, pour vous laisser le droit de vous tromper :

Finaliser la vente fige le panier, le client et les remises. Rien n'est encore enregistré : ni commande, ni facture, ni numéro de facture, ni mouvement de stock.
Tant que vous n'avez pas encaissé, vous pouvez Modifier la vente (le panier redevient modifiable) ou Annuler la vente. L'annulation demande confirmation : « Le panier, le client et les remises sont effacés. Rien n'a été encaissé ni facturé : aucun numéro de facture n'est consommé. »
Encaisser enregistre la vente pour de bon : la commande (origine « vente au comptoir »), la facture (émise immédiatement, numérotée), le ou les règlements, et la sortie de stock de l'entrepôt du point de vente.

La confirmation reste affichée jusqu'à la vente suivante : « Vente encaissée — facture #N, X € TTC en espèces » (ou « par carte », ou le détail des moyens), la monnaie à rendre, un lien Imprimer le ticket et un lien Voir la commande.

Attention

Dès que vous avez cliqué sur Encaisser (même si la connexion a coupé), la vente est considérée comme commencée : les boutons Modifier et Annuler disparaissent (« L'encaissement a commencé : terminez-le pour ne pas laisser la vente à moitié enregistrée »). Il faut alors la terminer — voir « Reprendre une vente interrompue ».

Le document provisoire

C'est un aperçu du ticket à montrer ou remettre au client avant le paiement. Le bouton Imprimer le document provisoire est disponible dès que le panier n'est pas vide, avant même « Finaliser la vente », puis rappelé dans l'encart de la vente finalisée. Le document porte la mention « Document provisoire — ne vaut pas facture ». Prix, remises et TVA sont recalculés par le serveur ; aucun numéro de facture n'est consommé, et rien n'est enregistré. Il s'ouvre dans un nouvel onglet : si rien ne s'affiche, autorisez les fenêtres pour ce site (« Le document provisoire est prêt mais le navigateur a bloqué son ouverture : autorisez les fenêtres pour ce site. »).

Imprimer un ticket (format rouleau 80 / 58 mm)

La liste déroulante à côté du bouton d'impression choisit le format :

Choix	Pour quelle imprimante
Ticket 80 mm (choix par défaut)	Imprimante de tickets à rouleau de 80 mm de large, la plus courante.
Ticket 58 mm	Petite imprimante de tickets à rouleau de 58 mm (souvent portative).
Facture A4 (« Page A4 » pour le document provisoire)	Imprimante classique, page entière.

Le choix est mémorisé sur l'appareil (dans son navigateur) : c'est lui qui a l'imprimante branchée. Le même réglage sert au ticket de vente, au document provisoire et au ticket Z. Le ticket s'ouvre dans un nouvel onglet : lancez l'impression depuis le navigateur et choisissez votre imprimante de tickets. Le ticket est en TTC et reprend le logo, l'adresse et le numéro de TVA de la société, les lignes, le total, les règlements et la TVA par taux. Le lien Facture (PDF A4) donne aussi la facture complète.

Duplicata

La première édition d'un ticket est l'original. Toute réimpression ensuite porte la mention « DUPLICATA n° 1 », puis n° 2, etc., et le compteur est conservé. C'est une règle légale pour les tickets de caisse : n'imprimez donc pas un ticket « pour essayer » avant la vraie impression.

Moyens de paiement

Moyen	Quand il est proposé
Espèces	Toujours.
Carte	Toujours.
Chèque, Virement, Autre	Selon Paramètres › Modes de règlement (activés par défaut ; un interrupteur les masque en caisse). Le « Prélèvement SEPA » n'est jamais proposé au comptoir.

Payer en plusieurs fois et rendre la monnaie

Choisissez un moyen (Espèces, Carte…).
Pour payer en plusieurs fois, saisissez le premier montant (ex. 20 € en espèces) puis Ajouter (ou Entrée). Changer de moyen avec un montant saisi l'ajoute d'abord au moyen précédent.
Le reste va au moyen sélectionné : « Reste à payer 34,50 € par carte ». Le bouton l'annonce aussi (« Encaisser le reste : 34,50 € par carte ») et le détail dessous rappelle le total et sa répartition. Un seul clic enregistre toute la vente. Un paiement ajouté se retire avec ×.
En espèces, saisissez le Montant reçu : la ligne À rendre calcule la monnaie, sur la seule part espèces.

Message	Que faire ?
« Montant invalide. »	Corrigez le montant saisi.
« Les paiements autres qu'en espèces dépassent le total de X € : corrigez-les. »	Retirez ou réduisez un paiement par carte, chèque, virement ou autre (seules les espèces peuvent dépasser le total, pour rendre la monnaie).

Règlements définitifs

Un règlement de vente au comptoir ne peut plus être modifié ni supprimé dès qu'il est enregistré (c'est une exigence légale sur les caisses : l'ISCA, voir glossaire). Une erreur se corrige par un règlement de sens contraire (un remboursement), et la facture par un avoir — voir Facturation et avoirs. Chaque règlement est en plus signé par le serveur, ce qui permet de prouver qu'il n'a pas été altéré.

Remises (ligne et ticket)

Remise sous une ligne du panier, ou Remise sur le ticket sous le total.
Choisissez Pourcentage (%) — raccourcis 5, 10, 15, 20 % — ou Montant (€ TTC), puis Appliquer. La fenêtre affiche le montant avant et après remise.
Une remise supérieure au montant remisé est plafonnée : « Remise limitée au montant remisé : 100 % ».
Modifier la remise ou Retirer à tout moment avant « Finaliser la vente ». Le panier affiche le sous-total, les remises (dont ticket) et le total TTC.

Qui peut remiser ?

Les boutons « Remise » n'apparaissent qu'aux comptes ayant le droit Modifier sur le module Commercial (propriétaires et administrateurs l'ont toujours). Le serveur vérifie ce droit et plafonne la remise : « Remise refusée : il faut le droit « Modifier » sur le module Commercial pour accorder une remise. »

Client exonéré de TVA

Si le client associé a un régime de TVA « Export hors Union européenne » ou « Livraison intracommunautaire » sur sa fiche (voir Clients), la caisse l'indique (« Exonéré de TVA (export hors UE) : TVA à 0 % »), les tuiles affichent « (TVA 0 %) » et la facture porte la mention légale d'exonération.

Un produit sans prix n'est jamais vendu à 0 €

Si une variante n'a ni prix de produit ni prix dans la grille du point de vente, sa tuile est grisée avec la mention « Prix non défini — à renseigner » et ne peut pas être ajoutée au panier (le serveur refuse aussi : « Prix non défini pour un produit du panier : renseignez le prix du produit (Commercial > Produits) ou celui de la grille tarifaire du point de vente. »). Renseignez le prix dans Commercial › Produits ou dans la grille tarifaire, puis rechargez la caisse.

Reprendre une vente interrompue

Si la connexion coupe pendant l'encaissement, la caisse affiche « Connexion interrompue : la vente a peut-être été enregistrée. Réessayez sans modifier le panier pour la terminer. » Recliquez sur Encaisser sans toucher au panier : la vente reprend là où elle s'est arrêtée et n'est jamais enregistrée deux fois. Si une partie des règlements était déjà enregistrée, la caisse demande de reprendre les mêmes paiements.

Si vous rechargez la page, la vente commencée est conservée dans l'onglet : « Une vente commencée n'a pas été terminée : encaissez-la de nouveau, elle reprendra là où elle s'est arrêtée. » Si vous l'abandonnez, vérifiez-la d'abord dans Commercial › Commandes avant de la recommencer : elle a pu être enregistrée en partie.

Retrouver les ventes d'un point de vente

Dans Points de vente, le lien Voir les ventes ouvre Commercial › Commandes filtré sur ce point de vente. Sur la fiche d'une vente, l'encart Point de vente affiche son nom et le lien Voir ses ventes. Seules les ventes faites avec la caisse ou la boutique en ligne sont rattachées à un point de vente, pas celles importées de votre ancien logiciel.

Réserver un point de vente à certains utilisateurs

Dans Points de vente, le bouton Membres ouvre la fenêtre « Utilisateurs associés ». Cochez les personnes qui peuvent encaisser à ce point de vente.

Sans aucun membre associé (affichage « Tous les membres Point de Vente »), le point de vente est ouvert à tous les comptes ayant accès au module.
Dès qu'au moins un membre est coché, il est réservé à ses membres (les propriétaires et administrateurs y ont toujours accès). Les autres ne le voient plus dans la caisse, et le serveur refuse leurs ventes : « Ce point de vente est réservé à ses membres : vous n'y avez pas accès. »
Un vendeur dont aucun point de vente n'est ouvert voit : « Aucun point de vente actif ne vous est ouvert. Créez-en un depuis l'onglet Points de vente, ou demandez à un administrateur de vous associer à un point de vente existant. »

Objectifs

L'écran Point de Vente › Objectifs compare, mois par mois (sélecteur de mois en haut), le chiffre d'affaires réalisé à l'objectif fixé, par point de vente et par produit. Les propriétaires et administrateurs cliquent sur + Ajouter un objectif (ou + Régler sur une ligne) et renseignent le type (point de vente ou produit), le mois, l'objectif CA HT (€) et l'objectif volume (bouteilles/cols). Le réalisé compte les ventes facturées du mois, en HT, avoirs déduits.

Erreurs fréquentes

Message	Cause et solution
« Aucune variante active pour ce point de vente. »	Aucun produit n'est activé pour ce point de vente. Dans Points de vente, bouton Produits, cochez les variantes à vendre.
« Un produit du panier n'est plus en vente dans ce point de vente : rechargez la page. »	Un produit a été retiré ou archivé pendant la vente. Rechargez et refaites le panier.
« Cette vente a déjà été commencée avec un autre client ou point de vente : rechargez l'écran de caisse et recommencez la vente. »	Vous avez changé de client ou de point de vente après un premier essai d'encaissement. Rechargez et recommencez.
« Cette vente est en cours d'encaissement : réessayez dans un instant. »	Un premier clic est encore en traitement : patientez quelques secondes.
« Point de vente introuvable ou inactif. »	Le point de vente a été désactivé : réactivez-le dans Points de vente.
« Le total de la vente est de X € et non de Y € : les prix ont changé depuis l'ouverture de la caisse. … »	Un prix a changé pendant la vente. Le panier est remis à jour : vérifiez le nouveau total annoncé, puis encaissez.
« Caisse clôturée pour le … : une vente au comptoir ne peut plus y être facturée. Recommencez l'encaissement, la facture sera datée du jour. »	La journée a été clôturée pendant la vente. Encaissez de nouveau : la vente est facturée à la date du jour.
« L'entrepôt de sortie de ce point de vente est archivé : choisissez-en un autre … avant d'encaisser. »	Dans Points de vente, cliquez sur le nom du point de vente et choisissez un entrepôt actif.

Module optionnel

Nécessite l'option « Point de Vente », proposée avec le module Commercial — voir Abonnement. Sans elle, l'écran affiche « Point de Vente — vente au caveau » comme module verrouillé.

Et ensuite ?

En fin de journée : Clôtures de caisse — compter les espèces, imprimer le ticket Z et archiver.
Le caveau manque de bouteilles : Réapprovisionnement du caveau.