Clôtures de caisse

À quoi sert la clôture

Une caisse doit pouvoir prouver, plus tard, ce qui a été encaissé et que rien n'a été changé après coup. La clôture répond à cela :

vous contrôlez que l'argent dans le tiroir correspond aux ventes enregistrées ;
vous imprimez le ticket Z, le récapitulatif de la période (chiffre d'affaires, TVA par taux, encaissements par moyen de paiement) ;
vous archivez : les totaux sont figés dans une archive chaînée et inaltérable, conformément à l'obligation légale appelée ISCA (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données de caisse) — voir le glossaire.

Définitions

Le ticket Z est le récapitulatif de fin de période d'une caisse. La TVA par taux détaille la TVA pour chaque taux appliqué (par exemple 20 %). Le cumul depuis l'ouverture est le chiffre d'affaires TTC total de la caisse depuis sa première vente. Une empreinte est un code unique calculé à partir des données : si une donnée change, l'empreinte change.

Avant de commencer

Les ventes de la période doivent avoir été encaissées dans Point de Vente › Vente au comptoir.
Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent clôturer et saisir un écart ou un retrait. Les autres utilisateurs consultent.
Seule une période terminée se clôture : la date de fin doit être antérieure à aujourd'hui. La journée en cours se clôture donc le lendemain.

La liste des clôtures

Ouvrez Point de Vente › Clôtures de caisse. Trois onglets : Clôtures journalières, Clôtures mensuelles et Clôtures par exercice (l'exercice suit l'année civile). Chaque ligne indique la période, son identifiant, le chiffre d'affaires HT et TTC et un statut :

Statut	Signification
En cours	La période n'est pas terminée (par exemple aujourd'hui). Les montants en italique sont calculés, pas encore archivés.
À clôturer	La période est terminée mais pas encore clôturée. Un rappel « 1 période passée n'est pas clôturée » ou « N périodes passées ne sont pas clôturées » s'affiche au-dessus du tableau.
Clôturé	La période est archivée, définitivement.

Cliquez sur la période pour ouvrir son détail.

Clôturer une journée, pas à pas

Ouvrez la journée à clôturer depuis Point de Vente › Clôtures de caisse (onglet Clôtures journalières).
Vérifiez les Données récapitulatives : chiffre d'affaires HT, TVA, chiffre d'affaires TTC.
Comptez le tiroir-caisse et saisissez le total dans Espèces comptées dans la caisse (€). L'écran affiche le montant Attendu (solde de clôture des espèces) et le résultat : Caisse juste, ou Écart : +2,50 € / −3,00 €.
En cas d'écart, cliquez sur Enregistrer l'écart comme erreur de caisse… : le formulaire « Erreur de caisse » s'ouvre pré-rempli (espèces, montant signé, note « Écart de comptage : X comptés pour Y attendus »). Vérifiez puis cliquez sur Ajouter.
(Si vous avez porté de l'argent à la banque) ajoutez un + Retrait bancaire — voir ci-dessous.
Imprimez le ticket Z — voir ci-dessous.
Cliquez sur Clôturer, lisez la confirmation puis cliquez sur Clôturer définitivement.
Le badge Clôturé remplace le bouton. Téléchargez si besoin l'archive CSV.

Exemple

Le tiroir devrait contenir 230,00 € d'espèces (« Attendu »). Vous comptez 227,50 € : l'écran affiche « Écart : −2,50 € ». Cliquez sur Enregistrer l'écart comme erreur de caisse… puis Ajouter : l'écart est inscrit et la caisse est juste.

Le comptage n'est pas enregistré

Le montant compté ne sert qu'à calculer l'écart à l'écran. Seule l'erreur de caisse ajoutée est enregistrée, et elle n'est plus modifiable une fois la période clôturée.

Lire le détail d'une période

Le tableau Mouvements de caisse détaille, pour chaque moyen de paiement (Espèces, Chèque, Virement, Carte, Autre) :

Colonne	Ce que c'est
Ouverture	Ce qu'il y avait au début de la période (le solde reporté de la veille).
Retraits bancaires	L'argent retiré de la caisse pour le porter à la banque (saisi à la main).
Encaissements	Ce que les clients ont payé pendant la période.
Remboursements	Les sommes remboursées aux clients.
Erreurs de caisse	Les écarts constatés au comptage (positifs ou négatifs, saisis à la main).
Remises en banque	Les dépôts enregistrés (chèques, espèces) portés à la banque.
Clôture	Le solde en fin de période.

Quatre onglets en dessous donnent le détail : Factures, Règlements, Remises en banque et Mouvements manuels. Sur un petit écran, certaines colonnes se masquent : agrandissez la fenêtre pour tout voir.

Mouvements manuels

Avant clôture, un propriétaire ou administrateur peut ajouter, par moyen de paiement, un + Retrait bancaire (montant positif) ou une + Erreur de caisse (montant signé, positif ou négatif), avec une note. Ces mouvements restent modifiables et supprimables (bouton Supprimer dans l'onglet Mouvements manuels) tant que la période n'est pas clôturée ; chaque modification est consignée dans un journal.

Ce ne sont pas des règlements de clients. Les règlements de vente au comptoir, eux, sont définitifs dès leur enregistrement et signés par le serveur (voir Point de vente).

Imprimer le ticket Z

Dans le détail de la période, repérez le bloc Ticket Z.
Choisissez le format dans la liste : Ticket 80 mm, Ticket 58 mm (imprimantes à rouleau) ou Page A4. Ce réglage est le même que celui des tickets de vente et est mémorisé sur l'appareil.
Cliquez sur Imprimer le ticket Z. Une fenêtre d'impression s'ouvre ; si elle ne peut pas s'ouvrir (cas de l'application mobile), l'impression se fait directement dans la page.

Le ticket Z reprend : la période, son statut (« Clôturée (N facture(s)) » ou « Période NON clôturée : totaux provisoires »), le chiffre d'affaires HT, la TVA ligne par ligne pour chaque taux avec sa base, le total TTC, les encaissements par moyen de paiement, le cumul TTC depuis l'ouverture et, une fois la période clôturée, le numéro d'archive (l'empreinte de la clôture) et celui de la clôture précédente. Les avoirs sont ventilés par taux comme la facture d'origine. Les mêmes lignes de TVA et le cumul sont aussi affichés à l'écran sous le titre du bloc.

À la clôture, le contenu du ticket Z est figé et couvert par la signature : le ticket d'une clôture reprend ensuite exactement ces chiffres, sans recalcul. Les clôtures antérieures au 3 novembre 2026 gardent leur signature d'origine.

Clôturer

Cliquez sur Clôturer (propriétaires et administrateurs).
Une confirmation s'affiche : « Clôturer la période « … » ? La clôture archive définitivement les totaux de la période : elle ne pourra être ni modifiée ni supprimée. »
Cliquez sur Clôturer définitivement (ou Annuler pour renoncer).

Irréversible

Clôturer une période fige ses totaux dans l'archive légale ISCA : une fois clôturée, elle ne peut plus être rouverte ni modifiée. Une clôture qui chevauche une archive déjà clôturée du même type est refusée. Si la connexion coupe pendant l'envoi, l'écran recharge les données et affiche « … Vérifiez l'état ci-dessous avant de réessayer. » : la clôture a pu aboutir, regardez le badge Clôturé avant de recommencer.

L'archive CSV d'une clôture

Une fois la période clôturée, le bouton Télécharger l'archive (CSV) apparaît dans le bloc Ticket Z. Il télécharge un fichier archive-caisse-…csv, lisible dans un tableur comme Excel (séparateur « ; », encodage UTF-8), qui contient :

l'en-tête de la clôture : période, nombre de factures, totaux HT et TTC, dernier numéro de facture, empreintes et signature ;
le ticket Z figé de la clôture ;
la liste des factures de la période (numéro, type, date, statut, montants, empreinte, signature), avec leurs lignes et leur TVA ;
la liste des règlements (date, moyen de paiement, montant, signature).

Conservez ce fichier : c'est un format ouvert, lisible sans Ok César, que vous pouvez présenter lors d'un contrôle.

Vérifier l'intégrité des archives

Sur la liste des clôtures, le bouton Vérifier l'intégrité recontrôle les chaînes d'empreintes des factures et des clôtures, ainsi que les signatures des factures, des règlements et des clôtures. Aucune donnée n'est modifiée. Lancez-le avant une clôture annuelle ou à la demande d'un contrôleur.

Tout va bien : « Chaîne d'empreintes intacte · N facture(s), N règlement(s) et N clôture(s) signés conformes. »
« En attente de signature : … (posée automatiquement sous quelques minutes) » : des documents tout juste créés n'ont pas encore leur signature ; rien à faire.
« Anomalie détectée. … Ne supprimez rien et contactez le support Ok César. » : voir Aide et support.

Conformité ISCA

Ok César met en œuvre les dispositifs demandés aux logiciels de caisse : numérotation continue des factures, factures et règlements du comptoir non modifiables, chaînage et signature des documents, clôtures définitives, archive en format ouvert, ticket Z et mention « DUPLICATA » des réimpressions. Une attestation individuelle de l'éditeur (modèle de l'administration fiscale) accompagnée d'un dossier technique décrit ces dispositifs ; demandez-les au support si vous devez les conserver ou les présenter en cas de contrôle.

Erreurs fréquentes

Message	Cause et solution
« Une clôture couvre un jour, un mois civil entier ou une année civile entière. »	Les dates de la période ne correspondent pas à son type. Clôturez depuis l'onglet voulu, sur une ligne proposée par l'écran.
« Seule une période terminée se clôture : la date de fin doit être antérieure à aujourd'hui. »	Vous tentez de clôturer la journée ou le mois en cours. Attendez la fin de la période (le lendemain pour une journée).
« Cette période chevauche une clôture du même type déjà archivée. Une archive ne peut pas être rouverte. »	Une partie de cette période est déjà couverte par une clôture du même type (par exemple une clôture mensuelle sur un mois dont une clôture mensuelle existe déjà). Clôturez une période qui ne recoupe pas les précédentes.
« Droit « Créer » sur le Point de vente requis pour clôturer la caisse. »	Votre compte n'a pas le droit de clôturer. Demandez à un propriétaire ou à un administrateur — voir Rôles et accès.
« Seul un administrateur peut saisir un mouvement de caisse. »	Retraits bancaires et erreurs de caisse sont réservés aux propriétaires et administrateurs.
« Montant invalide. » à l'ajout d'un mouvement	Un retrait bancaire doit être un montant positif ; une erreur de caisse peut être négative mais pas vide.

Et ensuite ?

Retour à la caisse : Point de vente — vente au comptoir.
Pour la comptabilité : Facturation et comptabilité et Facturation et avoirs.