Modèles de documents

Avant de commencer

• Il existe cinq types de documents : Devis, Facture, Avoir (facture qui annule ou corrige une vente), Bon de préparation (la feuille qui guide la préparation d'une commande) et Facture proforma (facture « pour information », avant la vraie facture).
• Les informations légales de votre société (SIRET, n° de TVA, RCS, capital, n° d'accise…) viennent de Paramètres › Compte et sont ajoutées automatiquement : ne les recopiez pas dans le modèle.

Créer ou modifier un modèle

1. Ouvrez Paramètres › Documents et factures › Modèles de documents. Les modèles sont rangés par type.
2. Cliquez sur + Ajouter un modèle (ou sur Ajouter un modèle sous un type encore vide). Pour modifier un modèle existant, cliquez sur son nom ou sur Modifier.
3. Remplissez :
   • Type de document * (non modifiable ensuite) ;
   • Nom du modèle * (pour vous y retrouver) ;
   • la case Utiliser comme modèle par défaut pour ce type ;
   • Mentions légales : par exemple « TVA non applicable, art. 293B du CGI… ». Ces mentions sont à vérifier selon votre statut : Ok César ne garantit pas qu'elles soient conformes à votre situation ;
   • Pied de page : une ou deux lignes en bas du document ;
   • Notes internes : pour vous seul, elles ne sont pas imprimées.
4. Cliquez sur Ajouter le modèle (ou Enregistrer).

Définir le modèle par défaut, prévisualiser, supprimer

• Quand un type compte plusieurs modèles, celui qui porte le badge Par défaut est utilisé. Cliquez sur Définir par défaut sur un autre pour le changer.
• Aperçu montre le document avec des données d'exemple (le rendu final des PDF est plus complet que cet aperçu).
• La croix × supprime le modèle après confirmation.

Ce que l'on retrouve sur le document

• Les mentions légales du modèle sont imprimées sur le PDF, complétées automatiquement, selon le cas, par la mention d'exonération de TVA ou par le régime des droits d'accises (« Droits d'accises acquittés. », « Livraison prévue en suspension de droits d'accises. » sur un devis ou une proforma ; sur une facture, le numéro de DAE ou de document d'accompagnement une fois validé).
• Le pied de page du modèle est placé en bas de chaque page, avec les informations légales de la société et la numérotation des pages.
• Pour un avoir, Ok César utilise le modèle Avoir ; à défaut, celui de la Facture.

Et ensuite ?

Pour émettre un devis, une proforma ou une facture, voir Commandes et Facturation et avoirs.