Avant de commencer
- Tout le monde peut changer son propre nom et son propre mot de passe.
- Seuls un Propriétaire ou un Administrateur voient et modifient les informations de la société.
- Préparez votre numéro SIRET, votre numéro de TVA intracommunautaire (le numéro de TVA qui commence par FR pour la France) et votre forme juridique : ils figureront sur vos factures. Voir le glossaire pour ces termes.
Où se trouve la page ?
Ouvrez Paramètres › Compte et abonnement › Compte. Si votre identité de facturation est incomplète, la page d'accueil de Paramètres affiche un bandeau « Identité de facturation incomplète → » : un clic vous amène ici. Sur cette page d'accueil, un champ de recherche (« Rechercher : TVA, capsule, transporteur… ») permet aussi de trouver n'importe quel réglage en tapant un mot.
Votre compte personnel
Votre e-mail de connexion est affiché en lecture seule, ainsi que votre rôle dans la société, avec un lien vers Équipe et accès.
Changer votre nom affiché
- Dans le champ Votre nom, saisissez par exemple « Marie Dupont ».
- Cliquez sur Enregistrer le nom : « Nom enregistré. »
Ce nom remplace votre e-mail dans les listes de choix de l'équipe.
Changer votre mot de passe
- Saisissez votre Mot de passe actuel.
- Saisissez le Nouveau mot de passe (8 caractères minimum ; mêlez lettres, chiffres et symboles).
- Cliquez sur Changer le mot de passe : « Mot de passe modifié. »
Par sécurité, le mot de passe actuel est toujours demandé, et toutes vos autres sessions sont fermées : si vous étiez connecté sur un autre ordinateur, téléphone ou navigateur, vous devrez vous y reconnecter. La session que vous utilisez continue normalement.
| Message | Que faire ? |
|---|---|
| « Mot de passe actuel incorrect. Si vous l'avez oublié, déconnectez-vous puis utilisez « Mot de passe oublié ». » | Vérifiez la saisie. Sinon, déconnectez-vous et cliquez sur « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion : saisissez l'« Email du compte », cliquez sur Recevoir un lien de réinitialisation, puis ouvrez le lien reçu par e-mail. |
| « Trop de tentatives — réessayez dans quelques minutes. » | Patientez quelques minutes avant de réessayer. |
| « Choisissez un mot de passe différent de l'ancien. » | Le nouveau mot de passe doit changer. |
| « Mot de passe trop faible : allongez-le ou mêlez lettres, chiffres et symboles. » | Allongez-le. |
Retrouver votre société automatiquement
Le champ Retrouver ma société (nom ou SIRET) interroge le répertoire officiel des entreprises et remplit les champs encore vides.
- Tapez le nom de votre société ou son SIRET (par exemple « Domaine des Moulins » ou « 982 443 202 »).
- Cliquez sur votre société dans la liste de résultats.
- Lisez le message, par exemple « 5 champs remplis (les champs déjà renseignés sont conservés). Vérifiez-les, complétez le capital social et le RCS, puis enregistrez. »
Les champs déjà remplis ne sont jamais écrasés.
Renommer la société
Le champ Nom affiché dans l'app et le bouton Renommer changent le nom qui apparaît dans le sélecteur de société et les écrans. Vos factures portent, elles, la raison sociale saisie plus bas.
L'identité de facturation
Les champs marqués d'un astérisque sont nécessaires pour facturer : Raison sociale (factures), Adresse, Code postal, Ville, SIRET / SIREN, Numéro de TVA intracommunautaire et Forme juridique et capital (par exemple « SCEA au capital de 10 000 € »). Complétez aussi le RCS (ville d'immatriculation, par exemple « RCS Bordeaux »), le Régime de TVA (TVA sur les débits ou sur les encaissements — il apparaît sur le PDF et dans le Factur-X de vos factures), l'e-mail et le téléphone. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de page : « Informations enregistrées. »
Un cadre orangé liste ce qui manque : « À compléter avant votre première facture : … », puis, une fois la facturation commencée, « Ces mentions manquent sur vos factures : … ».
Dès la première facture émise, la raison sociale, le n° de TVA, la forme juridique, le SIRET et le RCS déjà remplis deviennent l'identité légale de vos factures : ils passent en lecture seule, marqués « (figé) » (« Ce champ n'est plus modifiable car des factures ont déjà été émises pour cette identité. »). Un champ resté vide reste complétable — par exemple un RCS oublié. Avant la première facture, un rappel l'annonce : « Raison sociale, TVA, forme juridique, SIRET et RCS seront figés à la première facture émise : vérifiez-les avant. » Une erreur dans un champ figé se corrige en contactant le support.
Exploitation et douane, et autres informations
La rubrique Exploitation et douane regroupe le Numéro CVI (Casier Viticole Informatisé, attribué par les douanes), le Numéro d'accise (repris sur vos documents d'accompagnement et votre déclaration mensuelle à la douane), le Type de compte, le Type de cautionnement, l'Interprofession et son identifiant, et la Date annuelle d'inventaire (JJ/MM). La rubrique repliable Autres informations (export, codes EAN…) contient notamment le numéro EORI (requis pour exporter hors de l'Union européenne), le numéro FDA (États-Unis), le GLN et le DUNS. Tous ces champs restent modifiables. Le SIRET et l'adresse complète conditionnent aussi la facturation électronique.
Couleur et logo
- Dans Logo (PNG ou JPEG), choisissez un fichier PNG, JPEG ou WebP (10 Mo au plus).
- Il est réduit automatiquement (300 Ko au plus) et un aperçu s'affiche.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications : le logo apparaît en tête de vos devis et factures.
| Message | Que faire ? |
|---|---|
| « Le format SVG n'est pas accepté : envoyez un PNG ou un JPEG. » | Exportez votre logo en PNG. |
| « Format non reconnu : envoyez un PNG, un JPEG ou un WebP. » | Changez de format. |
| « Fichier trop lourd (10 Mo au plus). » | Réduisez l'image avant de l'envoyer. |
| « Image illisible ou trop lourde, même réduite : essayez un fichier plus simple. » | Essayez un fichier plus léger ou plus simple. |
Retirer le logo puis enregistrer le supprime. La Couleur de la société se règle dans la même rubrique (cochez « Pas de couleur » pour n'en choisir aucune).
Réafficher le guide de démarrage
Si vous avez masqué le guide de démarrage, l'encadré « Vous avez masqué le guide de démarrage. » propose Réafficher le guide de démarrage.
Vos données personnelles
En bas de la page, la rubrique Vos données personnelles propose deux actions :
- Exporter mes données › Télécharger : une copie de votre profil et de votre appartenance à la société (fichier JSON). Pour exporter toutes les données de la société, voir Exporter toutes vos données.
- Supprimer mes données › Demander la suppression : après confirmation (« Envoyer la demande »), la demande part à l'équipe Ok César, qui la traite sous un mois. Les documents à conserver par obligation légale, comme les factures déjà émises, ne sont pas concernés. Si vous êtes propriétaire d'une société avec d'autres membres, résiliez d'abord l'abonnement.
Et ensuite ?
Une fois l'identité complète, vous pouvez émettre votre première facture depuis Commercial › Facturation.