Avant de commencer
- Vous devez avoir un compte Pennylane et être propriétaire ou administrateur dans Ok César.
- Pennylane se connecte avec une « clé » (un long texte qui joue le rôle de mot de passe pour un logiciel) que vous allez générer chez eux. Gardez-la pour vous.
1. Générer la clé dans Pennylane
- Connectez-vous à Pennylane.
- Allez dans Paramètres → Connectivité → Développeurs.
- Cliquez sur Générer un token.
- Pour les trois lignes Fichiers, Clients et Factures clients, choisissez « Lecture et écriture ».
- Copiez la clé affichée.
2. La connecter dans Ok César
- Ouvrez Paramètres › Connexions et données › Intégrations, carte Pennylane.
- Collez la clé dans le champ Clé API Pennylane, puis cliquez sur Connecter (le bouton affiche « Vérification… »).
- Ok César vérifie la clé et ses droits avant de l'enregistrer. Si tout est bon, l'écran affiche Compte Pennylane connecté et la date de connexion.
| Message | Cause | Solution |
|---|---|---|
| « Clé API refusée par Pennylane — vérifiez qu'elle a bien été copiée en entier. » | La clé est incomplète ou erronée. | Recopiez la clé en entier, sans espace. |
| « La clé API Pennylane n'a pas le droit en écriture sur : Clients (customers)… » | La clé n'a pas « Lecture et écriture » sur Fichiers, Clients et Factures clients. | Générez un nouveau token dans Pennylane avec les trois droits, puis déconnectez et reconnectez Pennylane ici. |
| « Pennylane a répondu avec le statut … » | Pennylane est momentanément indisponible. | Réessayez plus tard. |
3. Envoyer une facture ou un avoir
- Ouvrez la commande (Commercial › Commandes) puis la carte de ses factures.
- Sur une facture émise ou payée, cliquez sur Envoyer vers Pennylane. Le bouton affiche « Envoi… ».
- La facture est importée dans Pennylane avec votre numéro, votre PDF au format Factur-X et vos montants (pas de seconde facture créée chez Pennylane). Le client est créé chez Pennylane une seule fois, à partir de sa fiche. Un repère Pennylane ✓ remplace le bouton.
- Avoirs : envoyez d'abord la facture d'origine, puis l'avoir. Sinon Ok César répond « Envoyez d'abord la facture d'origine (n° …) vers Pennylane, puis cet avoir. »
- TVA : les taux 0 %, 2,1 %, 5,5 %, 8,5 %, 10 % et 20 % sont pris en charge. Pour un autre taux, l'envoi est refusé avec le message « Taux de TVA … non pris en charge par l'envoi vers Pennylane. »
- Pays du client : renseignez-le sur sa fiche (par son nom, par exemple « Belgique »).
- Renvoyer : si Pennylane a refusé le fichier (état « Envoi bloqué » chez eux), archivez la facture dans Pennylane, puis cliquez sur Renvoyer à côté de « Pennylane ✓ ».
- Une facture importée depuis votre ancien logiciel ne peut pas être envoyée : « Facture importée d'un ancien logiciel : le document d'origine fait foi. »
4. Les paiements reviennent tout seuls
Pennylane rapproche lui-même les virements de votre banque avec vos factures. Toutes les 30 minutes, Ok César relit l'état des factures déjà envoyées et encore dues :
- quand Pennylane indique un reste à payer plus faible que celui d'Ok César, la différence est enregistrée comme règlement par virement, à la date de la transaction bancaire ;
- la facture passe alors en Payée si elle est soldée ; vous retrouvez le règlement dans Règlements.
La synchronisation va dans un seul sens. Si vous supprimez à la main un règlement créé ainsi, Ok César ne le recrée plus jamais. Si un paiement est annulé ou rejeté après coup dans Pennylane, la facture n'est pas rouverte : une alerte vous est signalée, à vous de corriger dans Ok César.
Si Pennylane refuse la clé (supprimée ou droits retirés), les paiements ne sont plus reportés. Une notification « Pennylane : synchronisation des règlements impossible » vous prévient (au plus une fois par semaine) : générez une nouvelle clé et reconnectez Pennylane.
Déconnecter Pennylane
Cliquez sur Déconnecter sur la page Pennylane. Les factures déjà envoyées restent dans Pennylane.
Et ensuite ?
Si vous préférez ne pas utiliser Pennylane, vous pouvez produire un fichier d'écritures avec les exports comptables. Pour les avoirs, voir Facturation et avoirs.