Le principe
Une fois qu'un élément a laissé une trace dans une facture, un mouvement de stock, une déclaration en douane ou un registre, le supprimer rendrait vos chiffres faux et vos documents impossibles à justifier en cas de contrôle. Ok César vous propose alors de le corriger (avoir, inventaire) ou de le désactiver (il disparaît des listes mais reste dans l'historique).
Cas par cas
| Je veux supprimer… | Pourquoi c'est refusé | La bonne manière |
|---|---|---|
| Une facture émise | Une facture émise ne se supprime jamais (obligation légale de numérotation continue) | Faites un avoir total pour l'annuler, ou partiel pour la corriger, puis refacturez si besoin. Facturation et avoirs |
| Une commande facturée ou annulée | Elle est liée à une facture | Faites un avoir sur la facture. |
| Une variante ou un millésime qui a encore du stock | Le stock disparaîtrait sans mouvement | Sortez le stock, transférez-le ou faites un inventaire à zéro, puis supprimez. Stock commercial |
| Une variante présente sur une commande facturée | Elle fait partie de l'historique de facturation | Gardez-la et cessez de la vendre (retirez-la des points de vente et de la boutique pro). |
| Une ligne de stock non vide | Même raison que ci-dessus | Faites une sortie ou un inventaire à zéro d'abord. |
| Un client, fournisseur ou partenaire | Il a des commandes, factures ou règlements liés | Gardez la fiche : elle reste utile pour l'historique et les relances. |
| Un produit phytosanitaire ou fertilisant utilisé | Il figure dans des ordres de travail, donc dans votre registre phyto | Désactivez-le. Produits phytosanitaires |
| Un cépage, contenant, code travaux, ingrédient… fourni par Ok César | Il appartient au référentiel commun | Désactivez-le ; seuls ceux que vous avez créés se suppriment. Référentiels |
| Une clôture de caisse archivée | La loi anti-fraude interdit de rouvrir une période clôturée | Une erreur se corrige sur la période suivante. Caisse et loi anti-fraude |
| Un mouvement de caisse | Réservé à un administrateur | Demandez à un administrateur. |
| Un document douanier (DAE, DSA…) | Votre rôle ne le permet pas, ou le document a déjà été transmis | Demandez à un administrateur ; voir DAE et DAU. |
| Un habillage en le dupliquant par-dessus un autre | Un habillage existe déjà à ce niveau | Modifiez l'habillage existant. Habillages |
| Vous-même de l'organisation (propriétaire) | Une organisation ne peut pas se retrouver sans propriétaire | Un autre propriétaire doit vous retirer. |
Je ne peux pas modifier…
- Une facture émise : elle est figée. Corrigez avec un avoir puis émettez une nouvelle facture.
- Une commande soumise à l'administration : attendez la décision (validée ou refusée avec un motif). Une commande refusée revient en brouillon avec le motif du refus : corrigez-la, puis soumettez-la de nouveau. Soumission à l'administration
- Un ordre de travail modifié au bureau pendant que vous étiez au champ : Ok César refuse votre changement pour ne pas écraser celui du bureau. Rechargez l'ordre et refaites votre modification si elle est toujours valable.
- Le nombre de sièges ou de sociétés à la baisse : passez par le support (contact@okcesar.fr).
Pour aller plus loin
Si le bouton Supprimer n'apparaît même pas, c'est une question de droits : voir Je ne vois pas un menu, ou je n'ai pas les droits.