De quoi s'agit-il ?
Selon la situation, le vin voyage avec l'un de ces documents (voir le glossaire) :
| Document | Quand l'utiliser |
|---|---|
| DAE (Document Administratif Électronique) | Le vin circule en suspension de droits : les droits d'accises ne sont pas encore payés (vers un entrepôt fiscal, un autre producteur, ou à l'export). |
| DSA (Document Simplifié d'Accompagnement) | Les droits sont payés et le vin reste en France. |
| DAES (DSA électronique) | Les droits sont payés et le vin part dans un autre pays de l'Union européenne. |
| DAU (Document Administratif Unique) | La déclaration d'exportation hors Union européenne, après le DAE. |
Ok César ne transmet rien à la douane
Le formulaire produit un fichier au format JSON, que vous importez vous-même sur le portail de la douane (Prodouane / GAMMA2). La suite (n° ARC, apurement) se suit dans la fiche commande.
Avant de commencer
- Une commande facturée : le document reprend le numéro et la date de la facture (la dernière facture non annulée, jamais un avoir). Sinon : « Facturez d'abord la commande pour générer le JSON : il reprend le n° et la date de la facture. »
- Une expédition créée sur la commande (voir Expéditions et documents douaniers).
- Votre n° d'accise et vos valeurs par défaut renseignés dans Cave › Douane (bureaux, durée du trajet, NC8, code produit).
- La fiche du client complète : adresse, pays, et son n° d'accise si c'est un entrepôt fiscal.
- Sur chaque produit : le libellé fiscal, la contenance et, pour l'export, le code NC8 (sur la fiche de la variante, sinon celui des réglages par défaut).
Pas à pas
- Ouvrez la commande : Commercial › Commandes, puis la commande concernée.
- Dans le bloc Expéditions, cliquez sur Document douanier (DAE/DSA…) sous l'expédition.
- Deux cas :
- Si rien n'est ambigu (société entrepositaire agréée, pays du client reconnu, droits de la commande conformes à la fiche client), le formulaire du bon type s'ouvre directement. Un lien Changer de type de document en bas à gauche permet de corriger.
- Sinon, la fenêtre « Pour quel type de livraison ? » propose les quatre cas ; celui qui correspond à la commande porte le badge Proposé avec sa raison.
- Lisez le résumé en haut du formulaire (type, expédition, destinataire, pays, nombre de lignes et litres) et l'encadré orange À compléter avant l'envoi (N). Chaque point est cliquable et vous amène au bon champ. Quand tout est bon : « ✓ Les informations principales sont renseignées. »
- Parcourez les sections avec la barre de navigation (Document, Références, Expéditeur, Destinataire, Livraison, Autorités, Marchandise(s), Transport).
- Cliquez sur Enregistrer pour garder un brouillon (sans téléchargement), ou sur Créer le DAE et télécharger le JSON.
- Importez le fichier sur le portail de la douane. Quand la douane vous répond, saisissez le n° ARC dans Ok César (voir Suivre le document).
Le bouton de téléchargement reste grisé tant que la date et l'heure d'expédition ne sont pas saisies, ou que la commande n'est pas facturée.
Quel type est proposé ?
| Situation | Type proposé |
|---|---|
| Client hors Union européenne (export) | DAE en suspension de droits (destination 6). Une fois ce DAE créé, c'est le DAU qui est proposé : « Export : le DAE existe déjà, la déclaration d'exportation (DAU) suit. » Utilisez + Autre document sur l'expédition pour l'ajouter. |
| Commande sans « Droits à acquitter » | DAE |
| Droits acquittés, livraison dans un autre pays de l'UE | DAES |
| Droits acquittés, livraison en France | DSA |
Le formulaire section par section
Les champs marqués d'une étoile (*) sont obligatoires. La plupart sont pré-remplis ; vérifiez-les, vos corrections sont conservées.
| Section | Champs importants | Remarques |
|---|---|---|
| Document (à la création) | Expéditeur, Partenaire destinataire | L'expéditeur est votre société (raison sociale et n° d'accise). Choisissez le destinataire, ou changez-le. |
| Références du trajet | N° de référence local (LRN), N° et date de facture, Date d'expédition *, Heure d'expédition * | Date et heure ne sont jamais pré-remplies : c'est à vous de les indiquer. |
| Expéditeur / lieu d'expédition | N° d'accise (entrepôt fiscal), nom, adresse | Repris de votre société. |
| Destinataire | N° d'accise du destinataire, nom / raison sociale, adresse, Pays de destination (code ISO) | N° d'accise exigé pour les destinations 1, 2 et 3 (voir plus bas). Le pays est converti en code (Japon → JP). |
| Lieu de livraison | N° d'identification, nom, adresse | Identique au destinataire par défaut ; le n° d'identification est exigé pour la destination 1 (entrepôt fiscal). |
| Autorités compétentes, certificats et garantie | Référence bureau de départ, référence bureau d'exportation (export seulement), type de garant, certificats | Bureaux pré-remplis par Cave › Douane. |
| Marchandise (une par ligne d'expédition) | voir ci-dessous | Une section par produit expédié. |
| Détails sur le transport | Type de destination *, transporteur, mode de transport, unités de transport, Durée du trajet * | Le type de destination est proposé d'après le pays et le n° d'accise du client. |
Une marchandise
| Champ | Ce qu'il faut y mettre | Exemple |
|---|---|---|
| Code produit accise | Le code accise du produit (valeur par défaut de Cave › Douane). | W200 |
| Code NC8 | La nomenclature douanière à 8 chiffres. Prise sur la variante, sinon sur vos réglages. Exigée pour un DAU. | 22042113 |
| Désignation commerciale, Marque commerciale, Appellation / désignation d'origine | Le nom du produit, la marque et l'appellation. | AOC Bourgogne |
| Marque fiscale | Le marquage fiscal des bouteilles ; « Neutre (P) » est proposé à l'export. | Neutre (P) |
| Prix facturé HT (€) | Le montant HT facturé pour la quantité expédiée. | 1 080,00 |
| Quantité (litres) | Bouteilles × contenance de la variante (et non le nombre de bouteilles). | 120 bouteilles de 75 cl = 90 L |
| Degré alcoolique (%) | Le titre alcoométrique du vin. | 13 |
| Poids net (kg), Poids brut (kg) | Net : le poids du vin seul, d'après la fiche de la variante (qui hérite du contenant) ; à défaut, 1 kg par litre. Brut : le net plus la tare des contenants (bouteilles, emballage), jamais moins que le net. | net 90, brut 150 |
| Nature des colis, Nombre de colis | Le type d'emballage (CT pour carton) et leur nombre. Calculé d'après le total de colis de l'expédition si elle n'a qu'une ligne, sinon le nombre de bouteilles ÷ l'unité de vente, à défaut le « 6 bt » du nom du carton. | CT, 20 |
| Catégorie de produit vitivinicole (facultatif) | Une liste : 1 — Vin sans AOP/IGP, 2 — Vin de cépage sans AOP/IGP, 3 — Vin AOP ou IGP, 4 — Vin importé, 5 — Autre. Remplie d'après le libellé fiscal du produit, à défaut son signe INAO ; laissée vide si la fiche ne permet pas de trancher. | 3 — Vin AOP ou IGP |
| Zone viticole (code) (facultatif, sauf vrac de plus de 60 L) | Le code de la zone. Ok César affiche la zone de la fiche produit à titre d'indication mais ne devine pas le code. | 3 |
Le type de destination
C'est un code de la douane (le menu Type de destination *) : 1 — Entrepôt fiscal (France ou autre État membre), 2 — Destinataire enregistré, 3 — Destinataire enregistré temporaire, 4 — Livraison directe, 5 — Destinataire exempté, 6 — Exportation (hors Union européenne), 8 — Destination inconnue. Ok César propose 6 pour un client hors UE et 1 pour un client de l'UE ou de France ; changez-le si votre destinataire est « enregistré ». Pour 1, 2 et 3, le n° d'accise du destinataire est requis ; pour 1, le n° d'identification du lieu de livraison aussi. Les champs d'export (bureau d'exportation, pays tiers) n'apparaissent que pour 6.
Le transport
Choisissez le transporteur (créé dans Paramètres › Transporteurs) ou saisissez ses coordonnées, le mode de transport (routier, maritime…), puis au moins une unité de transport avec son type (conteneur, véhicule, remorque…) et son immatriculation (ou « GROUPAGE »). Les scellés et l'organisateur du transport sont facultatifs. La durée du trajet s'écrit D03 pour 3 jours, H12 pour 12 heures.
Enregistrer, rouvrir, corriger
- Le formulaire est enregistré en entier : à la réouverture, vous retrouvez tout ce que vous aviez saisi, y compris vos corrections manuelles. La fiche du client ou de la société ne complète que les champs encore vides (elle remplace tout seulement si vous changez de destinataire).
- Pour un document déjà créé, le crayon sur la fiche commande rouvre le formulaire ; le bouton devient Enregistrer et télécharger le JSON.
- Un document validé (n° ARC reçu), apuré ou annulé s'ouvre en lecture seule, tel que déclaré : « Pour le corriger, changez d'abord son statut (« Autre statut… » sur la fiche commande). » Le bouton devient Télécharger le JSON.
Erreurs fréquentes
- « Facturez d'abord la commande… » : le document reprend le n° et la date de facture. Facturez, puis rouvrez.
- « Fiche du destinataire non chargée : saisissez son adresse ou rouvrez la fenêtre. » : rouvrez le formulaire, ou renseignez l'adresse à la main.
- « Formats (contenants) non chargés : vérifiez les volumes et poids de chaque ligne avant d'envoyer. » : les contenances n'ont pas pu être lues ; vérifiez les litres et les poids.
- « Le poids brut ne peut pas être inférieur au poids net. » ou « Le poids net illisible : saisissez un nombre en kg. » : corrigez la masse concernée (nombres positifs, en kg).
- Un point reste dans « À compléter » : cliquez dessus pour sauter directement au champ. Ces points ne bloquent pas le téléchargement (seuls la date et l'heure d'expédition le font), mais le portail de la douane refusera ce qui manque.
Et ensuite ?
Suivez l'état du document (n° ARC, apurement) dans Expéditions et documents douaniers, et retrouvez-le dans votre DRM du mois.