Quand vous vendez au caveau, l'administration fiscale exige que votre logiciel de caisse soit inaltérable, sécurisé, conservé et archivé (obligation dite « ISCA », voir le glossaire). Concrètement : une vente enregistrée ne peut plus être modifiée ni supprimée, et vous pouvez en sortir des états fiables. Cet article explique ce qu'Ok César fait pour vous et ce qu'il vous reste à faire. La vente elle-même est décrite dans Point de vente.
Ce qui est automatique
- Les factures de caisse sont numérotées sans trou et ne peuvent plus être modifiées ni supprimées une fois émises. Chaque facture est liée à la précédente par une empreinte (un code unique calculé à partir de son contenu) : toute altération casserait la chaîne.
- Les règlements de la vente au comptoir sont définitifs dès leur enregistrement : impossible de les modifier ou de les supprimer. Pour corriger une erreur, vous enregistrez un remboursement (un règlement de sens contraire).
- Chaque facture, règlement et clôture reçoit une signature « Ok César » posée par le serveur, quelques minutes au plus après sa création. Cette signature est aussi imprimée sur le PDF et reprise dans le Factur-X de la facture (voir Facturation électronique).
- Une réimpression porte la mention « DUPLICATA n° k » : le premier ticket est l'original, les suivants sont des duplicatas numérotés.
- Les mouvements de caisse manuels (retraits bancaires, erreurs de caisse) restent modifiables jusqu'à la clôture de la période, mais chaque modification est consignée dans un journal.
Ce que vous devez faire : clôturer vos périodes
Ok César ne vous empêche pas de vendre si vous oubliez de clôturer, mais il vous le rappelle (« N périodes passées ne sont pas clôturées. »). Allez dans Point de Vente › Clôtures de caisse : trois onglets, Clôtures journalières, Clôtures mensuelles et Clôtures par exercice (année civile). Une période a le statut En cours, À clôturer ou Clôturé. La procédure complète (compter les espèces, enregistrer un écart, clôturer) est dans Clôtures de caisse. Une fois clôturée, une période est figée pour toujours.
Le ticket Z
Le ticket Z est le récapitulatif de fin de journée (ou de période) de votre caisse, à conserver ou à remettre à votre comptable.
- Dans Point de Vente › Clôtures de caisse, cliquez sur une période.
- Dans le bloc Ticket Z, choisissez le format d'impression : Ticket 80 mm ou Ticket 58 mm (imprimantes de tickets à rouleau) ou Page A4. Votre choix est mémorisé.
- Cliquez sur Imprimer le ticket Z.
Le ticket indique la TVA par taux (base HT et montant), les encaissements par moyen de paiement, le cumul du chiffre d'affaires TTC depuis l'ouverture de la caisse et, une fois la période clôturée, le numéro d'archive (empreinte) et celui de la précédente. Son contenu est figé à la clôture et couvert par la signature.
L'archive de clôture (CSV)
Sur une période clôturée, le bouton Télécharger l'archive (CSV) (bloc Ticket Z) donne un fichier dans un format ouvert, lisible dans n'importe quel tableur, sans Ok César : l'en-tête de la clôture avec son empreinte et sa signature, toutes les factures de la période (numéro, type, date, statut, montants, empreinte) et tous les règlements. Un contrôleur peut ainsi relire vos données de façon autonome. Conservez ces archives avec votre comptabilité.
Vérifier l'intégrité
En haut de la page Clôtures de caisse, le bouton Vérifier l'intégrité recalcule les chaînes d'empreintes des factures et des clôtures, ainsi que les signatures des factures, règlements et clôtures. Lancez-le avant une clôture annuelle ou à la demande d'un contrôleur : il ne modifie rien.
| Résultat | Signification |
|---|---|
| « Chaîne d'empreintes intacte · N facture(s), N règlement(s) et N clôture(s) signés conformes. » | Tout est en ordre. |
| « En attente de signature : … (posée automatiquement sous quelques minutes). » | Rien à faire : relancez le contrôle plus tard. |
| « Signature non activée sur ce serveur (clé de signature non configurée). » | La signature n'est pas active sur votre installation : contactez le support. |
| « Anomalie détectée. … Ne supprimez rien et contactez le support Ok César. » | Une rupture de chaîne ou une signature qui ne correspond plus aux données a été trouvée. Ne touchez à rien et appelez le support. |
L'attestation individuelle de l'éditeur
Depuis 2026, un éditeur de logiciel de caisse peut justifier de la conformité de son logiciel par une attestation individuelle (modèle de l'administration fiscale), accompagnée d'un dossier technique. En cas de contrôle de votre caisse, l'administration peut vous la demander, avec un volet complété par vous (date de souscription et de première utilisation du logiciel). Ok César a préparé ces documents ; si vous êtes contrôlé, demandez-les au support (Aide et support).
Questions fréquentes
- « Je me suis trompé sur un encaissement » : vous ne pouvez pas le modifier ni le supprimer. Enregistrez un remboursement, puis refaites l'encaissement correct.
- Mon imprimante de tickets imprime en A4 : choisissez le format Ticket 80 mm ou Ticket 58 mm dans le menu à côté de « Imprimer le ticket Z ».
- Pourquoi « DUPLICATA » sur ce ticket ? C'est une réimpression : seule la première édition est l'original.