Avant de commencer
- Tous ces écrans se trouvent dans Paramètres, dans les rubriques Vigne et cave, Catalogue produits, Clients et ventes et Expédition et douane (voir S'y retrouver dans les Paramètres). Utilisez la recherche de l'accueil si vous hésitez.
- Dans la plupart des listes, on ajoute en tapant un nom dans la ligne du bas puis en cliquant sur Ajouter, et on supprime avec la croix ×. Les éléments fournis par Ok César ne se suppriment pas : on les désactive avec une case à cocher ou un interrupteur, et ils disparaissent alors des menus déroulants sans être perdus.
Les référentiels, un par un
Cépages — Paramètres › Vigne et cave › Cépages (module Vigne)
Les raisins cultivés sur votre domaine, en deux colonnes Rouges et Blancs. Cochez les cépages que vous utilisez (le titre indique « N actifs / M »). Pour en ajouter un : tapez son nom dans Ajouter un cépage…, choisissez sa couleur, puis Ajouter. Seuls les cépages que vous avez ajoutés peuvent être supprimés.
Appellations — Paramètres › Vigne et cave › Appellations
Les appellations de vos parcelles et de vos vins (ex. Chablis). Tapez le nom dans Nom de l'appellation puis Ajouter. Chaque appellation a trois champs qui servent aux déclarations douanières (DRM et déclaration de récolte) : Code produit (douane) (ex. 1B001), Zone de récolte (A, B, C1, C2, C3A ou C3B ; « Non renseignée » par défaut) et Mention valorisante (reprend le nom de l'appellation tant que vous ne la changez pas). Ils s'enregistrent quand vous quittez le champ.
Familles de produits — Paramètres › Catalogue produits › Familles de produits
Pour regrouper vos produits commerciaux (ex. Vins tranquilles, Crémants, Spiritueux). Ajoutez le nom de la famille puis Ajouter.
Contenants — Paramètres › Catalogue produits › Contenants
Les formats de bouteilles et de contenants (75 cl, Magnum, Bib…), utilisés pour vos variantes de produit. Le tableau indique le Statut (interrupteur actif/inactif), le Nom, le Volume, l'Équivalent 75 cl (combien de bouteilles de 75 cl il représente), le Poids net et la Tare. Cliquez sur le nom pour modifier :
- Poids net (kg) : le poids du liquide seul ; Tare (kg) : le poids du contenant vide. Ils servent à calculer le poids d'une expédition et sont repris sur la fiche de la variante.
- Millilitres personnalisés : à laisser vide pour que l'équivalent bouteille soit calculé automatiquement (volume ÷ 75 cl).
Pour ajouter un contenant : nom (ex. Fût 500L), Volume (L), puis Ajouter.
Marques — Paramètres › Catalogue produits › Marques
Les marques du domaine. Elles permettent d'associer un client (ou un sous-client) à une ou plusieurs marques et de prévoir des habillages par marque.
Types de capsule — Paramètres › Catalogue produits › Types de capsule
Le catalogue de vos capsules (ex. « Capsule bordelaise noire », « Capsule à vis argent »). Il sert à la saisie assistée des habillages : le champ Capsule d'un habillage reste libre, ce catalogue ne fait que proposer des suggestions. Une matière sèche est créée automatiquement pour chaque type de capsule, afin de la suivre en stock. À l'ajout, vous pouvez choisir une couleur fiscale (Vert, Bleu, Rouge lie-de-vin, Orange, Jaune, Gris, Rouge, Blanc ou Neutre — la couleur de la capsule représentative des droits, ou « CRD ») et joindre une photo ou un PDF.
Types de carton — Paramètres › Expédition et douane › Types de carton (module Commercial)
Les formats physiques de carton utilisés pour emballer une ligne de commande (ex. « Carton blanc 12 bouteilles »). À ne pas confondre avec les habillages : ceci décrit le carton lui-même, pas le marquage imprimé dessus. Photo ou PDF facultatif.
Types de palette — Paramètres › Expédition et douane › Types de palette (module Commercial)
Les formats de palette (ex. « Europalette 80x120 ») avec leur poids à vide (kg). Ils servent à calculer le poids total d'une expédition (poids des lignes de commande + poids de la palette).
Catégories de clients — Paramètres › Clients et ventes › Catégories de clients (module Commercial)
Pour classer vos clients (ex. Particulier, CHR, Caviste, Export). Ensuite, vous choisissez la catégorie sur la fiche de chaque client, dans le module Commercial.
Erreurs fréquentes
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Je ne trouve pas l'écran « Cépages » ou « Types de carton » | Il demande un module que vous n'avez pas (Vigne, Commercial). | Vérifiez votre abonnement dans Abonnement. |
| Un élément n'a pas de croix pour le supprimer | Il est fourni par Ok César. | Désactivez-le avec la case ou l'interrupteur : il disparaît des menus. |
Et ensuite ?
Une fois vos listes prêtes, créez vos produits, vos habillages et reprenez vos données avec les imports.