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Avant de commencer
- Module Cave.
- Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent modifier les réglages de cette page. Les autres rôles voient « Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent modifier ces valeurs. »
Ouvrez la page avec Cave › Douane. De haut en bas, vous trouvez les sections ci-dessous.
Numéro d'accise et valeurs par défaut
Ces valeurs pré-remplissent vos documents douaniers pour vous éviter de les ressaisir à chaque envoi. Renseignez-les une fois, puis cliquez sur Enregistrer (« Valeurs par défaut enregistrées. »).
| Champ | Ce qu'il faut y mettre | Exemple |
|---|---|---|
| Numéro d'accise (entrepositaire agréé) | Votre identifiant délivré par la douane. Repris sur vos DAE et dans le fichier de la DRM. Modifiable aussi dans Paramètres › Compte. | FR0… |
| Régime douanier par défaut | Suspension de droits (le vin circule sans droits payés, DAE), droits acquittés (droits déjà payés, DSA) ou export (sortie de l'Union européenne). Choisissez dans la liste ou saisissez-le. | Suspension de droits |
| Code produit (nomenclature accise) par défaut | Le code accise de votre produit, tel qu'il figure sur vos anciens DAE. | W200 (vin tranquille) |
| Unité par défaut | L'unité de vos quantités déclarées : hectolitres (vrac) ou cols (bouteilles). | hL, cols |
| NC8 par défaut (export hors UE) | La nomenclature douanière à 8 chiffres, exigée pour exporter hors Union européenne. | 22042183 |
Dès qu'il est renseigné, votre société est considérée comme entrepositaire agréé : Ok César vous avertit avant d'expédier une commande en suspension de droits sans DAE validé, et empêche un opérateur de préparation de la remettre au transporteur. Sans n° d'accise, ces contrôles ne s'appliquent pas. Tant qu'il manque : « Numéro d'accise non renseigné : il est requis sur vos DAE et dans le fichier de la DRM. »
Trajet du document douanier
Trois champs qui pré-remplissent chaque nouveau document douanier : Bureau de douane d'expédition, Bureau de destination / d'export (par exemple FR002300) et Durée du trajet (code) : D02 pour 2 jours, H12 pour 12 heures. Sans ces réglages, le formulaire reprend les dernières valeurs saisies sur votre navigateur pour la société.
Vin en vrac (cuves) dans la DRM
Par défaut, la DRM ne compte que le vin conditionné : le vin en cuve n'y entre qu'à sa mise en bouteille. Cette section permet de déclarer le vin en vrac dès la vendange.
Activer le suivi
- Prérequis : un entrepôt en droits suspendus pour votre chai (Commercial › Stock, liste des entrepôts, statut douanier « Suspendu (sous douane) »). Sinon un message vous invite à en créer un.
- Dans la section Vin en vrac (cuves) dans la DRM, choisissez l'entrepôt dans « Entrepôt du vin en vrac… ».
- Cliquez sur Activer à partir de [mois en cours] et confirmez « Suivi du vin en vrac » : ce choix est définitif.
- Dans Cave › Cuves, choisissez le produit de chaque cuve qui contient du vin : le vin d'une cuve entre dans la DRM sous ce produit.
Ensuite, les vendanges alimentent la DRM en production, les mises en bouteille ne comptent que pour leur perte, et les transferts entre produits et les pertes passent en autres mouvements. Le vin déjà en cuve d'un millésime antérieur entre en « autre entrée » commentée (stock repris) le jour où son produit est choisi. Si des cuves contiennent du vin sans produit, un encadré jaune les liste : elles restent hors DRM tant que le produit n'est pas choisi.
Rapprochement (administrateurs)
Une fois le suivi actif, Ok César compare le vin réellement en cuve au grand livre, produit par produit. « Rapprochement : le vin en cuve correspond au grand livre pour chaque produit. » : tout va bien. Sinon, un tableau Produit · En cuve · Grand livre · Écart apparaît (opération faite hors de l'application, saisie en échec…). Le bouton Régulariser écrit au grand livre une « autre entrée » ou « autre sortie » commentée pour aligner la DRM sur la cuve ; elle figurera dans la période encore déclarable.
Mouvements sans entrepôt
Si d'anciens mouvements de stock n'ont pas d'entrepôt, leur régime fiscal est impossible à déterminer et ils sont exclus de la DRM. Un encadré jaune apparaît alors : « N mouvements de stock enregistrés sans entrepôt, tous mois confondus… ». Un administrateur choisit l'entrepôt d'origine dans « Entrepôt de rattachement… » et clique sur Rattacher.
Rattacher change les balances des mois concernés, y compris de mois déjà déclarés : rectifiez-les sur CIEL si nécessaire.
La DRM et la déclaration de récolte
Les deux dernières sections sont décrites dans DRM douane et Déclaration de récolte. Au-dessus de la DRM, une ligne rappelle la dernière préparée : « DRM de septembre 2026 préparée le … ».
Suivre le dépôt de vos déclarations
Ok César ne dépose rien. Une fois votre fichier déposé sur le site de la douane, marquez-le « déposé » pour qu'Ok César vous prévienne si vos données changent ensuite. Ce suivi apparaît sous le bouton de téléchargement de la DRM et de la déclaration de récolte.
| Ce qui s'affiche | Que faire ? |
|---|---|
| « Aucun fichier généré pour cette période… » | Téléchargez le fichier, puis déposez-le. |
| « … fichier généré le …, pas encore marqué comme déposé. » | Une fois déposé sur la douane, cliquez sur J'ai déposé cette déclaration. |
| « … déposée le … » puis « Les données actuelles correspondent au fichier déposé. » | Rien : tout est à jour. |
| « Vos données ont changé depuis ce dépôt… » | Téléchargez la version à jour et, si la différence est significative, déposez une déclaration rectificative sur le portail. |
| « Une version plus récente a été générée le …, pas encore marquée comme déposée. » | Si vous l'avez déposée, cliquez sur Marquer cette version comme déposée. |
Vous avez cliqué par erreur ? Utilisez Retirer la marque « déposée » (erreur de clic).
Marquer une DRM « déposée » verrouille son mois : Ok César refuse alors tout mouvement de stock daté de ce mois, ainsi que le changement de statut d'un document douanier dont les ventes y sont déclarées. Une DRM ne peut être marquée déposée qu'une fois le mois écoulé. Pour corriger, enregistrez un mouvement correctif daté d'aujourd'hui ; pour rectifier le mois lui-même, retirez d'abord la marque « déposée » le temps de la rectification, puis remettez-la.
Et ensuite ?
Une fois ces réglages faits, vous pouvez préparer un document douanier depuis une commande et votre DRM chaque mois.