Avant de commencer
- Seuls un Propriétaire ou un Administrateur peuvent exporter : les autres lisent « Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent exporter les données. »
- L'export concerne la société active. Pour une autre société de votre groupe, sélectionnez-la d'abord dans le sélecteur de société.
- Les secrets de connexion à des services tiers (jetons, clés d'API) ne sont jamais exportés.
- Choisissez votre format : CSV (s'ouvre dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets) ou JSON (pour reprendre vos données dans un autre logiciel avec l'aide d'un prestataire informatique).
Demander un export par e-mail (recommandé)
L'archive est préparée en arrière-plan : vous pouvez fermer la page et continuer à travailler. Cette voie convient même à un gros historique.
- Ouvrez Paramètres › Connexions et données › Export des données.
- Dans le cadre Recevoir l'export par e-mail, choisissez : Toutes les données (archive complète : une table par fichier, plus les photos et fichiers que vous avez déposés) ou Choisir les données.
- Avec « Choisir les données », cochez les groupes voulus — Clients et contacts, Produits et tarifs, Commandes et expéditions, Factures et règlements, Caisse, Stocks et entrepôts, Vigne, Cave et production, Douane — et, si besoin, une période avec Du et Au. La période ne s'applique qu'aux données datées (commandes, factures, règlements…) : clients, produits, cuves et autres listes de référence sont exportés en entier.
- Choisissez le Format (CSV ou JSON).
- Cliquez sur Demander l'export par e-mail. Le message « Export demandé. Vous recevrez un e-mail à … dès qu'il sera prêt : vous pouvez fermer cette page. » s'affiche.
- Quand l'archive est prête, un e-mail « Votre export de données est prêt » arrive. Cliquez sur Télécharger mon export, connectez-vous si besoin, puis cliquez sur Télécharger (.zip) sur la ligne de l'export.
La liste Mes exports indique pour chaque demande son contenu, son format, sa date et son statut : En file d'attente, En préparation, Prêt (avec la taille et « disponible jusqu'au … »), Échec ou Expiré. L'archive reste téléchargeable sept jours, puis elle est supprimée. Le lien de l'e-mail ne donne pas accès au fichier à lui seul : il faut être connecté comme propriétaire ou administrateur, ce qui protège vos données si l'e-mail est transféré.
Télécharger tout de suite
Dans le cadre Téléchargement immédiat, cliquez sur Télécharger (.zip) en face de « Export CSV » ou « Export JSON ». Le message « Préparation de l'archive… » s'affiche : comptez jusqu'à une minute.
Que contient l'archive ?
Une table par fichier (clients, produits, commandes, factures, règlements, stocks, parcelles, cuves, ordres de travail…), un manifeste qui détaille le contenu et un fichier LISEZMOI.
Erreurs fréquentes
| Message | Cause et solution |
|---|---|
| « Un export est déjà en cours de préparation : vous recevrez un e-mail dès qu'il sera prêt. » | Une seule demande à la fois. Attendez l'e-mail, puis relancez si besoin. |
| « Trop d'exports demandés — réessayez dans quelques minutes. » | Patientez avant de redemander. |
| « La génération a échoué ; l'incident est enregistré. Relancez l'export. » | Cliquez de nouveau sur « Demander l'export par e-mail ». Si l'échec se répète, contactez le support. |
| Statut « Expiré » | Les sept jours sont passés : refaites une demande. |
Et ensuite ?
Pour récupérer uniquement vos propres informations personnelles, voir Votre compte. Pour importer des données dans Ok César, voir Référentiels et imports.