Facturation et résiliation de l'abonnement

Avant de commencer

• Vous devez être Propriétaire ou Administrateur de la société principale.
• Munissez-vous de votre IBAN (coordonnées bancaires). Comptez deux minutes.
• Pour que votre facture d'abonnement porte les bonnes informations, vérifiez votre SIRET et votre adresse dans Paramètres › Compte.

S'abonner : autoriser le mandat SEPA

Cette étape est la dernière de l'inscription (indicateur « Compte › E-mail › Mot de passe › Prélèvement »). Elle se retrouve dans Paramètres › Compte et abonnement › Abonnement tant qu'aucun abonnement n'est actif.

1. Ouvrez Paramètres › Abonnement : le titre « Dernière étape : autorisez le prélèvement SEPA » s'affiche.
2. Vérifiez vos modules, la période (mensuelle ou annuelle) et le nombre d'utilisateurs, puis cliquez sur Autoriser le prélèvement SEPA.
3. Vous arrivez sur la page sécurisée de GoCardless : saisissez votre IBAN et validez.
4. De retour dans Ok César, le message « Mandat reçu, activation en cours… » s'affiche et la page se recharge toute seule. Au bout de quelques instants : « Mandat de prélèvement SEPA autorisé — votre abonnement est confirmé. »

Vos modules s'ouvrent dès que GoCardless confirme le mandat (en général en quelques minutes).

Si votre société n'a jamais eu de mandat, la page s'intitule « S'abonner : mandat SEPA » avec le bouton S'abonner (mandat SEPA). Si un mandat existait mais n'est plus valable (impayé, mandat annulé, accès suspendu), elle s'intitule « Rétablir l'accès : nouveau mandat SEPA » avec le bouton Rétablir l'accès (nouveau mandat SEPA).

Changer de compte bancaire

Sur la page Abonnement, cliquez sur Changer de compte bancaire (nouveau mandat SEPA), puis autorisez le nouveau mandat sur la page GoCardless. Au retour : « Nouveau mandat de prélèvement SEPA autorisé. »

Ce qui est prélevé, et quand

• Les prix de la page Abonnement sont hors taxes : le prélèvement ajoute la TVA de 20 % (ou aucune TVA si vous avez un numéro de TVA d'un autre pays de l'Union européenne, validé).
• En mensuel, vous êtes prélevé chaque mois ; en annuel, une fois par an, avec -10 % sur les modules principaux et les options.
• La date de renouvellement figure dans le résumé « Formule et options ».

Changer de formule en cours de période : le prorata

Le montant de votre abonnement est fixe pour chaque période. Un changement ne redéclenche donc pas un prélèvement du montant total :

• Vous ajoutez un module, une option, un siège ou une société : si la période en cours est déjà payée, seule la différence est prélevée, au prorata des jours restants avant le renouvellement.
• Vous retirez quelque chose : le retrait prend effet à l'échéance. La période déjà payée n'est ni retouchée ni remboursée.
• Le nouveau montant total (à la hausse comme à la baisse) s'applique au prochain renouvellement, à la même date que prévu.

Il n'y a plus de remboursement ni d'avoir « sous 24 heures » pour un module ou une option ajouté par erreur : retirez-le, il reste accessible jusqu'à la fin de la période payée (voir Abonnement).

Retrouver vos factures d'abonnement

La section Factures de Paramètres › Abonnement liste chaque prélèvement : sa date, son montant, son statut et, quand il est confirmé, le lien Voir la facture. La liste est paginée par 5, avec les boutons Précédent et Suivant.

À chaque prélèvement confirmé, la facture est numérotée (numéro commençant par OC) et envoyée par e-mail au propriétaire de la société, en pièce jointe PDF. L'e-mail s'intitule « Ok César — Facture OC… » et contient un bouton Voir mes documents qui ramène à cette page. Transférez-le à votre comptable pour sa saisie.

Le PDF est au format Factur-X (une facture lisible par vous, qui contient aussi les données lues par les logiciels de comptabilité — voir Facturation électronique). Si l'identité de votre société est incomplète, si elle est hors de France ou si la TVA est en autoliquidation, vous recevez un PDF classique sans les données Factur-X. La facture porte le logo Ok César, le SIRET de l'émetteur et le vôtre, les modalités de paiement (prélèvement SEPA, date, payée) et les mentions obligatoires entre professionnels.

Un avoir (une facture négative qui annule une facture) apparaît dans la même liste, avec le lien Voir l'avoir. Il en existe pour d'anciens modules annulés dans les 24 heures qui suivaient leur ajout, à l'époque où ce remboursement existait.

Prélèvement en échec

Si une banque rejette un prélèvement, le badge passe à « Paiement en retard » et un bandeau s'affiche : « Un prélèvement est en échec depuis le … Sans régularisation, l'accès sera suspendu le … ». Vous avez 14 jours. Pendant ce temps, les modifications de l'abonnement sont bloquées.

1. Vérifiez que votre compte bancaire est approvisionné et que le mandat est toujours actif.
2. Si besoin, mettez à jour votre mandat avec Changer de compte bancaire (nouveau mandat SEPA) ou Rétablir l'accès (nouveau mandat SEPA).
3. Le prochain prélèvement confirmé lève automatiquement l'alerte.

Si l'accès est suspendu

Si l'abonnement est résilié et arrivé à échéance, ou si un impayé n'est pas régularisé à temps, l'écran Accès suspendu s'affiche. Vos données sont conservées. Un propriétaire ou administrateur y trouve :

• Rétablir l'accès (se réabonner) si le mandat est toujours valable, ou Rétablir l'accès (nouveau mandat SEPA) sinon ;
• Exporter mes données (voir Exporter toutes vos données) ;
• Se déconnecter.

Un autre membre voit « Un administrateur de votre organisation peut le rétablir depuis Paramètres > Abonnement ». Pour une société supplémentaire, la réactivation se fait depuis la société principale. Une suspension décidée par Ok César (et non automatique) se règle avec le support.

Résilier son abonnement

1. En bas de Paramètres › Abonnement, section Résilier l'abonnement (volontairement à l'écart des autres actions), cliquez sur Résilier mon abonnement.
2. La fenêtre « Résilier l'abonnement ? » précise : « Accès jusqu'au JJ/MM, données conservées, réabonnement possible. Plus aucun prélèvement ne sera effectué ; votre mandat SEPA reste valable pour vous réabonner en un clic. »
3. Confirmez avec Résilier.

La page affiche ensuite : « Abonnement résilié — vous conservez l'accès jusqu'au … Passé cette date, l'accès sera automatiquement coupé si vous ne vous réabonnez pas ; vos données restent conservées. » Plus aucune modification n'est proposée, seulement Se réabonner, sans nouvelle autorisation bancaire puisque le mandat est conservé.

Une société supplémentaire n'a pas de page Abonnement : elle dépend de l'abonnement de la société principale du groupe.

Et ensuite ?

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