Calendrier, tâches et mémos

Le calendrier

Ouvrez Calendrier dans le menu. Vous voyez le mois en cours, du lundi au dimanche. Le jour d'aujourd'hui est entouré d'un rond coloré.

Utilisez les flèches ‹ et › en haut à droite pour passer au mois précédent ou suivant.
Chaque case affiche jusqu'à deux événements ; au-delà, un « +3 » indique les autres.
Cliquez sur une case : le détail du jour s'affiche sous le calendrier, avec la date complète. Les événements « Commande #… — Client » sont cliquables et ouvrent la fiche de la commande.

Ce que le calendrier affiche

Ordres de travail (Vigne, Cave, Production), à leur date de début, avec leur statut (Prévu, En cours, Terminé). Le calendrier remonte sur un an et couvre tout l'à-venir.
Trois dates par commande, si vous les avez renseignées dans le bloc Dates logistiques de la fiche commande : Préparation commande, Mise à disposition et Enlèvement (voir Commandes).

Les filtres

Type : quatre boutons (Ordres de travail, Préparation commande, Mise à disposition, Enlèvement). Tous sont actifs au départ ; un clic masque ou réaffiche ce type.
Module : Tous les modules, Vigne, Cave ou Production.
Statut : Prévu, En cours, Terminé. Sans rien cocher, tous les statuts sont affichés.

À savoir

Le module et le statut sont des notions d'ordre de travail : dès que vous choisissez un module précis ou un statut, les dates de commande disparaissent du calendrier. Pour les revoir, remettez « Tous les modules » et décochez les statuts.

Les tâches

Ouvrez Tâches & mémos. Vous y voyez vos propres tâches et mémos, et ceux que des collègues ont partagés avec vous. L'écran comporte trois parties.

Tâches à faire : la liste des choses à faire sans date, notamment celles créées par une note vocale (« relancer le caviste de Rennes »).
Tâches prévues : celles que vous ajoutez vous-même, avec une date facultative.
Mémos : voir plus bas.

Pour ajouter une tâche prévue :

Dans la zone Nouvelle tâche prévue…, tapez l'intitulé.
Si vous voulez une échéance, choisissez-la dans le champ date voisin (Date prévue).
Pour la partager tout de suite, cliquez sur Partage : Personnel avant d'ajouter (voir plus bas, « Partager une tâche ou un mémo »).
Cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée). La tâche apparaît dans la liste, triée par date.

Cochez la case d'une tâche quand elle est faite. Le × à droite la supprime (après confirmation) ; il n'apparaît que sur vos propres tâches.

Tâches cochées

Une tâche cochée reste visible, barrée, le temps de votre visite sur l'écran, pour que vous voyiez que c'est bien pris en compte. Elle n'apparaît plus dès que vous rechargez ou revenez sur la page, et Ok César la supprime définitivement environ une semaine après l'avoir cochée. Si vous cochez par erreur, décochez-la tout de suite avant de quitter l'écran.

Les mémos

Des notes libres, datées automatiquement, sans structure imposée — pour tout ce qui ne rentre ni dans un ordre de travail ni dans une tâche datée (un code de portail, un numéro à rappeler…).

Dans la zone Nouveau mémo…, tapez votre note.
Si vous voulez le partager, cliquez sur Partage : Personnel avant d'ajouter.
Cliquez sur Ajouter. Le mémo apparaît en tête de liste avec sa date.

Un mémo ne se modifie pas ; pour le corriger, supprimez-le (×) et recréez-le. Le widget Mémos du tableau de bord les affiche aussi.

Partager une tâche ou un mémo

Une tâche ou un mémo que vous créez est personnel : vous seul le voyez, y compris les tâches créées par vos notes vocales. Le propriétaire de la société ne voit pas non plus vos tâches personnelles.

Chaque ligne porte une pastille qui indique avec qui elle est partagée (Personnel, Toute l'équipe, Partagé avec Claire et Paul…). Pour changer le partage d'une de vos lignes :

Cliquez sur sa pastille.
Choisissez Personnel, Toute l'équipe (tous les membres de la société, y compris ceux qui arriveront plus tard) ou Certaines personnes, puis cochez les collègues concernés.
Cliquez sur Valider.

Chaque collègue qui obtient ainsi l'accès reçoit une notification dans sa cloche (« Claire a partagé une tâche avec vous ») ; un clic l'amène sur l'écran Tâches & mémos.

Qui peut faire quoi

Vous (l'auteur) : vous cochez, supprimez et changez le partage.
Un collègue avec qui c'est partagé : il voit la tâche ou le mémo et peut cocher la tâche (elle est alors cochée pour tous), mais il ne peut ni la supprimer ni la partager à d'autres. Sa pastille indique « Partagé par » suivi de votre nom.

Les tâches et mémos créés avant l'arrivée du partage restent visibles par toute l'équipe. Si vous changez le partage de l'un d'eux, vous en devenez l'auteur.

Erreurs fréquentes

« Mon bouton Ajouter est grisé. » Le champ est vide : tapez au moins une lettre.
« Un événement de commande n'apparaît pas dans le calendrier. » Aucune date logistique n'a été renseignée sur la fiche, ou un filtre Module/Statut est actif.
« Un ordre de travail manque. » Il n'a pas de date de début, ou elle date de plus d'un an.
« Mon collègue ne voit pas ma tâche. » Elle est personnelle : cliquez sur sa pastille et partagez-la avec lui ou avec toute l'équipe.
« Je ne peux pas supprimer une tâche. » Elle a été partagée avec vous par un collègue : seul son auteur peut la supprimer. Vous pouvez la cocher une fois faite.

Et ensuite ?

Créez des ordres de travail dans Vigne, ou essayez la dictée vocale pour ajouter une tâche à voix haute.