Avant de commencer
- Vous devez être propriétaire ou administrateur.
- Ayez sous la main la boîte à relier : une adresse Gmail (Google) ou Microsoft 365 / Outlook. Vous vous connecterez sur le site de Google ou de Microsoft : Ok César ne voit ni ne conserve votre mot de passe.
- Pour la création automatique de commandes, privilégiez une boîte dédiée aux commandes (voir l'avertissement plus bas).
Relier votre boîte
- Ouvrez Paramètres › Connexions et données › Intégrations, puis la carte Mail.
- L'état affiché est « Aucune boîte mail connectée ». Cliquez sur Se connecter avec Google ou Se connecter avec Microsoft.
- Connectez-vous sur la page du fournisseur et acceptez l'accès demandé.
- Vous revenez sur Ok César avec le message « Boîte Gmail connectée » (ou « Boîte Microsoft 365 / Outlook connectée ») et l'adresse reliée s'affiche.
Les deux options à régler
| Option | Ce qu'elle fait | Disponible avec |
|---|---|---|
| Autoriser l'envoi des relances de paiement générées automatiquement | Ok César peut envoyer, depuis votre adresse, les relances préparées pour les factures impayées. Cochez la case puis cliquez sur Enregistrer. | Gmail et Microsoft |
| Créer automatiquement les commandes reçues par email | Ok César lit les nouveaux e-mails de la boîte de réception, repère ceux qui contiennent une commande et la crée dans Commercial › Commandes. Environ toutes les 20 minutes. | Microsoft 365 / Outlook uniquement (la case n'existe pas pour Gmail) |
Avec la création automatique activée, le bouton Vérifier maintenant lance la lecture tout de suite, sans attendre. Il affiche « Aucun nouvel email trouvé. » ou « N email(s) analysé(s), M commande(s) créée(s) — voir Commandes. ». Les commandes ainsi créées portent le badge ✉️ Auto dans la liste des commandes et doivent être vérifiées avant d'être validées.
La création automatique de commandes lit l'ensemble des nouveaux e-mails de la boîte de réception Outlook, pas seulement ceux d'un client. Le texte et les pièces jointes sont envoyés à un prestataire tiers de traitement automatisé pour repérer les commandes ; le texte brut des e-mails est conservé 90 jours au plus. Activez-la de préférence sur une boîte dédiée aux commandes, et informez vos correspondants que leurs messages sont traités automatiquement.
Si l'accès est refusé : « connexion révoquée »
Si Google ou Microsoft retire l'accès (vous avez changé de mot de passe, supprimé l'autorisation, ou elle a expiré), un bandeau rouge s'affiche sur cette page : « L'accès à cette boîte a été refusé par le fournisseur… Les commandes reçues par email ne sont plus lues et les envois depuis cette boîte échouent : déconnectez-la puis reconnectez-la ci-dessous. » Ok César le signale aussi par une notification.
- Cliquez sur Déconnecter, puis confirmez.
- Cliquez de nouveau sur Se connecter avec Google ou Microsoft.
Déconnecter la boîte
Cliquez sur Déconnecter et confirmez : « Déconnecter cette boîte mail ? La création automatique de commandes et l'envoi de relances s'arrêteront. »
Et ensuite ?
Pour personnaliser le texte des e-mails envoyés (relances, confirmations), voir Notifications e-mail. Pour les relances de paiement, voir Règlements.