Avant de commencer
- Il vous faut un compte Aircall avec l'agent vocal IA (« AI Voice Agent ») et ses actions personnalisées (« Custom capabilities »). Ok César ne fournit pas la ligne téléphonique ni l'agent : il lui répond.
- L'intégration demande le module Commercial.
- Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent créer ou révoquer une clé. Les autres membres voient « Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent gérer les clés Aircall. »
- La configuration côté Aircall (actions, consigne) est un peu technique : prévoyez une demi-heure, ou confiez-la à la personne qui gère votre téléphonie.
Comment ça marche
Pendant l'appel, l'agent d'Aircall pose ses questions à Ok César (on parle d'actions) et reçoit en retour une phrase toute prête, qu'il lit à votre correspondant. Il ne voit jamais vos écrans ni vos données en dehors de ces réponses.
Point important : Aircall ne transmet pas à Ok César le numéro de la personne qui appelle. L'agent le lui demande. Un numéro de téléphone ne prouve donc pas qu'on parle au bon client, et c'est pourquoi tout ce qui concerne un client passe par un code envoyé par e-mail.
Ce que l'agent peut dire, et à qui
| Information | À qui | Condition |
|---|---|---|
| Les vins du domaine et s'ils sont disponibles ou épuisés (sans prix) | Tout appelant | Aucune |
| Rien sur un client, pas même s'il existe : l'agent peut seulement proposer d'envoyer un code de vérification par e-mail | Tout appelant | Ni nom, ni adresse, ni confirmation que le numéro est celui d'un client |
| Suivi des commandes : état de ses dernières commandes (ou de celle dont il donne le numéro), expédition, transporteur, numéro de suivi | Un client vérifié | Droit coché sur la clé + code reçu par e-mail |
| Factures à régler : factures non soldées, reste dû, échéance (ou facture échue) | Un client vérifié | Droit coché sur la clé + code reçu par e-mail |
| Prix du client : son tarif à lui (tarif négocié, sinon sa grille, sinon la grille par défaut), hors taxes | Un client vérifié | Droit coché sur la clé + code reçu par e-mail |
Tant que le code n'a pas été lu, Ok César ne donne aucune information sur un numéro : ni le nom du client, ni son adresse e-mail, ni même le domaine de celle-ci, ni l'existence d'un compte. Un numéro inconnu, un numéro partagé par plusieurs fiches ou un client sans e-mail reçoivent exactement la même réponse qu'un code absent ou expiré.
L'agent ne dit jamais d'adresse, d'adresse e-mail ni de coordonnées bancaires. Il ne crée pas de commande et ne modifie rien dans Ok César, à part la demande de rappel décrite plus bas.
Comment un client est vérifié
- L'agent demande à l'appelant le numéro de téléphone enregistré chez le domaine. Ok César le compare aux numéros des fiches clients et de leurs contacts, sur les 9 derniers chiffres (« 06 12 34 56 78 », « +33 6 12 34 56 78 » ou « 0033 6 12… » sont donc reconnus pareil).
- Le numéro doit correspondre à un seul client. Un numéro partagé par plusieurs fiches (standard d'un groupe, contact commun) ne désigne personne : l'agent ne peut pas aller plus loin.
- L'agent envoie alors un code à 6 chiffres à l'adresse e-mail de la fiche client (e-mail « Votre code de vérification — nom de votre société », valable 15 minutes). Sa réponse est toujours la même (« Si ce numéro est celui d'un compte client du domaine, un code à 6 chiffres vient d'être envoyé… »), que le numéro soit connu ou non : l'appelant n'apprend rien sur l'adresse.
- Le client lit le code à l'agent. Le code est valable 15 minutes et n'est jamais transmis dans l'adresse de l'action, seulement dans le corps (JSON) d'une requête POST. Une fois accepté, il reste valable jusqu'à son expiration : l'agent le redonne à chaque question suivante de l'appel.
- Le code postal ne suffit pas : un numéro et un code postal se trouvent sur un courrier, une facture ou un annuaire. Seul le code reçu par e-mail prouve que l'appelant a accès à la boîte du client.
- Des plafonds protègent vos clients : au plus 3 codes par client et par heure, 6 par client et par jour et 100 pour l'ensemble de la société et par jour. Au-delà, la réponse de l'agent reste identique à un envoi normal, mais aucun code n'est envoyé : le client doit chercher celui déjà reçu (courriers indésirables compris) ou attendre.
- 5 essais faux rendent un code inutilisable : il faut en demander un nouveau.
- Un client sans adresse e-mail sur sa fiche ne peut pas être vérifié : l'agent lui propose une demande de rappel. Pensez à renseigner l'e-mail de vos clients (voir Clients).
1. Créer une clé dans Ok César
- Ouvrez Paramètres › Connexions et données › Intégrations, carte Aircall — agent vocal (⚙ Paramètres).
- Dans Générer une clé pour Aircall, saisissez un nom (obligatoire, par exemple « Standard du domaine »). Créez une clé par compte Aircall : chacune se révoque séparément.
- Cochez ce que l'agent pourra dire en plus à un client vérifié : Suivi des commandes, Factures à régler, Prix du client. Les trois cases sont décochées par défaut : sans case cochée, l'agent ne donne que les vins et leur disponibilité.
- Cliquez sur Générer. Un cadre « Clé créée — copiez-la maintenant, elle ne sera plus affichée en entier. » apparaît. Cliquez sur Copier (le bouton affiche « Copié ✓ »).
La clé n'est affichée en entier qu'une seule fois, et ses droits ne se modifient pas ensuite. Pour changer les droits ou si vous avez perdu la clé, créez-en une nouvelle, remplacez-la dans Aircall, puis révoquez l'ancienne. Traitez-la comme un mot de passe : ne la communiquez à personne d'autre qu'Aircall.
2. Brancher Ok César dans Aircall
- Dans Aircall, ouvrez AI Voice Agents › Custom capabilities et créez une méthode d'authentification « Bearer Token » : collez-y la clé copiée.
- Créez une action par ligne du tableau ci-dessous, avec la méthode POST et cette méthode d'authentification. L'adresse complète de chaque action est affichée sur la page Aircall d'Ok César (elle se termine par
/api/aircall/suivi du nom de l'action). - Dans le corps de la requête (format JSON), placez les paramètres de l'action, par exemple :
{ "telephone": "{{telephone}}", "code": "{{code}}" }. Chaque nom entre accolades est une information que l'agent demande à l'appelant. - Pour la réponse, associez le champ
message: c'est la phrase que l'agent doit dire.
| Action (fin de l'adresse) | Quand l'utiliser | Paramètres |
|---|---|---|
identifier-appelant | En début d'appel : l'agent apprend qu'il peut proposer un code de vérification (sans clé dotée d'un droit, il apprend seulement qu'il peut parler des vins et prendre un rappel). Ne dit jamais si le numéro est celui d'un client, ni son nom. | telephone |
vins | L'appelant demande si un vin est disponible, ou ce que propose le domaine. | recherche (nom du vin, facultatif) ; telephone et code pour donner ses prix à un client vérifié |
envoyer-code | Avant les commandes, les factures ou les prix : envoie le code à 6 chiffres par e-mail. | telephone |
commandes | Un client demande où en est sa commande ou sa livraison. | telephone, code ; numero_commande (facultatif) |
factures | Un client demande ce qu'il doit, ou l'échéance d'une facture. | telephone, code |
demande-rappel | L'agent ne peut pas répondre, ou l'appelant veut parler à quelqu'un du domaine. | telephone, nom, motif |
Les noms de paramètres sont acceptés en plusieurs écritures, pour coller à ce que propose Aircall : telephone ou phone_number, code ou verification_code, numeroCommande, numero_commande ou order_number, recherche ou query, nom ou name, motif ou reason.
3. Donner une consigne à l'agent
Dans Aircall, la consigne (le « prompt ») de l'agent lui dit quand utiliser chaque action. Exemple à adapter :
Tu réponds au téléphone du domaine. Pour une question sur une commande, une livraison, une facture ou un prix, demande le numéro de téléphone enregistré chez le domaine, utilise l'action d'envoi de code, demande au client de lire le code reçu par e-mail, puis utilise l'action voulue avec ce numéro et ce code (redonne le même code aux actions suivantes de l'appel). Ne dis jamais à l'appelant si son numéro est connu du domaine, ni à quel nom : seul le code le vérifie. Lis le message renvoyé tel quel, sans rien inventer. Si l'action ne répond pas, ou si tu ne sais pas, propose une demande de rappel.
Les demandes de rappel
Quand l'agent transmet une demande de rappel :
- une notification « À rappeler : nom » apparaît dans Ok César, avec le numéro et le motif donnés ;
- si le numéro est celui d'un de vos clients, une note d'appel « Demande de rappel (agent vocal) » est aussi ajoutée sur sa fiche, avec une relance au jour même. La note précise qu'elle vient d'un appelant non vérifié (numéro et nom déclarés) ;
- des plafonds évitent les abus : au plus 3 demandes par numéro et par heure (au-delà, l'agent répond que la demande a déjà été transmise), 20 par société et par heure et 60 par société et par jour (au-delà, « Je ne peux pas enregistrer d'autre demande de rappel pour le moment… ») ;
Suivre et révoquer les clés
Le tableau sous le formulaire liste vos clés : le nom et le résumé de ses droits (par exemple « Vins et disponibilité, suivi des commandes »), la fin de la clé, et le dernier appel (« Jamais utilisée » tant qu'Aircall ne s'en est pas servi). Révoquer coupe l'accès immédiatement, après confirmation : la ligne indique « Révoquée ». La carte de l'intégration affiche « Activée » dès qu'une clé non révoquée a déjà servi.
Une clé cesse aussi de fonctionner si la personne qui l'a créée n'est plus propriétaire ou administrateur, ou si le module Commercial n'est plus actif.
Erreurs fréquentes
Côté Aircall, l'action reçoit toujours une réponse lisible quand la clé est bonne : un numéro inconnu, un code faux ou expiré renvoie une phrase à dire, sans rien révéler sur le numéro (« Ce code n'est pas le bon. Pouvez-vous me le relire ? »). Les autres réponses signalent un problème de configuration :
| Réponse | Cause probable | Que faire |
|---|---|---|
| 401 « Clé Aircall manquante, invalide ou révoquée. » | Clé mal copiée, révoquée, créateur qui n'est plus administrateur, module Commercial inactif | Créez une nouvelle clé et remplacez-la dans la méthode d'authentification d'Aircall. |
| 404 « Action inconnue. » | Fin d'adresse mal orthographiée | Reprenez l'adresse exacte affichée sur la page Aircall d'Ok César. |
| 405 « Cette action s'appelle en POST. » | envoyer-code ou demande-rappel configurée en GET | Passez l'action en POST (recommandé pour toutes). |
| 400 « Le code de vérification s'envoie dans le corps JSON d'une requête POST, jamais dans l'adresse. » | Le code est placé dans l'adresse (GET) | Passez l'action en POST et mettez le code dans le corps JSON. |
| 429 (trop de requêtes) | Plus de 600 requêtes par minute et par adresse IP, ou 60 par minute pour une même clé | Patientez une minute ; vérifiez qu'aucune boucle ne rappelle l'action. |
| 400 « Corps JSON illisible. » ou « Paramètre trop long ou invalide. » | Corps de requête mal formé | Vérifiez les guillemets et accolades du corps JSON. |
L'agent dit « Je ne suis pas en mesure de donner… par téléphone ».
Le droit correspondant n'est pas coché sur la clé. Créez une nouvelle clé avec ce droit.
Le client ne reçoit pas le code.
Vérifiez l'adresse e-mail de sa fiche client et demandez-lui de regarder ses courriers indésirables. Au-delà de 3 codes en une heure (ou 6 en un jour) pour ce client, il faut attendre.
Et mes données ?
Dans l'export des données de votre société, les clés Aircall figurent sans leur secret et les codes de vérification ne sont pas exportés. Les commandes en brouillon ou en attente de validation ne sont jamais lues par l'agent, qui ne cite que 12 vins et 5 commandes au plus par réponse.
Et ensuite ?
Pour donner à votre propre logiciel un accès en lecture à vos données, voir API. Pour piloter Ok César depuis un assistant comme Claude ou ChatGPT, voir Assistant IA (MCP).