Avant de commencer
- Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent exporter les données.
- L'export concerne la société active : l'écran indique « Société exportée : … ». Pour une autre société de votre groupe, sélectionnez-la d'abord dans le sélecteur de société.
- Formats : CSV (s'ouvre dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets ; séparateur point-virgule, UTF-8) ou JSON (pour une reprise par un autre logiciel ou un prestataire informatique).
- Les secrets de connexion aux services tiers (jetons, clés d'API) ne sont jamais exportés.
Ce que contient l'archive
Un fichier ZIP contenant un fichier par table (clients, produits, commandes, factures, règlements, stocks, parcelles, cuves, ordres de travail…), un manifeste qui détaille le contenu et un fichier LISEZMOI. L'export complet contient aussi les photos et fichiers que vous avez déposés.
Option 1 — Recevoir l'export par e-mail (recommandé)
C'est la voie normale : l'archive est préparée en arrière-plan, ce qui convient à un gros historique, et vous pouvez fermer la page.
- Ouvrez Paramètres › Connexions et données › Export des données.
- Dans Recevoir l'export par e-mail, choisissez :
- Toutes les données : l'archive complète, photos et fichiers compris ;
- Choisir les données : cochez ce qui vous intéresse — Clients et contacts, Produits et tarifs, Commandes et expéditions, Factures et règlements, Caisse, Stocks et entrepôts, Vigne, Cave et production, Douane — et, si vous le souhaitez, une période (Du … Au). La période ne s'applique qu'aux données datées (commandes, factures, règlements…) ; clients, produits, cuves et autres listes de référence sont exportés en entier.
- Choisissez le Format (CSV ou JSON).
- Cliquez sur Demander l'export par e-mail. Un message confirme : « Export demandé. Vous recevrez un e-mail à … dès qu'il sera prêt : vous pouvez fermer cette page. »
- Quand l'e-mail arrive, revenez sur cette page : dans Mes exports, cliquez sur Télécharger (.zip). L'archive reste disponible sept jours (la ligne indique « disponible jusqu'au … »).
Le suivi de chaque demande est visible dans la liste : En file d'attente, En préparation, Prêt, Échec ou Expiré. Une seule demande peut être en cours à la fois (le bouton reste grisé tant qu'une demande est en préparation).
Option 2 — Téléchargement immédiat
Dans Téléchargement immédiat, cliquez sur Télécharger (.zip) en face de Export CSV ou Export JSON. L'archive complète est préparée avec toutes vos données ; cela peut prendre jusqu'à une minute (« Préparation de l'archive… »).
Erreurs fréquentes
| Ce qui se passe | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Statut « Échec » : « La génération a échoué ; l'incident est enregistré. Relancez l'export. » | Problème technique à la préparation. | Redemandez l'export ; si cela se répète, écrivez à contact@okcesar.fr. |
| Statut « Expiré » | Les sept jours sont passés. | Redemandez l'export. |
| « L'export a échoué. » | Le téléchargement immédiat n'a pas abouti. | Utilisez l'option par e-mail. |
| Le bouton « Demander l'export par e-mail » est grisé | Une demande est déjà en cours, ou aucune donnée n'est cochée en mode « Choisir les données ». | Attendez la fin de la demande, ou cochez au moins un groupe. |
Et ensuite ?
Pour reprendre ces données dans Ok César ou dans un autre outil, voir Imports. Pour un accès automatique en lecture seule, voir API.