Avant de commencer
- L'entrée Personnel du menu de gauche est visible de tous. Elle contient deux onglets : Personnel (la liste des personnes) et Pointages (les heures).
- Les informations d'identité du registre unique du personnel (date de naissance, nationalité, sexe, titre de travail) ne sont visibles et modifiables que par un Propriétaire ou un Administrateur. Les autres membres ne les voient jamais.
- Pour ne pas tout ressaisir, vous pouvez importer vos salariés depuis un fichier : voir Référentiels et imports.
Le registre unique du personnel est un document que la loi impose à tout employeur : il liste les salariés (nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, dates d'entrée et de sortie…). Les salariés partis y restent cinq ans après leur départ. Voir le glossaire.
Ajouter une personne, pas à pas
- Cliquez sur Personnel dans le menu de gauche.
- Cliquez sur + Ajouter une personne. La fenêtre « Ajouter une personne » s'ouvre.
- Renseignez au minimum le Nom (obligatoire, marqué d'un astérisque). Complétez si besoin le Prénom, l'Emploi occupé, le Téléphone, l'E-mail, le Taux horaire (€/h) et les Heures hebdomadaires (35 à 39h).
- Pour un salarié qui traite les vignes, renseignez son N° Certiphyto (le certificat obligatoire pour appliquer des produits phytosanitaires) et la date Certiphyto valable jusqu'au.
- Cliquez sur Ajouter.
La liste affiche ensuite chaque personne avec son emploi, ses heures par semaine, ses coordonnées et ses parcelles. Un badge Certiphyto expiré apparaît quand la date de validité est dépassée. Cliquez sur une ligne pour la modifier (fenêtre « Modifier la personne »).
Le registre unique du personnel
Dans la fenêtre d'une personne, dépliez la rubrique Registre unique du personnel (facultatif).
| Champ | Ce qu'il faut y mettre | Visible par |
|---|---|---|
| Type de contrat | CDI, CDD, CDD saisonnier, TESA / vendanges, Apprentissage ou Autre | Tous |
| Qualification / emploi | Par exemple « Ouvrier viticole qualifié » | Tous |
| Date d'entrée, Date de sortie | Les dates de début et de fin du contrat | Tous |
| Date de naissance, Nationalité, Sexe (Femme / Homme) | Données d'identité | Propriétaires et administrateurs |
| Titre de travail (salarié étranger hors UE) | Numéro ou référence du titre | Propriétaires et administrateurs |
Exporter le registre en CSV
- Connectez-vous comme propriétaire ou administrateur et ouvrez Personnel.
- Cliquez sur Exporter le registre du personnel (en haut à droite).
- Un fichier CSV nommé « registre-unique-du-personnel-date.csv » se télécharge. Il s'ouvre dans Excel ou LibreOffice et contient : Nom, Prénom, Sexe, Date de naissance, Nationalité, Emploi / qualification, Type de contrat, Date d'entrée, Date de sortie et Titre de travail, trié par date d'entrée.
Pour un autre membre, le bouton n'apparaît pas ; s'il appelle le téléchargement directement, il lit « Réservé aux propriétaires et administrateurs. »
Être prévenu des ordres de travail
Dans la fenêtre d'une personne, la rubrique Parcelles suivies à l'année permet de cocher les parcelles qui la concernent (une zone de recherche aide à les retrouver, et Tout désélectionner remet à zéro). Dès qu'un ordre de travail est planifié sur l'une de ces parcelles, cette personne est proposée dans le bloc « À prévenir » de l'ordre, avec un lien pour la prévenir par e-mail ou SMS — voir Ordres de travail.
Supprimer une personne
Cliquez sur le × de sa ligne puis confirmez. Une personne qui apparaît déjà dans des pointages, des ordres de travail ou des prêts de matériel ne peut pas être supprimée : « Suppression impossible : cette personne apparaît dans des pointages, des ordres de travail (registre phytosanitaire) ou des prêts de matériel, qui doivent rester consultables. » Renseignez plutôt sa Date de sortie.
Pointer des heures
L'onglet Pointages sert aux journées où il faut noter des horaires précis (vendanges, chantiers particuliers). Le reste du temps, la base hebdomadaire de chaque salarié (35 à 39 heures, réglable sur sa fiche) reste la référence.
- Ouvrez Personnel › Pointages. Si la liste est vide, le message vous renvoie vers la liste du personnel : ajoutez d'abord une personne.
- Dans Nouveau pointage, choisissez la Personne et la date.
- Renseignez le Début et la Fin (par exemple 08:00 et 17:00) et la Pause (min) (par exemple 60). Le total s'affiche à côté : « = 8 h ».
- Ajoutez au besoin une note, puis cliquez sur Enregistrer le pointage.
La section Cette semaine (du lundi au dimanche) compare, pour chaque salarié, le total pointé à sa base : un badge « base 35 h » apparaît, avec une couleur d'alerte quand l'écart atteint une demi-heure. La section Historique des 90 derniers jours liste tous les pointages ; Modifier ou le × permettent de corriger ou supprimer, et Afficher plus ancien remonte plus loin. Les heures pointées alimentent le coût de revient.
Et ensuite ?
Planifiez les travaux de vos équipes avec les ordres de travail, ou préparez les vendanges avec Vendanges.